【自学考试】考试题库_知识点练习

第一章公文

第一章第一节公文概述

下列属于我国古代上行文的是()。我国古代出现体式较为完整的甲骨文书是在()。公文的基本含义包括以下内容()。简述公文基本含义的理解。

第一章第二节公文的特点与作用

公文的特定效用是指公文的()。公文语言的特点包括简述行使职权和实施管理是公文形成必备条件的理由简述公文眉首部分的结构内容公文具有强烈政治性与法定权威性，且带有强制性，体现了公文的下列不属于公文特点的是公文定稿的主要特点是公文属应用文体，它具有应用文体的一般特点，即具有

第一章第三节公文的分类与文种

《XX大学关于加强校园管理维护教学秩序的规定》,按公文来源划分,该文属于()。不相隶属并且没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间行文属于()。上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文,称之()。公文文种与格式统一的规定者是()。规范性公文的行为规范作用与社会道德规范不同之处在于()。人民代表大会审议的政府工作报告,其文件类别是()。以国家领导人XXX名义发出的嘉奖令,体现了公文特点的()。《国家行政机关公文处理办法》规定的法定公文文种有()。在下列文种中,只能用行政机关名义发文的是()。下面属于指挥性公文的文种有()。下列文件属于知照性公文的有()。简述公文文种确定的依据。各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文称上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文，称之

第二章公文写作

第二章第一节公文写作概述

《中共中央关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件,不要一切由秘书代劳的指示》发文时间是()。公文写作内容体现的是()。下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，应使用的文种是

第二章第二节公文写作的特点与要求

公文写作要注意选用书写的载体材料与字迹材料,主要是因为()。公文写作的针对性强,主要在于它是()。公文的体式包括公文的文体、结构、附加标记及()。公文写作不能凭撰写者个人兴趣、意志决定,任意发挥而写,体现了公文写作特点的()。公文质量主要体现的两方面是文字表达和公文写作不是仅凭撰写者个人行为，一般不具有个人风格而表现为一种文体风格，体现的公文写作特点是

第二章第三节公文写作的步骤与方法

决定公文其他方面修改依据的首要项目是()。公文的灵魂和统帅是()。公文修改中的起承转合调整、层次位置改变、详略得体更变等属于公文写作的()。公文写作动笔之前，首先要调查报告通常使用的表达方式是公文在落笔起草之前，首先要做的是 “欣悉、敬悉、据查、据报”等用语，是公文中常见的

第三章公文的体式与稿本

第三章第一节公文的体式

用简明扼要的文字,把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等,客观真实地解说清楚的写作表达方式,称之为()。公文的表达方式和语体特征,称之为公文的()。公文写作中运用语言陈述事情,说明问题所采取的具体方法和特点,称之公文的()。公文的语言特点表现在()。公文写作常用的表达方式有()。试述公文的主要表达方式及原因。试述公文的表达方式。简述确定公文成文日期的一般方法对事物的形状、性质、特征、成因等作简要解说的是

第三章第二节公文的构成要素与文面格式

公文发文字号的正确写法是()。公文主送机关是主管上级领导机关，其行文正确文种是（）。同一份文稿印制若干份时每份的顺序编号称为()。下行文的主送机关一般有()。公文标题的组成部分有()。近日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《地方党政领导干部食品安全责任制规定》（以下简称《规定》），提出建立地方党政领导干部食品安全工作责任制，将食品安全工作纳入地方党政领导干部绩效考核内容，并明确地方党政领导干部在落实食品安全工作责任不到位的，将按有关规定进行问责。该《规定》适用于县级以上地方各级党委和政府领导班子成员，并明确地方各级党委和政府对本地区食品安全工作负总责，主要负责人是本地区食品安全工作第一负责任人，班子其他成员对分管行业或者领域内的食品安全工作负责。规定自2019年2月5日起执行。某市政府领导班子，收到中办国办这个《规定》后，立即召开专门会议，研究本市落实中办国办印发的新规定，保障本市“舌尖的安全”，将“领导干部插手食品安全事故处理被问责”精神落实到底。问题：什么叫“规定”?根据规定发布机构和实际作用的不同,回答此规定属于那种类型? 联系实际,试述公告、通告的异同。试述公文文面格式规范的重要性及公文版面格式规范表达。

第三章第四节公文的稿本

建国以后,党继承解放区革命政权公文体式的优点,中共中央办公厅印发了《关于文件纸型与格式的规定》,这份文件发布时间是()。

第四章公文的行文规范

第四章第一节公文的行文关系

下列机关中属于平行关系的是()。国务院所属各部、委办之间,省人民政府办公厅(局)之间行文关系属于()。国务院与各省人民政府之间的行文关系是()。国家行政机关隶属关系和职权范围的规定文件是()。主送机关是直属下级机关的,其行文可使用的正确文种是()。国家财政部与各省、自治区、直辖市财政厅(局)的行文关系属于()。简述公文行文关系的分类。

第四章第二节公文的行文方向与方式

对直接上级机关进行检举的行文方式属()。简述上行文的含义及其行文方式。简述公文的叙事与一般记叙文的不同之处。公文上行文中最基本、最常用的行文方式是上行文中最基本最常用的行文方式是依照主送机关与公文文种要相互呼应的原则，主送机关是直属上级领导机关，应使用的文种是

第四章第三节公文的行文规则

一般日常事务性公文的成文时间以简述可用于主送直属下级机关公文的文种

第五章机关法定公文的写作（上）

第五章第一节命令（令）

公布《中华人民共和国高等教育法》,最适合的文种是()。领导机关为奖励有突出贡献的人员或集体,应使用的命令类型是()。根据国家地方组织法,无权单独使用“命令(令)”文种的选项是()。命令的权威性表现在其内容重要且具有()。《中华人民共和国国务院关于发行新版人民币的命令》属于()。对重要题提出见解和处理办法应选的文种是()。 “命”这一文种,最早见于()。令、公告的文件标题可以省略()。省级以上机构，对贡献特别大的人员或集体进行奖励，可使用的文种是

第五章第二节议案

全国人大各专门委员会向全国人民代表大会提出议案时,代表人数必须在()。议案的行文关系和办理程序的特点是()。

第五章第三节决定决议

党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文文种是()。指挥性决定的组成部分是决定理由、决定事项和()。决议和决定的相似方面表现在()。下列属于决议特点的是

第五章第四节指示意见

用于对重要问题提出见解和处理办法的公文文种是()。意见写作的注意事项有()。下列文种中用于上行文，也可用于平行文和下行文的文种是意见的标题一般为

第六章机关法定公文的写作（中）

第六章第五节公告通告公报

下列选项中属于公告和通告共同特点的是()。一般用于公布党的重要会议召开情况及会议所作决定的公报,属于()。 2020年1月,武汉市新冠疫情防控指挥部拟向全市告知武汉市封城决定及具体事项,正确选用的文种是()。判断“公告”、“通告”是否使用的首要依据是()。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知事项的公文文种是()。公报的用途是()。公告与通告两个文种大同小异的特点有()。简述公告、通告写作的共同要求。对某些性质重要、影响较大的个人或事件做出决定，其公文类型属于将领导掌握的精神或情况告之给下属，以便下属在开展工作、处理问题时做到心中有数的通报类型是

第六章第六节通知

下列通知中属于发布性通知的是()。用于公布行政规章制度及党内规章制度的通知,属于()。试述不同类型通知正文的写法。简述指示性通知的含义。请根据下述材料，完成所给任务。3月12日，成都七中实验学校小学部被曝食品出现质量问题，网上曝光图片中肉品腐烂，食品发霉过期。有家长称学生身体健康出现问题，疑与学校食品问题相关。该消息一经发出，引起了社会广泛关注。3月13日中午，四川省教育厅发布情况通报称，立即派出工作组前往成都七中实验学校会同成都市教育局进行核查处理，有关调查核实和相关工作跟进情况，将及时通报。3月13日晚间，国家市场监督管理总局发布公告，要求四川省市场监管部门按照地方党委、政府的部署，加强与教育等部门的配合，迅速开展调查，依法严肃查处食品安全违法违规行为，举一反三，全面排查学校和学生集体用餐配送单位存在的食品安全风险隐患。3月19日，教育部官方网站发布由教育部、国家市场监管总局、国家卫健委共同制定的《学校食品安全与营养健康管理规定》，要求学校食品安全实行校长(园长)负责制，中小学幼儿园要求建立集中用餐陪餐制度，每餐均应当有学校相关负责人与学生共同用餐。该《规定》要求从4月1日起执行。问题: (1) 学校食品安全事件发生后，四川省教育厅快速反应，立即发布“情况通报”。试回答什么叫“通报”?请分析说明四川省教育厅为什么选择使用通报公文?(2)各地教育厅(局)收到教育部等单位联合制定的《学校食品安全与营养健康管理规定》，立即起草转发通知，传达贯彻执行最新《规定》。请回答:转发性通知正文写作包括哪些结构内容?试以某教育局为发文单位，拟写出这篇转发性通知公文标题。阅读下面材料，完成文后提出的问题。xx省是2020年全国新冠病毒疫情重灾区。在党中央正确领导和全国各地驰援帮助下，新冠疫情终于被控制，人民生活走向正常。为了尽快恢复全省经济发展，帮助中小微企业走出困境，恢复生产，xx省政府办公厅于2月初专门下发公文，要求做好帮助支持全省中小微企业积极应对疫情影响，共度难关的工作决策部署，并提出了具体要求。xx省政府xx委收文后，为落实省政府文件精神，专门对减免中小微企业房租有关事项问题撰制文件下发，包括减免房租对象条件、减免时间、减免要求、减免申报流程等工作等，都做出了具体的工作部署和要求。问题:(1)假如你是该省xx委办公室秘书，承担起草这份公文任务，你认为这份公文的正确文种是什么(选项:通知、通告、通报、公告) ?为什么?(2)请根据此项工作的发文事由，代该单位秘书起草这份公文的完整标题。某公司任命杨XX为销售部经理，应使用的文种是

第六章第七节通报

通报的主要特点有周知性和()。通报根据承担的任务,类型可分为()。表彰先进的通报正文写作的步骤有()。阅读下列材料，完成所给任务。材料一：2020年4月21日，武汉市商务工作会议召开。会上，武汉市新冠肺炎疫情防控指挥部物资保障组研究决定，拟对全市疫情防控市场保供做出突出贡献的90家企业进行通报表彰。材料二：2020年4月以来，黑龙江省哈尔滨市、牡丹江市发生境外新冠肺炎输入病例关联的本土聚集性疫情，特别是涉及多家医院先后发生院内感染，持续时间长，感染病例多，社会影响恶劣，给巩固来之不易的疫情防控成果带来新的压力。根据有关规定，国务院应对新型冠状病毒肺炎疫情联防联控机制综合组研究决定，立即起草一份关于黑龙江省新冠肺炎聚集性疫情有关情况的通报，就黑龙江的聚集性疫情的基本情况和原因问题，对外公布说明。问题：根据材料二所给素材,试以国务院应对新型冠状病毒肺炎疫情联防联控机制综合组名义,起草完成这份通报的标题和导语部分的写作。说明:标题可以省略发文机关。阅读下列材料，完成所给任务。材料一：2020年4月21日，武汉市商务工作会议召开。会上，武汉市新冠肺炎疫情防控指挥部物资保障组研究决定，拟对全市疫情防控市场保供做出突出贡献的90家企业进行通报表彰。材料二：2020年4月以来，黑龙江省哈尔滨市、牡丹江市发生境外新冠肺炎输入病例关联的本土聚集性疫情，特别是涉及多家医院先后发生院内感染，持续时间长，感染病例多，社会影响恶劣，给巩固来之不易的疫情防控成果带来新的压力。根据有关规定，国务院应对新型冠状病毒肺炎疫情联防联控机制综合组研究决定，立即起草一份关于黑龙江省新冠肺炎聚集性疫情有关情况的通报，就黑龙江的聚集性疫情的基本情况和原因问题，对外公布说明。问题：根据通报文种用途规定,指出两个案例所属通报种类,并说明为什么。请根据下述材料，完成所给任务。3月12日，成都七中实验学校小学部被曝食品出现质量问题，网上曝光图片中肉品腐烂，食品发霉过期。有家长称学生身体健康出现问题，疑与学校食品问题相关。该消息一经发出，引起了社会广泛关注。3月13日中午，四川省教育厅发布情况通报称，立即派出工作组前往成都七中实验学校会同成都市教育局进行核查处理，有关调查核实和相关工作跟进情况，将及时通报。3月13日晚间，国家市场监督管理总局发布公告，要求四川省市场监管部门按照地方党委、政府的部署，加强与教育等部门的配合，迅速开展调查，依法严肃查处食品安全违法违规行为，举一反三，全面排查学校和学生集体用餐配送单位存在的食品安全风险隐患。3月19日，教育部官方网站发布由教育部、国家市场监管总局、国家卫健委共同制定的《学校食品安全与营养健康管理规定》，要求学校食品安全实行校长(园长)负责制，中小学幼儿园要求建立集中用餐陪餐制度，每餐均应当有学校相关负责人与学生共同用餐。该《规定》要求从4月1日起执行。问题: (1) 学校食品安全事件发生后，四川省教育厅快速反应，立即发布“情况通报”。试回答什么叫“通报”?请分析说明四川省教育厅为什么选择使用通报公文?(2)各地教育厅(局)收到教育部等单位联合制定的《学校食品安全与营养健康管理规定》，立即起草转发通知，传达贯彻执行最新《规定》。请回答:转发性通知正文写作包括哪些结构内容?试以某教育局为发文单位，拟写出这篇转发性通知公文标题。通报格式中受文单位的名称一般放在

第七章机关法定公文的写作（下）

第七章第八节报告

根据国务院文件,我国公文“报告”和“请示”正式分开时间是()。公文“报告”表达观点的要求是()。民国时期,下级对上级的陈述性公文是()。试述综合报告与专项报告的不同及写作要求。报告的主要特点有报告写作的要求是

第七章第九节请示

下级机关向上级机关请求指示或批准应当使用的文种是()。下级对上级行文需要上级回复的正确文种选项是()。请示必须遵守的行文规则包括()。 XX市XX医院在疫情期间,由于疑似感染者求诊人数过多,大大超出了医院的就诊治疗能力,医院院长指示院办秘书拟写一份公文,请市新冠肺炎防控指挥部协调增援医务人员帮助治疗。要求:(1)假设你是该医院院办秘书,请代医院起草这份公文。(2)正确选择公文文种,标题三要素完整,写明主送单位;格式完整;正文符合文种写作要求。阅读下面材料、完成文后提出的问题：某市文化投资股份集团有限责任公司，隶属市政府宣传部下的二级单位。最近，他们响应市政府关于该市“城市文学之都”建设规划纲要要求，准备在2020年10月30日，在市艺术文化中心举办大型的“2020年文学之夜”活动，并邀请了不少中外文学艺术嘉宾。为了提升这次活动的重要性与隆重性，公司领导提出邀请该市市委副书记，市长XXX出席活动，并请市长给予活动指导讲话。小张是该公司办公室文字秘书，公司领导把这个邀请领导的公文写作任务交给了他。小张快速起草了该公文《关于邀请市政府领导出席“2020年文学之夜”的请示》，主送：市政府。他将起草好的文稿递送办公室主任审核，主任看后摇头说：“你先找找标题问题在哪里？修改后、再重写正文。”问题：请代秘书小张修改重写这份公文标题。阅读下面材料、完成文后提出的问题：某市文化投资股份集团有限责任公司，隶属市政府宣传部下的二级单位。最近，他们响应市政府关于该市“城市文学之都”建设规划纲要要求，准备在2020年10月30日，在市艺术文化中心举办大型的“2020年文学之夜”活动，并邀请了不少中外文学艺术嘉宾。为了提升这次活动的重要性与隆重性，公司领导提出邀请该市市委副书记，市长XXX出席活动，并请市长给予活动指导讲话。小张是该公司办公室文字秘书，公司领导把这个邀请领导的公文写作任务交给了他。小张快速起草了该公文《关于邀请市政府领导出席“2020年文学之夜”的请示》，主送：市政府。他将起草好的文稿递送办公室主任审核，主任看后摇头说：“你先找找标题问题在哪里？修改后、再重写正文。”问题：为什么小张起草的公文没有通过?标题错在哪里?请分析指出标题错误所在,并说明理由。 “批复”针对性答复的公文文种是试述请示写作的注意事项请示除领导直接交办事项，不得直接发送给某省属大学向省教育厅请求拨款应使用的正确文种是请示的标题一般用

第七章第十节批复

批复的主要特点有指导性和()。批复写作的注意事项有

第七章第十一节函

函的特点有形式灵活、适应性强和()。 XX大学组织师生出境访学需向公安部门提出申请，应使用的公文文种是

第七章第十二节会议纪要

简述会议纪要的特点下列公文中属于记录性公文的是

第七章第十三节条例规定

内容比较简单的“条例”和“规定”写作最常见的方式是()。近日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《地方党政领导干部食品安全责任制规定》（以下简称《规定》），提出建立地方党政领导干部食品安全工作责任制，将食品安全工作纳入地方党政领导干部绩效考核内容，并明确地方党政领导干部在落实食品安全工作责任不到位的，将按有关规定进行问责。该《规定》适用于县级以上地方各级党委和政府领导班子成员，并明确地方各级党委和政府对本地区食品安全工作负总责，主要负责人是本地区食品安全工作第一负责任人，班子其他成员对分管行业或者领域内的食品安全工作负责。规定自2019年2月5日起执行。某市政府领导班子，收到中办国办这个《规定》后，立即召开专门会议，研究本市落实中办国办印发的新规定，保障本市“舌尖的安全”，将“领导干部插手食品安全事故处理被问责”精神落实到底。问题：该市政府领导班子会议后,要求秘书立即写好《会议纪要》。试问这个纪要属于会议纪要中的哪种类型?会议纪要正文写作包括哪些部分?试具体说明写作内容及要求。需要办理复文的文件，办完后要注明简述条例和规定的内容表达方法

第八章机关其他常用文书的写作（上）

第八章第一节规章类文书

规章类文书是为了规范特定范围、特定方面的工作、活动、行为而制定的,这体现了其()。一定的组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书,称之为()。简述办法与条例、规定的不同。试述公文查办工作的一般程序

第八章第二节计划类文书

计划类文书的作用在于下情上达、上情下达和()。大事记写作选择所记事件应做到简述计划类文书的写作要求

第八章第三节总结

一般的综合总结常用写作结构是()。 “一经确定并公布实施,有关人员就必须遵守,不能有特殊例外者,不能任意解释或变通”,体现了规章类文书特点的()。与总结相对应的文种是()。总结的主要作用之是()。简述总结写作的注意事项。常见的经验总结、先进典型总结、事故总结等，都属于撰写总结的经验教训要

第八章第四节调查报告

采访后在传媒上发表,内容一般是社会普遍关注的问题,以引起社会关注,促进问题解决的调查报告称为()。 2019年浙江海宁龙洲印染有限责任公司发生“123”重大污水罐体坍塌事故后,为查清事实,组织专家调查写出的调查报告属于()。简述调查报告写作注意事项。调查报告的主要特点是提供真实的社会情况，为制订政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露阴暗、解决工作中的疑难问题服务的常用文书是

第九章机关其他常用文书的写作（下）

第九章第五节讲话类文书

欢迎词开头的写作内容是()。讲话类文书在写作时需认真考虑讲话的场合和对象,这体现了讲话类文书写作特点的()。送别客人时表达良好祝愿的讲话类文书属于()。讲话类文稿写作主题的要求是()。各级领导在各种会议上宣读的文稿称为()。讲话稿写作定要认真考虑到讲话的场合和对象,在此基础上确定讲话的主题和语言,体现了讲话文书特点的()。结尾具有鼓动性、号召性和预祝性,提出要求和希望,意在为大会创造良好气氛的讲话类文书是()。讲话类文书写作主题要求有()。讲话类文书写作的布局要求是会议开幕词内容包括计划类文书具有目标的前瞻性和开头需要说明会议的组织情况，如出席人、会议规模等的讲话类的文书是

第九章第六节记录类文书

记录性文书语言与其他公文语言不一样的特点表现在()。记录性文书的特点有()。会议记录写作一般包括()。记录类文书材料来源的特点是

第九章第七节简报类文书

以下各类文种中,不属于简报类文件名称是()。简报类文书具有的特点有简、快和()。反映本部门、本系统各方面工作情况的简报称之为()。某地召开党代会，为了使上级机关和与会人员及时掌握了解会议动态，适宜选用的文种是简报类文书写作的篇幅要求

第九章第八节建议类文书

企业职代会代表就本单位职工劳保福利问题,提请职代会大会讨论的意见和建议,称之为职工代表大会的()。建议的写作要求有

第十章公文处理工作

第十章第一节公文处理工作概述

机关公文处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行,体现了公文处理工作特点的()。每个机关的公文处理工作负责人应该是单位的()。机关公文的处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行,体现了公文特点的()。公文处理工作的作用主要表现在助手作用、纽带作用和()。凡进入文书部门的公文都要迅速地处理,不能延误,体现了公文处理特点的()。公文处理在机关工作中，具有助手作用、纽带作用和

第十章第二节公文处理工作的任务与组织

国家公文处理工作重要规范性文件的制作单位应是()。适用于小机关和基层单位公文处理工作的组织形式是()。机关公文处理工作的组织形式选择通常要考虑的主要情况有()。公文处理工作的组织形式是指机关如何一般每个机关负责领导公文处理工作的是

第十章第三节公文处理工作的原则与要求

机关的公文处理工作管理必须是()。我国每个机关单位的公文处理子作领导负责人一般是()。文书工作者有紧迫的时间观念,体现了文书处理工作()。公文处理工作的原则有简述文书人员拟办公文的要求公文登记的原则是

第十一章公文办理程序

第十一章第二节收文办理程序

对来文的处理提出初步意见,供领导人办理参考的文书工作称为()。以“轮辐式传阅”方法传阅公文,其传递文件中心人员应是()。公文收文处理登记环节中,不必登记的选项是()。文书人员送传阅文件的顺序首先应送()。写明由本机关或本部门收启的封件,进行拆封的人员应是()。收到文件后,收件人在对方的公文投递单或送文薄上签字,以明确交接双方责任的公文办理环节,称之为()。文书人员将文件拆封登记后的下一道工作程序是()。对来文处理提出拟办意见的人主要是()。公文收文办理程序包括()。公文的催办工作应当注意事项有()。简述公文审核的重点。简述公文登记环节的作用。简述查办工作的程序。简述公文催办的要求。简述公文收文的办理程序

第十一章第三节发文办理程序

公文正式印发之前,对签发的文稿进行复核并确定发文字号和印数工作称为()。试述拟办工作对秘书部门实现“四个转变”的意义和要求。在发文办理程序中，对文件质量最后一次的检查环节是对准备发出的文件进行分装和发送的环节称为采用“轮辐式传阅”文件传递的中心人员是发文办理的第一个环节是公文核发的人员应是

第十二章公文的整理（立卷）工作

第十二章第一节归档文件整理工作概述

颁布《归档文件整理规则》的机关是()。国家档案局颁布的《归档文件整理规则》,将传统归档文件整理方法“改卷为件”,其执行时间是()。以机关名义召开会议形成的文件材料,负责整理归档单位应是机关的()。机关公文处理工作与档案工作的交接环节是文件的()。文书工作与档案工作的“结合部”,所指的工作是()。简述归档文件整理工作的意义。简述归档文件的含义。试述归档文件整理的工作步骤

第十二章第二节归档文件整理（立档）工作的组织

下列应该整理(立卷)的文件是()。下列需要归档的文件是()。每个机关单位具体负责文书整理(立卷)人员,最好的选择对象是()。归档文件被档案部门接收后进入的阶段是

第十二章第三节归档文件整理的原则与要求

归档文件时,对字迹模糊的文件应()。归档文件整理的根本目的是()。简述归档文件整理的质量要求。简述决定文件保存价值的主要因素。简述文件归档的范围及时间。联系实际,试述归档文件整理的基本原则。简述公文整理立卷环节选择的含义

第十二章第四节归档文件整理方法与归档

下列归档文件“件”内排列正确的方法有()。简述归档文件的分类方法。传真件字迹耐久性差，归档前需要试述归档文件整理的工作步骤以“件”为单位进行装订时，首先应做的工作是