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按照规定，从外单位取得的条据(原始凭证)，必须盖有出具单位的公章，从个人取得的条据，必须有收款人(或代收款人，下同)的签名或盖章，否则，不得付款。对于单位与内部职能部门或分支机构之间，或这些部门之间的往来条据也应参照上述规定执行。
为防范经济纠纷并对单位或会计人员造成不利后果，应该注意以下几个方面：
(一)以单位名义出具的条据必须加盖出具单位公章
根据民法原理，单位出具的条据，既盖了公章，个人又签字的，除条据上另有特殊说明外，视为单位行为，个人不论与出具单位关系如何，均推定为经办人。如果上述条据收起诉讼，人个不作为当事人处理，但如果应有单位盖章而未盖章的，只有个人的盖章或签名的，即使已写有单位名称，如果持据方不想找单位或出具条据单位不认账，盖私章或签名的个人将会在诉讼中成立为被告。
(二) 认真防范无效代签及冒签冒领条据
1、代签。属于代签的条据，条据的收款人事后 不承认，原因一般为代签方法不规范，代签字办理借、领、收款时，不签自己即代签人的姓名。这样，事后发生纠纷时，被代签人说自己实际没有收到款项也没有签字而不予认账，代签人因没有签写自己姓名，事后一赖了之也奈何他不得，甚至纠纷发生时已记不起是谁代签。因此，对于代签字的，都必须同时由代签人书写被代签人和代签入两个人的姓名，代签人自己签名后应加“代”字并将姓名和“代”字置于括号中。
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2.冒签。指冒用他人姓名即法定收款^的姓名签字。实践中，这种纠纷案发率较高，原因是不少人对签字的条据不附加条件，只要一见到签字条据特别是熟人的签字条据就深信不疑，给心术不正者甚至坏人代签冒领提供了便利。防范的方法应是：①对于自己不能熟练鉴别真伪的签字人，应要求其当面签字;②对于不具备上述条件的，在对方已签字的情况下，可以通过电话联系方式“核实”条据业务，“顺便”核实签字。
(三)妥善处理好签字、签章问题
一些属碍于面子的签字业务，由于收款人是付款人的领导或要好者，付款人不好意思要收款人出具借、领条或欠条等，事后收款人赖账或忘记，造成纠纷则付款被动。防范的方法是：对于不好要求其亲自写借条、收条、领条、欠条的，可以由会计人员事前写好应写的条据，只将条据的签名或盖章处空着，这样做—般都可以收到预期效果。
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