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预定会议室的程序
(1)确定会议召开的时间和人数，确认所需会议室的类型。
(2)申请使用会议室。
(3)确认会议室已预留，并明确使用时问。
(4)预先调试会议所需设备。
会议召开前，负责会议室安排和协调的秘书事先要查看会议议程，了解会议的主持者和演讲者是否需要音像辅助设备，秘书要了解各种设备的功能，并事先将各种设备调整到最佳状态。
(5)提前到达会场分发资料和用品，并负责签到。
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