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(一)零用现金的管理要求
(1)秘书人员应该严格遵守办公程序和财务制度，不应个人或协助他人建立办公室的“小金库”。
(2)秘书保管备用金，应把办公室的开支记录下来，以便了解办公开支的情况，也可以作为资料存查。
(二)报销手续的要求
要提前向有关领导报告，领导批准后，要严格按照公司的有关规定履行报销手续。报销要及时。
(三)报销费用的工作程序
一般商务费用报销的工作步骤如下：
(1)申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途和金额等情况，并亲自签字。
(2)该报告或表必须经过组织确定的授权人审核同意，并经签字批准。
(3)一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款;一种情况是先由申请人垫付完成商务工作。
(4)在进行商务工作中，无论是使用支票还是现金支付，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符，并应盖有出具发票单位的财务章。
(5)商务工作结束，申请者应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。
(6)如果实施商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。
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