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2014年秘书资格五级事务管理复习:登记使用会议室

|0·2014-07-10 23:54:24浏览0 收藏0
摘要 秘书资格五级事务管理复习:登记使用会议室

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  登记使用会议室和进行用车预订

  (一)相关知识

  1.内部会议室登记的要求

  (1)要责任到人,负责预订工作的秘书要认真核对有关信息。

  (2)要打出提前量,在时间上留有余地。

  (3)如使用时间上出现矛盾要善于协调。

  2.用车登记的要求

  用车预订工作同会议室预订工作要求一样,一是要注意在时间上留有余地,确保用车人能及时用到所需车辆;二是要善于协调用车矛盾。

  (二)示例分析

  初萌是天地公司新来的秘书,上班刚刚一个月,许多工作在同事的指导下才摸点儿门儿。某天一大早,总经理秘书施林打来电话,询问下午2:00的部门经理会议会址问题是否有变化,初萌忙告知已订好了在5楼会议室召开,不会有问题的。初萌放下电话后,为防万一,又与前台联系确认会议室使用情况,当得知会议室使用确无变化后,她才放了心。

  下午1:30,电话再次响起,初萌迅速拿起电话,电话是行政部经理方平打来的:“初秘书,今天下午部门经理会议的地点有变动吗?”初萌疑惑地说:“没有啊?!”方平经理问:“没有?我怎么听说公共部下午1:O0要在5楼会议室开会。”初萌一听于是解释说:“噢,这事我知道,他们说一会儿就完。”方平经理说:“是这样啊,不会影响我们的会吧?”初萌肯定地说:“不会的,您放心吧!”

  下午1:50。公共部的人员纷纷走出会议室,初萌抱着一摞文件推门走进5楼会议室,会议室里桌椅凌乱,桌上有许多堆满烟头的烟灰缸和一次性口杯。眼看参加部门经理会的经理们就要来了,初萌有点着急了,她手忙脚乱地收拾,把口杯、烟灰缸往门外清理。又发现没有足够的一次性口杯,空调的按钮也坏了。这时施林走进会议室。一顿批评看来是不可少了。

  点评:会议室预订工作属于简单的事务性工作,其重要性容易让人忽视,如果处理不好会对企业的时效带来影响。因此,秘书人员一定要认识到“平凡工作有伟大”,要认真做好每一项看似微小的日常事务性工作。本案例中的初萌的错误主要体现在两点:一是内部会议的时问安排不妥,两个会议之问问隔太短,使得无法为下一个会议做好相关的准备,发现问题也不能解决;二是没有提前到会议地点进行准备,并及时做好会议室的清洁整理工作。

  (三)工作程序

  1.预订会议室

  2.预订用车

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