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2014年秘书资格五级事务管理复习:恰当放置物品

|0·2014-07-09 22:58:50浏览0 收藏0
摘要 2014年秘书资格五级事务管理复习:恰当放置物品

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  恰当放置物品

  (一)相关知识

  1.常用个人办公物品

  (1)纸簿类。A4、B5等类型办公用复印纸;带单位抬头用纸;普通白纸;复写纸;便条纸;留言条;标签纸;牛皮纸;专用复写纸;大、中、小及开窗信封;横格笔记本;速记本;专用本册(如现金收据本)。

  (2)笔尺类。铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正液。

  (3)小装订类。大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋;胶带、起钉器。

  (4)归档用品。各种文件夹、档案袋、收件日期戳。

  (5)办公设备专用易耗品。打字机用色带、修正液等;复印机用墨盒等;计算机用磁盘、磁盘盒等。

  2.常用公用物品

  (1)公用文件及文件夹。

  (2)公用办公用品柜。

  (3)公用电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等。

  (4)接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志等。

  (二)示例分析

  ××公司行政办公规范管理制度

  第一条为规范公司办公管理,特制订如下规定。

  第二条办公仪表规范

  着工装,左胸适当位置佩戴公司徽章,其他应遵守员工守则第四、五、七条相关规定,违反规定的,除由综合管理部通报批评外,每次罚款50元;各部门负责人应认真配合,督促属

  下员工遵守本规定。员工一个月累计违反规定超过3人次,该负责人亦应罚款l 00元。

  第三条办公室规范

  1.办公桌。案头甩品整齐放置,保证办公桌整洁无杂物。

  2.座椅。靠背、坐椅一律不得放任何物品,人离开时椅子调正。

  5.电脑。桌机呈45度贴墙放置,卧式主机置显示器下,立式主机置桌下。

  4.垃圾篓。罩塑料袋,置辅桌后或写字台下。

  5.报刊。阅读完后必须上报架或放入办公桌。

  6.外衣手袋。置挂于柜子内,严禁随意放在办公桌椅或沙发上。

  7.文件柜。保持文件放置整洁无杂物,柜顶不得堆置文件。

  第四条语言规范

  1.交往语言。您好、早晨好、早、再见、请问、请您、劳驾、关照、谢谢。

  2.电话语言。您好、请问、稍等、谢谢、再见。

  3.接待语言。您好、请稍侯、我通报一下、请坐、对不起、请登记、与我联系、打扰一下、好的、行。

  第五条行为规范

  1.坚守工作岗位、不串岗。

  2.上班时间不看报纸、玩游戏或做与工作无关的事。

  3.办公桌上应保持整洁并保持办公室安静。

  4.上班时间,不要在办公室化妆。

  5.接待来访和业务洽谈在接待室或会议室进行、会私客不超过5分钟。

  6.不因私事打公司办公电话,长话须登记长话记录本。

  7.不用公司电脑上网聊天或做与工作无关的事,不要随意使用其他部门电脑,私客不经领导允许不准用公司电脑。

  8.未经总经理或部门经理批准,不得索取、打印、复印其他部门资料。

  9.严格遵守考勤制度,迟到、早退扣l0元。

  10.不论任何原因,不得代人打卡。

  11.吸烟到吸烟区,否则罚款50元。

  12.请假要有假条,特殊情况事后补假条,出差一天以上,应填写出差申请单并经领导批准。

  13.因故外出,必须请示部门经理,各部门全体外出,必须向综合管理部通报。

  14.无工作需要,不得擅自进入机房、档案室、财务室、会议室、接待室。

  15.不得将烟缸、茶杯、文具等一切公物带回家私用。

  本规范由综合管理部、人力资源部实施监督与检查。

  点评:良好的办公环境有助于办公室日常工作的完成,也有利于秘书人员的健康与成长。X X公司行政办公规范管理制度中规定了工作人员办公环境中的仪表、行为、语言等方面规范。目前许多单位都十分重视环境对工作成效的影响这一因素,制定了与此相类似的规定或制度,这种做法值得提倡。

  (三)工作程序

  1.恰当放置个人物品

  (1)自用的办公文具、用品、零散物件应有序地放在抽屉里,按照使用频率及使用习惯安排。

  (2)常用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上,并贴有标识予以区分,取用有序,保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里。

  (3)专用的电话应放在左手边方便拿到的位置,右手记录留言。

  (4)电脑、打印机等用电设备宜放置在一起,便于电源接线和管理。

  2.恰当放置公用物品

  (1)文件柜里的公用文件夹应整齐有序地摆放,取用后要放回原位置,方便他人再用。

  (2)公用办公用品柜的物品也要放置规范,通常重的、大的放下面,轻的、小的放上面,且摆放有序,便于取用,并做到用后归位。

  (3)一些常用的公用物品,如电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等按办公室要求放在柜子里或书架上,注意用后放回原位,不给他人带来不便。

  (4)接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志应整齐地摆放或码放,并经常整理,保持接待窗口的良好对外形象。

  (四)注意事项

  1.要及时、安全、恰当地处理剩余物品

  对确定是多余或报废的物品,应及时清理出来单独存放,比如办公文具等低价值物品可自行处理,而办公设备等固定资产的报废则须向有关部门或人员(如资产管理处)申报批准。可自行处理的物品在妥善弃置前,要检验并防止可能造成的危害或者泄密,比如对过期、失效的文档应定期销毁,便携机、台式机或服务器在清退或报废前应格式化硬盘。根据公司资产管理的有关规定,资产处理的途径包括转移、调拨、清退和报废,请按照不同途径的流程规定操作,及时跟踪资产台账记录的核销。

  2.协调处理工作场所出现的问题

  当在工作环境中遇到包括照明、取暖、噪音之类的困难时,应该及时向公司相关部门(如物业管理公司、环卫科、行政管理部)通过正规途径反映,以寻求解决办法。举例来说,建筑维修通常在晚上和周末进行,但有时工人们别无选择不得不在上班时间干。如果噪音干扰过大,那么应将问题反映给建筑主管;并主动与其就开工时间的调整进行协商。如果碰到日光灯管烧坏、空调漏水的问题,可以提交相关建议,通过电话跟踪事件处理进度,明确处理部门,并配合其做好必要的协调工作。

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