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清退会议文件资料的基本要求
(一)相关知识
会议文件资料的清退,是指与会人员在会议结束时,根据规定将会上发的文件资料清理并退回会议秘书处。确定会议文件资料的收集范围,会议文件资料清退时,首先要统一制发清退文件资料的目录,避免只要求部分与会人员退回文件资料而造成误会。核对无误后装封交回保存部门。
1.会议文件资料清退的程序
(1)向会议主席团或主持人汇报发文情况,提出清退文件资料建议。
(2)待会议主席团或会议主持人批准后,下发收退文件资料目录,并做必要的解释工作。
(3)会议结束后进行清退,清退要逐份清点、登记,发现丢失的应查清原因,及时向领导报告。
2.会议文件资料清退的方法
(1)小型内部会议文件资料清退的方法
(2)大中型会议文件资料的清退方法
(二)示例分析
清退会议文件。会议结束5天后,会议秘书处问秘书初萌,询问前几天借阅的一份年终人事调整的文件为什么没按时归还。
初萌放下电话,翻查了所有的文件,却无论如何找不到这份文件档案。再打开自己的文件清退登记簿,也是只有借阅记录而没有归还记录。初萌回忆了一下当时的情景,那几天自己事情较多,印象里是将所有的该归还的文件都交回了,这份人事调整文件到底是怎么回事却无论如何想不起来了。
点评:为避免发生类似文件丢失的情况,秘书对于清退的会议文件资料一定要在会议结束时及时清退。召开会议时所需的文件资料需要收回的,首先要确定收集的范围,注意清退的程序和方法。需要统一制发清退文件资料的目录,规定清退时限,必要时对有关人员作一些解释,避免只要求部分与会人员退回文件资料而引发不愉快。在市场竞争激烈的情况下,更要时刻注意文件资料的清退工作。秘书要有保密意识,在各个环节上毫不松懈。
(三)工作程序
文件资料清退的基本程序为:确定清退文件资料的范围→列示清退目录→按期收集→整理、捆扎清退的文件资料→填写“文件清退登记表”→核点文件资料→查找短缺、丢失的文件资料→如实向领导报告。
会议文件资料需要清退的,应及时办好清退手续,如数收回,妥善处理。凡由秘书处、档案室或机要室分发的文件材料均需要清退。开具文件资料的清退目录发给有关人员,限期清退。对于会议文件资料要加以核对清点,如发现文件资料丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。
(四)注意事项
在清退会议文件资料时,秘书需要注意:
(1)统一印制清退文件资料的目录。
(2)分清清退文件资料和不清退文件资料的范围。
(3)避免只要求部分与会人员退回文件资料而造成误会。
(4)清退文件,需要填写“文件清退登记表”,交接双方清点无误并签字后留存。
(5)文件清退、归档后,剩余的文件资料,经鉴别没有保存价值的进行登记,经分管领导批准后,由两人以上送到指定地点销毁。
(五)相关链接
日常文件资料的清退方法
(1)依据《文献保密等级代码》的规定,文件的机密程度可分为公开、国内、内部。秘密、机密、绝密6个级别。归档文件的整理原则是,遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
(2)公司日常文件资料的清退方法
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