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预定会议室
(一)相关知识
1.会议室的分类
(1)外部会议室
外部会议室是指企业内部会议室之外的会议场所。企业应综合考虑各种因素，选择恰当的外部会议室。
①会场位置必须让上司和与会者方便前往。应选择距上司和与会者的工作地点均较近的地方，同时应考虑交通便利。
②会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议场地不妨大些。
③场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、白板、放映设备、录音机、投影器、计算机、麦克风等。
④场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”。还包括室外的各种噪音，应将手机、呼机关闭或改为振动，并谢绝访客参观。因此应在场外挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。
⑤选择会址的环境要整洁、明亮、空气流通，并有益于会议的安全和保密。
⑥选择会议地点应考虑有无停车场所。
⑦场地租借的成本必须合理。
(2)内部会议室
大多数企业都有自己的内部会议室，它可以减少租用外部场地和设施的费用，内部会议地点多适合内部会议和活动。
2.内部会议室的特点
企业召开会议通常以内部会议室为首选的会议地点，一般只有在内部会议室不能满足需要或有某些特殊需求时，才考虑使用企业之外的会议场所。
(1)方便快捷，手续简单
利用内部会议室无需事先考察、选择，只要向有关的行政部门提出申请，预先登记即可。参会人员可以节省路上所费的时间，同时可兼顾正常的工作。
(2)节省了场地和设备的租用费用
选择企业外部会议室，会提高会议的成本，.降低企业的经营效益。而利用内部会议室可以提高企业自身的资产利用率，同时对会议所需的设备也能够更好地控制。
(3)易分散注意力
内部会议室易营造轻松、和谐的气氛，但易受各种干扰因素的影响。例如，在会议中间人员进进出出、找人、接听电话等，因此更需强调会场的要求和纪律。
(二)示例分析
某公司把自己的年终总结会会址定在了一个展会中心旁边的宾馆召开，为的是休息时可以兼顾观看展览。会议进行中，展会中心正在进行的某旅游项目推介的音乐与喧闹声不时传入会场，与会者有的向外张望，有的合着外边的音乐节拍轻轻敲击桌面，更有甚者从后面的门悄悄溜出去观看。会议主持者一脸无奈与沮丧。
点评：会议的选址应与要实现的会议目标、内容紧密相连，否则喧宾夺主的现象就在所难免了。
(三)工作程序
1.预定会议室的程序
(1)确定会议召开的时间和人数，确认所需会议室的类型。
(2)申请使用会议室。
(3)确认会议室已预留，并明确使用时问。
(4)预先调试会议所需设备。
会议召开前，负责会议室安排和协调的秘书事先要查看会议议程，了解会议的主持者和演讲者是否需要音像辅助设备，秘书要了解各种设备的功能，并事先将各种设备调整到最佳状态。
(5)提前到达会场分发资料和用品，并负责签到。
2.内部会议室的管理
(1)内部会议室的布置
①在会议桌的每个位置前都摆放一套文具和笔记簿。
②会议桌旁要有足够的椅子。室内桌椅的安排应视与会者人数和会议的性质而定(演讲的形式、分组的形式、设备摆放的形式)。
③应有专门的地方供客人存放衣、帽以及其他物品。
(2)内部会议室的设备
①为报告准备好激光笔和能伸缩的指示棒，便于报告者使用和操作。
②要为使用白板和活动画架者准备足够的书写笔和各色彩笔。
③应为使用白板、活动画架、挂图和显示板者准备足够的固定用的磁钉、按钉。
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