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拟订会议的应急方案
紧急情况或意外事件：是指不可预见的或紧急发生的，并带来一定危害的，必须采取应对措施，予以解决。
会议的紧急情况或意外事件是在会议期间突然发生的、影响会议进程的事情或事件。因此，应在会议开始前制定出应急方案，做到防患于未然，以便意外出现时能够有条不紊地解决问题。
1.会议应急预案的作用
(1)对会议可能出现的意外早做准备，未雨绸缪。
(2)有效地缓解危机，控制事态发展，提高会议的管理效率。
(3)使会议组织者在会议出现意外时能够妥善应对，统一步调。
2.会议应急预案的特点
(1)有的放矢。要尽量设想出更多的在会议中可能出现的意外情况，制定出应对方法。
(2)预防为主。应急预案不仅是制定出对意外事件出现的应对方法，预防意外事件发生的措施，强调防患于未然。
(3)留有余地。应对意外事件的方案要多套并行，在人、财、物各方面作出详尽的安排。
3.制订会议应急方案的原则
(1)思想重视。会议组织者不要把制定应急方案看做是可有可无的事情，要克服麻痹思想和侥幸心理，把预防措施落到实处。
(2)明确责任。在会议应急方案中要明确一旦发生意外事件由哪一个部门或小组或具体人员负责。
(3)物质保障。会议意外事件的预防和应对要有物质方面做保障，要明确保障措施，确保措施到位。
4.会议应急方案的内容
(1)会议中可能出现的意外事件。紧急的和意外的事件归纳起来大致有以下几类：
1)人员问题。会议的发言人、演讲人、主要领导、重要嘉宾不能到会;预先登记
的与会者不能按时到会。
2)场地问题。原租用的会议室或会场与实际与会人员不相匹配，会议室或会场过大或过小;如果是住会的会议，原预订的房间与实际与会人员不相匹配，预订房间过量或不足。
3)设备问题。会场或会议室的需用设备不足或出现故障，在会议组织过程中办公设备不足等。
4)资料问题。准备的宣传资料不足或短缺，会议文件材料数量不足或短缺等。
5)健康与安全问题。会议中出现意外事故，如火灾、食物中毒、交通事故、传染
疾病等。
6)与会者情绪问题。与会者对会议安排不满意，对程序设置不满意，对演讲人、发言人的演讲或发言不满意，对会议的议程或日程的安排不满意等。
7)与会者返程问题。为与会者预订返程车票(机票)时，车票(机票)的时间或车次(航班)同与会者的要求不符。
8)行为问题。发言人在发言过程中的语言、行为不当，与会者的语言行为不当。
(2)明确意外事件出现时工作人员的责任。在会议应急预案中，对各种意外事件出现时工作人员的责任做明确的分工，具体落实到人。
(3)处理会议中意外事件的方法。根据所预测的可能出现的意外事件，准备应对的备选方案，包括采取哪些措施、用什么办法缓解问题和解决问题。
1)处理人员问题。根据会议的内容和类型事先准备好备用的发言人选。如发言人因车(飞机)迟到，可调整发言人的发言次序。
实际到会的与会者少于原报名的与会者时，可临时调整会场、食宿等各种活动的安排，尽量不要打乱原定的会议议程。
2)处理场地问题。
3)处理设备问题。
4)处理资料问题。要将所有的会议文件或资料的原件或移动存储器随身携带。
5)处理健康与安全问题。要加强会前安全检查，必要时可进行如火灾等突发事件的演习，如果发生突发事件，工作人员要按照分工各负其责。大中型会议可安排有关医护人员值班，或掌握一些附近医疗机构的情况，以便应急。
6)处理与会者情绪问题。广泛征求与会者的意见，对合理的要求和建议应给予采纳。同时，在不影响会议整个过程的情况下对议程、日程可做适当的调整。要注意做好与会者的思想工作和解释工作。
7)处理与会者返程问题。一定要提前预订与会者的返程车票(机票)，对时间、车次(航班)的变化要及时同与会者协商，对因交通问题暂时不能离会的人员要安排好食宿，确定准确的返程时间。
8)处理行为问题。会前对发言人的发言稿做好审核工作，了解发言人的思想动态，做好发言前的沟通。
5.会议应急预案的拟写
会议应急预案同会议筹备方案一样，其结构由标题和正文组成。
(1)标题。由会议名称加上“应急预案”组成。
(2)正文。会议应急预案一般应包括预测的意外情况，预防的措施，处理的方法， 责任部门或责任人等。
会议应急预案是管理会议、预防和处理突发事件所使用的一种文书，由会议的组织者掌握，可不发给与会者。
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