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拟订会议筹备方案
会议筹备方案定义：也称为会议预案，指秘书在召开会议之前就会议准备工作的组织和实施形成的文字。
会议能否取得成功，很大程度上取决于会前的准备工作，在会议成功的要素中，会议筹备方案的制订是重点，它是会议筹备工作的依据。
1.会议筹备方案的作用
(1)了解会务工作的全局。会议筹备方案就会议召开的日期、时间、地点、出席人员范围、议程和议题、经费预算、后勤保障、会务人员分工等。
(2)加强协调沟通。明确了自己的工作职责，方便了会议上下情况沟通。
(3)确保会议目标的实现。了解会议的筹备进展情况，为会议的组织把好关。
2.会议筹备方案的特点
(1)全面性和具体性。涉及会议组织的方方面面，细化了各项工作，既全面又具体。
(2)计划性。它是会议召开的计划性文书，对会议的过程作出了周密安排。
(3)明确性。对各个会议组织机构分工和各组任务，提出了要求，明确完成的时限。
3.拟订会议筹备方案的原则
(1)严格时间的原则。会议的开会时间必须明确，按通知时间准时开会，准时结束。
(2)事项明确性原则。会议的时间、地点、出席人员、会议议题等各类事项必须交代清楚。
(3)会议必要性原则。对各类会议是否有必要召开，必须严格审查，同时也要严格限定与会人数。
4.会议筹备方案的内容
(1)会议主题与议题
1)会议主题。会议主题是会议要研究的问题和要达到的目的。确定会议主题一是要有切实的依据;二是要结合本单位的实际;三是要有明确的目的。
2)会议议题。会议议题一般包括主要领导交办或指定有关部门汇报的问题;下级单位提请讨论决定的问题;上级领导下达的指示;需要各部门贯彻执行的问题等。
(2)会议名称。会议名称是指会议活动的正式称谓，是会议活动基本特征的信息标志。一般例会性质的会议，会议名称都是相对固定的，如董事会、经理办公会、职工代表大会等。
(3)会议议程。会议议程是对会议议题的顺序安排，一般情况下由会议领导者或主办者确定。在编排议程时，应遵循的原则一是要按照议题的轻重缓急编排处理的先后次序;二是对每一个议题应预估所需的时间，并明确标示出来;三是应事先通知与会者，以使其做好准备。
在编制议程时，还应该根据参加会议的主要领导，确定会议的主持人;根据会议的主题确定会议发言人，根据会议的内容和规模，确定讨论形式。
(4)会议时间和日期。会议召开的时间选择，关键是准确把握会议召开的时机问题。会议的最佳时间要考虑到主要领导、嘉宾、报告人能否出席会议，会议的各项组织和准备工作是否能够完成，会议的具体时间考虑周到。
会议的长短应与会议内容紧密相联，要考虑到各项议程是否能够完成;与会者能否充分发表意见;有临时动议的提出和需要的时间等因素。会期的长短还与会议的成本和效率密切相关。因此，在满足需要原则的前提下适当、合理地压缩会议时间，是降低会议成本，提高会议效率的有效手段。
(5)会议地点。要考虑到交通是否方便，环境是否适宜，设备是否能够满足需要，会场大小是否适中，规格是否适当。
(6)会议需要的设备和工具。
(7)会议文件。
(8)与会人员的组成和人数。
(9)与会人员的编组。
(10)会议的食宿安排。
(11)确定会议经费预算。
(12)会议的筹备机构和完成任务的期限。规模较大的会议都要成立专门的会议筹备机构，并明确每项工作的完成期限。根据会议准备工作的各个环节分为若干个小组，一般可将小组划分为秘书组、会务组、宣传组、保卫组、后勤组、财务组等。各小组分工明确，责任到人。服从筹备领导小组的统一指挥，确保会议的准备工作顺利进行。
5.会议筹备方案的拟写
会议筹备方案属于计划性文书，其结构由标题和正文组成。
(1)标题。由会议名称加上“筹备方案”组成。
(2)正文。正文包括会议筹备工作的基本内容、各小组分工和任务的完成期限等。
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