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9.印章及介绍信的管理
(1)印章的管理 1)秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章、单位领导人“公用”的私章、秘书部门的公章。 2)印章的作用：标志作用、权威作用、法律作用、凭证作用。
(2)介绍信的管理：介绍信是用来介绍被派遣人的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。出具介绍信要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。
10.办公设备和办公用品的进货与保管
(1)办公设备和办公用品的接收程序 1)核对货物，如数量不对应立即通知采购部门。 2)接收情况应输入到库存卡的接收项中，并及时更新库存余额。 3)按规定存放好物品，确定物品发放人。
(2)库存保管的措施 1)储藏间或物品柜要上锁，以保证安全。 2)各类物品要贴上标签，标明类别和存放地。 3)新物品置于旧物品的下面或后面;体积大、分量重的放置在最下面;体积小和常用的物品放在较大物品的前面。 4)储藏间要有良好的通风和照明。
11.办公设备和办公用品的库存记录
(1)库存控制卡的内容：项目;单位;库存参考号;日期;最大库存量;再定货量;最小库存量;接收(进货卡);发放(出货卡);余额(库存卡)。
(2)库存记录的目的 1)资金不被不必要的库存占用。 2)空间不被用来储存不必要的货物。 3)监督个人和部门对物品的使用。 4)保持充足的库存。 5)监督偷窃和破坏造成的损失。 6)可利用准确的库存进行估价。
