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(二)示例分析
例文l
会议文件资料的立卷归档
在一次商务会后，新来的秘书面对一大堆会议文件资料不知怎样立卷归档。她把主要文件与一般文件混在一起归档，在编写目录时将本公司部门的与通讯者的混在一起。秘书钟苗看到这种情况后，耐心地告诉她立卷归档的基本程序及注意事项，并手把手地交给她具体的操作步骤。
例文2
某公司日常管理比较混乱，秘书没有将公司会议记录立卷归档，经常发生找不到会议文件资料的事情。一次，公司与合作方经过几次协商，双方签署了一个项目的合作意向。不久，双方约定再次商谈并签订正式文本。然而，当需要签署的意向书时，秘书在自己所保存的文件中无论如何也找不到了。当合作方听说此事后，中止了与该公司的合作。
点评：秘书需要重视文件资料的立卷归档工作。会议文件资料的立卷归档工作要严格遵守档案制度。立卷归档应该根据会议类型和材料多少而定。，
秘书在收齐会议文件后，应及时整理会议相关文件，加工、修改与会人员的讨论稿，根据需要形成决议纪要或会议纪要。会议文件资料的立卷归档原则上是一会一卷，便于日后查找、利用。会议文件资料的立卷归档工作要严格遵守档案制度。及时将与会人员名单、议程汇报的资料、会议记录、会议纪要，会议照片、录像、录音等相关文件资料组卷归档，注意分门别类或按时间顺序装订成册。
(三)工作程序
根据上述文件资料立卷归档的程序介绍，可以将其基本程序简单归纳为：将收集的文件资料进行登记一一向上级总结、汇报情况一甄别整理、分类归卷一卷内文件的排列一卷内文件的编号、编目一填写卷内文件的备考表一案卷标题的拟制一填案卷封面一移交给档案室一清理、销毁不再利用的纸张。
会议文件多属草稿性质或参考性质，并带有保密性，所以会议文件在会后多数应收回。有关会议的文件及原材料、照片、录音磁带等，都是宝贵的资料。会议结束后，秘书应立即收集整理，分类归卷，保存起来。会议档案整理一要及时，二要完整。秘书需要对收回的文件进行登记，并及时向领导作汇报。对重要会议的资料、具有考查价值的文件在处理完毕后，依据其相互的内在联系，迅速进行分类、立卷，建立专门的档案，既方便查找，又可以对下一次会议提供参考。文件资料归档后应由有关人员保管，不要保留在个人手中。
大会文件基本上是按重要程度和时间进行排列的，如开幕词、领导讲话、报告、决议、大会文件、大会发言、书面发言、参考资料、大会的来往文书、通知、纪要等，有关选举方面的文件要单独排列在后边。
按照会议文书立卷归档的要求，每份文件均应保存3份。即一份原稿、两份印稿。重要文件的初稿和历次修改稿的原稿和印稿也各保存一份。大会文件除立卷保存的以外，要再保存若干套印稿，按文件原来编号存放或按问题汇编成册，以备查找利用。为了会后利用方便，对所保存的会议文件应该按问题分类编出卡片，作为索引。
在按照文书立卷的原则和方法将会议文件资料立成案卷以后，应该按照归档制度的具体要求，办理好向档案部门的移交工作。这样，整个会议文件资料的立卷归档工作即告结束。对于整理完毕不再有使用价值的纸张或清退后需要销毁的会议文件、简报等，应先登记造册，然后按规定进行销毁。严禁将会议文件、简报等当废纸出售。
