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第一章会议管理
本章分会前筹备、会中服务以及会后落实3部分，阐述了五级秘书在会务管理中应学会的内容。会前筹备介绍了会议通知、会议证件的制作与发放、预订会议室、确认参会人员的基本知识;会中服务要求秘书了解接站、会议引导、签到工作;会后落实主要涉及安排与会者返程和清退会议文件的内容.由此构成会务管理的初步知识架构。
第一节 会前筹备
学习重点
通过对本节内容的学习，了解会前筹备的相关知识;分析典型案例，掌握工作程序;把握注意事项，查看相关连接的过程形成及对管理会议的初步技能知识掌握，为做好会务服务打好基础。
一、发送会议通知
(一)相关知识
1.会议的构成要素
(1)会议基本要素
(2)会议选择要素
2.会议的主要种类
3.公司常见会议的种类与作用
(1)经理例会
(2)部门员工例会
(3)股东会
(4)董事会
(5)公司年会
(6)客户咨询会
(7)产品展销定货会
(8)业务洽谈会
(9)新产品新闻发布会
4.会议通知的内容
会议通知是以召开某次会议的有关事项为内容的文字信息。一般包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息、报到事宜及有关要求等。会议通知要事项周全、明确、具体;层次分明，条理清晰;语言简明、流畅、朴实。
除此之外，还应包括：
(1)会议相关材料。如果有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随会议通知寄发一份。
(2)回复时需要的信封、邮票等。需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片、信封、邮票等，上面应注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。
(3)有关票证。会议通知中可将会中使用的有关票证(人场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等)与会议通知一并发出。
(4)会议地点、交通工具、线路等。如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路。
会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之问会前沟通的重要渠道。传递会议通知是会议准备工作的重要环节。在做出了召开会议的决定以后，应将有关会议通知信息传递给与会者。
(三)工作程序
1.发送会议通知的方法
在各项会议准备工作基本就绪以后，要尽早发出会议通知，以便与会人员提前做好准备。
(1)口头通知与书面通知
1)口头通知。即当面或用电话通知。小型会议或与会人员集中居住的会议，适用口头当面通知。参加人数较多而发书面通知来不及或不方便的会议，适用电话通知。
2)书面通知。即书面印制的通知或板报、网络上发布的通知。参加人数较多或者比较重要的会议，宜发书面通知。
(2)正式通知和非正式通知
1)正式通知
为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递给有关人员，以示正规和郑重。
2)非正式通知
非正式会议可采用非正式通知，如先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函。也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。
一些会议(如股东大会)在发送通知时应按规定的会议规则行事。发通知的同时应附上一份代理委托书。其他类型的会议如无法出席，也应在必要时授权代理，以保证通过决议时达到所需的法定人数。
2.发送会议通知的程序
发送会议通知的程序具体如下：
(1)明确会议通知发送对象和联系方式一填写会议通知单并准备好相关附件一选择会议通知信息传递方式一确认会议通知是否送达(或收回和处理回执单)。
(2)如果有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份。
(3)书面通知的地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装或漏寄。通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样。
(4)需要回复的会议通知或预备通知还可夹人一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。
(5)对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新。
(6)不管以什么方式发出的会议通知，都应抓住确认回复环节，以确保会议信息能够按时、完整地传达给与会者。
(7)可将会中使用的有关票证(入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等)与会议通知一并发出。
(8)如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路。
(9)会议通知样本要作为档案收存。
