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l 阅文，阅文是秘书办文的一个先决条件。
(1)阅文的基本要求：“四看清”――性质与大体内容;制发与主送机关;缓急与时限;秘密等级与保密时限。
(2)阅文“三法”：
a.泛读法;
b.跳读法;
c.精读法。
2、筛选、传阅
l 筛选的基本要求
必阅件――领导者必须看到的文件，是秘书必须呈送的文件。
批办件――需要领导者审阅和批示的文件。
参阅件――仅供领导者参考的文件和材料。常由秘 书提炼、综合，加写“内容提要”。
l 传阅
(1)传阅文件种类：需领导者阅批、批办、阅知的文件。
(2)传阅方式：直接送传;专人送传;集中传阅。
(3)传阅注意事项：掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小;遵循传阅方位，以秘书部门为传阅的运转轴心，采用“轮辐式”方式，严禁“横传”;掌握传阅情况，防止文件失控。
(4)传阅时应使用规范的传阅单。
3、拟办、批办
“需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。”(《国家行政机关公文处理办法》)
l 拟办与批办的区别和联系
――拟办，是秘书部门或秘书人员对需要办理的来文提出办理的意见和建议，供领导批办时参考。对于秘书来说，“拟办”是在办文工作中体现“辅助管理”职能的重要环节。
――批办，是指机关负责人根据文件内容和拟办意见，对文件的办理作出批示。它是承办的主要依据。批办属于文书处理中的决策活动，一般由机关领导人负责;有些文件的批办也可由秘书长或办公厅(室)主任负责。秘书的工作是辅助领导搞好批办环节。
l 拟办件的种类和拟办意见的几种签署形式
阅知件――不需办理;内容重要;领导阅知，交有关部门办理即可
阅示件――领导阅批后传达办理;部分领导研究处理;领导集体研究
阅办件――提出办理意见;转部门办理;事情重要待汇报
建议件――下级报告未要求批转但似应批转;下级报告要求批转但似不必批转
l 批办意见的内容：
该文由何单位(部门)、何人负责办理;
如何办理、办到何程度;
对下级请示予以答复的原则性意见;
重要文件和急件的办理时限;
需两个以上单位(部门)或人员办理时，应批明主办单位或主办人。
