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(二)秘书的文档管理工作
※※※公文的发文程序
1、 交拟、拟稿：
l 交拟时，交拟人和执笔人均必须透彻地搞清4方面内容，即拟文的背景、依据、意图、要求。
l 拟稿时，注意讲究语法、字斟句酌;讲究逻辑、表达准确;讲究格式、遵规循俗。
2、审核、签发：
l 审核，主要是抓住文稿内容、体式、行文规则，进行综合审查与核定。
l 签发，是指机关领导人对已审核的文稿进行审批，签署表示核准发出的意见。它是文稿形成定稿的最后环节，是保证公文质量的最后关口。因此也是制发公文的决定性环节。签发的关键是时间问题，及时签发对文书极为重要。
3、印制、校对
l 印制工作要求：内容准确;格式规范;页面整洁;字迹清楚;美观大方，便于阅读和保管。
l 校对工作要求：校对人员必须严肃认真、一丝不苟。
4、用印、登记
l 发文用印要注意：确认有领导人签字并且适合规定;盖印份数必须与原稿上标明的相同;印章要盖得规范。
l 发文登记要注意：对准备发出的公文作统一记载，一般应使用《发文登记簿》或一文一页登记表，以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。
5、封发、传递
l 封发，即装封发出，分5个步骤。
l 传递。根据文件密级高低和缓急时限的不同，采用合适的渠道和方式进行传递。
发文回执(发文回签单)
