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第5部分 秘书的日常工作
一、办公室的布局与布置
一、办公室环境对工作效率的影响
• 1.作业方面：办公环境对秘书人员的器官功能，知觉感受，体力消耗，心理反应都有直接影响。
• 2.生理方面：环境条件会引起生理反应。办公环境不适宜，会增加秘书的体力消耗，体力消耗过多则生疲劳，疲劳生则工作兴趣减低。兴趣低，工作效率必随之递降。
• 3.心理方面：办公环境的不适宜，会引起秘书对工作厌烦的心理反应。心理厌烦导致人的精神苦闷及抑郁和怒怨之感。这种心理反应自然降低工作效率。
二、办公室的布局原则
高效方便
整洁美观
和谐统一
安全舒适
三、办公室布局形式
(一)开放式布局。
―将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各“工作单元”中开展工作。
―大办公室(约40平方)
―注重人员整合
―开放式办公室的布置
※※桌位排列“宜人”、“宜工”
• 使用同一大小的桌子，可增进美观，并促进职员的相互平等感。
• 桌位之间应留有一米左右的距离。勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。
• 使全体职员的座位面对同一方向，尽量不面对面。
• 主管座位应位于部属座位之后方，使主管易于观察工作地点发生的事情。
※※减少人员的移动
• 令室内人员分布与工作流程相适应，采用直线对称布置，
(工作流程设计应成直线，避免倒退、交叉与不必要的文书移动。)
• 相关的部门，应置于相邻的地点，并使性质相同的工作便于联系。
• 将有许多外宾来访的部门，置于入口处，使访客对其它部门的干扰降低。
※※办公设备的放置
• 档案柜与其他柜子高度一致，以增进美观。
• 常用的设备与档案，应放置在就近且便利的地方，切勿将所有档案，置于墙角处。
• 计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。
• 将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散精力及造成拥挤之处。
※※办公区域的功能划分
• 应保持公共空间和私人空间的独立。区分 工作空间与休闲、会客空间。
• 倘可能，应设专门休息处，作为公余作息、自由交谈及用午膳的处所。
※※预留空间，适应未来的变化
• 采用屏风当墙，因其易于架设，且能随意重排。
• 应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。
装设充分的地板电源插座，使办公室设备与机器够插用。
