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秘书考试(四级)复习笔记之办公日常事务案例分析
案例分析
案例一
某家大型广告公司为了庆祝公司成立十周年，计划届时举办一个庆祝大会及大型招待会，邀请上级部门领导和各方客户出席。并为此临时成立了一个筹备小组，公司办公室章主任是筹备小组的负责人。章主任首先作出了大会的议程安排，并对接待的各个环节进行分析，把接待人员分成如下几组：签到组、贵宾接待组、一般来宾接待组、确定接待人数。然后聘请专业的礼仪教师来对公司所有计划参与接待的人员进行分组培训。最终这次活动举办得很成功。
点评：举办大型活动，礼仪接待是很重要的工作。一定要有计划，有明确的组织分工。实现的培训也是必要的。因为公司员工对于专门的接待礼仪不一定都熟悉。
案例二
一次某公司秘书李默代表他的上司去机场迎接外地一家公司的考察团。见面之后，李默安排对方代表团团长坐在小轿车的右后座，可是团长不干，他自己拉开前面的车门，做到了司机的身边。李默觉得很为难。按照礼节的规矩，领导应该坐在小轿车的右后座，那个座位既方便上下车，又比较安全。可是让客人再站起来挪到后面也似乎不合适。
点评：确实有些人喜欢坐在前排副驾驶座，遇到这样的情况，秘书可以灵活处理，不必非让客人挪动，只需提醒客人系上安全带即可。提醒司机要加倍小心，掌握好速度，不可太快。
案例三
著名作家张洁在她的长篇小说《只有一个太阳》中，描写了我国一个代表团在出国访问时的种种让人哭笑不得的言行举止，其中一段写邀请国的一个科学院院长在他祖传的古堡里请客，不学无术的代表团团长、副团长以及秘书因为没有丝毫文化修养，丢尽人格而不自知。
点评：作家批评我们某些国民的无知以及修养上的粗俗，说明有些人在交往中缺少对人的尊重与自尊。从根本上说，讲究各种礼节的目的是为了让每个人都得到尊敬，让每个参与者都感到愉快。
案例四
某公司秘书赵倩陪同来访客人观看文艺节目的时候，没有关闭自己的手机，她只是把手机调到“振动”模式，她怕上司有急事找她。结果演出中真的来了两次电话。赵倩赶快接通电话，她尽量用小声说话。但是当她挂断电话时，前排的观众还是回过头来瞪了她一眼。
点评：赵倩的举动还是有问题，尽管把电话调到了“振动”模式，但是接电话确实也会影响到周围的观众。赵倩可以等看完演出或中场休息时再处理电话的问题;实在怕误事，可以发短信。来源于考试大
案例五
秘书王琳今天来得比往日都早，她准备利用公司许总出差之际为许总归来后创造一个舒适温馨的工作环境。
她打开窗帘，打开空调，调节好办公室的温度、湿度。之后将窗台、办公桌、电脑……凡目光可及的地方都细细的擦过;饮水机里的水不多了，应该和送水公司联系一下，储备的办公日用品也应该再补充;应该再去买点书法绘画之类的物品装饰一下墙面……她想好好美化这里的办公环境，不仅给许总，也要给来访的公司内外的客人一个良好的印象。
点评：在企业中，秘书可能与上司在一个办公室，也可能自己拥有一个办公室。秘书应该重视对办公室的设计、布局、布置及工作环境的美化。环境美化主要是指工作场所选择适当，布局合理，布置现代化，既适应工作的需要，又有益于工作人员的身体健康。
