2013年秘书资格四级考试复习笔记（14）

　　三、电话工作

　　(一)通话工作的内容

　　包括:打电话、接电话和作电话记录。

　　1、接打电话: 熟悉接打电话的礼仪和接打电话的要领。

　　2、电话记录

　　它包括五个部分:即来话时间(年月日时分)、来话单位姓名、对方电话号码、来话内容、处理意见和记录人署名(复述、核对)。

　　3、传话:问清收话人姓名、职务、电话号码。

　　(二)通话工作的要求

　　1、礼貌热情

　　2、作好记录

　　3、收话后,必须马上解决问题

　　4、不属于职权范围内的事,不随便应允或反驳

　　四、保密工作

　　信息保密是秘书人员的基本和重要的职责,是保卫国家,组织利益的起码的要求。

　　一个组织的保密工作是从本单位的安全和利益出发,将秘密信息控制在一定的范围和时间内,防止被泄露和利用,使其自身价值得到充分有效的实现而采取必要手段与措施。

　　从载体上分,信息的安全及保密工作通常包括:

　　*口头信息的安全及保密工作

　　*纸面信息的安全及保密工作

　　*电子信息的安全及保密工作

　　(一)秘书在保密工作中需要注意的几个方面

　　(1) 文件保密。做好接收、传递、保管工作。

　　(2) 会议保密。不能随意扩散和泄露。

　　(3) 科技保密。

　　(二)做好特定信息的保密

　　1、人事信息

　　2、财务信息

　　3、产品信息

　　4、客户信息

　　五、接待工作

　　接待工作可分内宾接待和外宾接待

　　(一)内宾接待

　　1、掌握来宾情况 。如所属民族、职务、性别、人数、所乘车船班次、时间和大体意图。

　　2、指定专人负责落实各项安排。

　　3、搞好迎送、食宿和日常服务。

　　4、了解来访目的，给予必要帮助。

　　5、接待来宾应持的态度。

　　(二)外宾接待

　　1、来宾的性质

　　2、外宾接待工作的内容,这是具有高度政策性的工作。

　　3、做好各项接待准备工作 ⑴物质准备(吃住外) ⑵人员准备 ⑶资料准备 ⑷信息准备 ⑸政策准备

　　4、安排好生活服务

　　5、做好宣传报道和安全保卫工作

　　6、宴请与赠送活动

　　7、要安排好外宾的会见

　　8、做好经费结算与接待工作总结 ，无遗忘携带之物

　　(三)送行

　　六、出差期间的单位工作安排

　　出差期间的秘书工作，应按领导意见与指示、处理有关的事项。

　　七、陪同

　　1、陪同准备

　　2、物质准备

　　3、资料准备

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