2013年秘书资格四级考试复习笔记（13）

　　秘书考试(四级)复习笔记之办公室日常事务

　　第一节 办公室日常事务

　　一、值班工作

　　(一)值班的任务和作用

　　值班大致设立值班室,值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。值班室的任务主要有以下几个方面:

　　1、办理领导交办的有关事项

　　2、下班后和放假期间的文件和事务处理

　　3、来访接待工作

　　4、沟通上下级通讯联系

　　5、记好当天大事记 (三项记录:电话记录、接待记录、值班日记)

　　(二)对值班室与值班人员的要求

　　值班室要制定严格的岗位责任制,做到职责分明,奖罚分明。 值班人员必须做到以下几点:

　　1、服务的精神和高度责任心

　　2、要提高警惕,遵守值班纪律

　　3、认真做好保密工作

　　4、接待来访来电要热情

　　5、要认真学习业务知识,提高业务水平

　　6、填写值班日志,做好交接工作

　　(三)值班日志与交接班

　　填写值班日记应注意以下事项:

　　1、填写值班者的姓名和值班时间

　　2、填写值班记录做到内容简明扼要,语言规范,字迹清楚,不加评论,不带个人感情,实事求是。

　　3、注意做好交接班工作

　　二、印章及介绍信的管理工作

　　印信和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。

　　(一)印章

　　秘书部门掌管的印章主要有三种:单位印章(含钢印);单位领导人“公用”私章;秘书部门的公章。

　　作用: (1) 标志作用 (2) 权威作用 (3) 法律作用.(4) 凭证作用

　　(二)介绍信

　　(三)印信注意事项

　　1、印信的刻制

　　2、印章启用前应备文通知有关部门

　　3、保管者不得委托他人代管

　　4、盖章要端正,清晰

　　5、盖章要领:把握标准,印泥适度,用力均匀,落印平稳。

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