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秘书五级考试重点整理:事务管理(4)

|0·2013-03-18 17:26:29浏览0 收藏0
摘要 秘书五级重点知识:事务管理

  10.协助处理其它事项:包括协助同事印制名片;协助预订桶装饮用水;协助做好考勤工作。

  11.办公用品与设备的使用和管理:

  (1)常用办公用品介绍:有5类,分别为:纸簿类、笔尺类、装订类、归档用品、办公设备专用易耗品。纸簿类与笔尺类是要保持充分供应的,而有些有保质期的产品则不应大量购买,如办公设备专用易耗品类。

  (2)办公用品领用申请表:包括领用部门、申请领用物品的名称与数量、领用人签名、主管签名、发放人签名、日期等内容。

  (3)发放办公用品的工作程序:

  ①审核物品领用申请表(无论任何人领取办公用品都必须填写领用申请表,务必填清楚领用物品的相关项目,申请表一定要有部门领导签字才能生效)

  ②发放物品(发放的物品名称与数量必须与申请中的一致)

  ③更新库存记录,备案清单(物品发放后,秘书必须及时更新库存记录,记下新的余数以便能够及时掌握物品的供应状况)

  (4)发放办公用品时的注意事项:

  ①由专人发放;②发放时间应遵循单位有关规定;③发放时必须依据事先填写好的物品需求单;④紧急需要物品时必须有相应的程序处理;⑤制作备案清单,清点核实发放办公用品;⑥对重要部门可实行倾斜政策,优先改善这些部门的环境与条件。

  12.办公设备的使用:传真机、复印机、打印机、碎纸机的使用与维护,同学们自己看看书。

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