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1. 通用公文的制发程序：又叫发文办理。发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
2. 草拟就是拟写公文草稿;审核就是对公文文稿进行审查核定;签发就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发;复核就是再一次对公文制发的工作环节进行审查核对。
3. 通用公文的格式要素可划分为眉首、主体、版记三部分。红色反线以上的要素统称为眉首;红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;主题词以下的各要素统称版记。
4. 眉首包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程序、发文机关标识、发文字号、签发人和红色反线。
5. 公文份数序号：是将一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版面左上角第一行。至少不低于两位数。