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1) 档案阅览室阅览制度的制定
在写作档案阅览室阅览制度时，一方面要注意“制度”的格式，遣词用语;另一方面，在内容上，要着重写入档案利用者的义务，例如，查阅档案时，严禁在档案上做标记，严禁在阅览室内吸烟、喝水等，都应该写入阅览制度。
2) 填写档案代理卡
为了便于库房管理人员掌握档案流动情况，需要填制一种卡片并放在档案原来存放的位置上，这种卡片称为“代理卡”或“代卷卡”。
档案调出库房时，填写档案代理卡是十分必要的。如果从出库登记和借出登记簿上查找调出档案，费时费力，如果有了档案代理卡，一看就可以知道档案的去处。