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2013年三级秘书讲解:事务管理

|0·2012-12-20 18:21:18浏览0 收藏0

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摘要 2013年三级秘书讲解:事务管理

  1、礼宾次序确定步骤

  亦称礼宾序列,是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次,所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。

  (1)确定礼宾次序方案

  (2)提前通知有关各方

  (3)按礼宾次序排列座次、名次、出场次序

  2、安排涉外迎送工作程序

  (1)确定迎候人员

  (2)准备迎宾的物品

  (3)见面讲究礼节

  (4)送行前的拜访

  (5)安排送行仪式

  3、会见会谈工作程序

  会见也叫礼节性会晤,通常是半小时左右,属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判,是双方或多方为各自利益,就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等,专题性较强。

  (1)约定

  (2)通知对方有关事项

  (3)准备工作:背景资料、会见场所布置、人员安排

  (4)迎接客人

  (5)会见、会谈

  (6)送别客人

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  4、西餐礼仪

  (1)赴宴前的准备

  1)接到邀请后,要看清请柬的各项内容

  2)如果决定接受邀请并已答复主人,就不要轻易改变

  3)到别人家赴宴需要带礼物

  4)要根据请柬上的要求选择赴宴的服装

  5)要准时赴宴

  (2)西餐的座次安排

  主客间隔而坐,男女间隔而坐,夫妻分开而坐

  (3)入席、退席礼节

  1)客人要在主人的带领下顺序入席

  2)入座后,腰挺直,背部微靠在椅背上,双手放在膝盖

  3)暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上

  4)主人把餐巾放在盘子旁边,意味着结束进餐,其他人应该也把餐巾放在桌子上,随女主人退席

  (4)餐具的使用方法与席间礼节

  1)左手持叉,后手持刀,胳膊肘不要上桌

  2)吃鸡、虾、鱼的方法

  3)吃面包时要掰下一小块,涂上黄油,放入口中

  4)吃意大利面条的方法

  5)吃水果的方法

  6)喝咖啡或茶的方法

  7)每道菜吃完,要把刀叉并排放在盘内

  8)进餐速度应该与大家一致

  9)谈话声音一定要轻

  (5)西餐的饮酒礼仪

  1)上菜次序:汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡

  2)上酒次序:宴会开始前的鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一起上

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  5、招待会的礼仪

  (1)招待会的请柬:表明时段、不需要客人回复

  (2)冷餐会的礼节:按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益

  (3)酒会的礼节:要以恰放的方式把自己介绍给陌生人,要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中,聊天时要照顾到所有在场者,不要大声喧哗

  6、不同办公模式的特点

  (1)在家办公。优点:节省办公室空间和资金,节省花费的时间,更灵活的管理自己的时间,减少交通的拥挤、污染和费用。缺点:需计算机和电话以保持联系,有的缺乏适宜的办公环境,增加了组织监督、管理和控制工作人员工作的难度,同事之间交流减少,减少了与专业人员及社会的联系。

  (2)弹性时间。优点:时间灵活,更好的安排工作时间,提高效率。缺点:难以监督员工

  (3)远程工作。优点:减少总部办公空间的开销,工作时间更灵活。缺点:加大了对员工监督和控制的难度。

  (4)虚拟办公。优点:减少工作空间和办公用品的耗费,信息能够存储、归档和通过计算机网络发送。缺点:难以控制任务和信息的质量,难于管制网络以及信息的安全保密。

  (5)兼职工作。优点:兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作,充分发挥自己的专长。缺点:控制和监督员工较难,难以控制工作量及报酬。

  (6)定期合同制。优点:能灵活聘到优秀人员,这些人工作有动力,效率高。缺点:难以控制员工对企业的忠诚,缺乏工作保障。

  (7)交替工作。优点:能激励工作人员。缺点:交接不当,会出现工作混乱。

  (8)临时办公桌。优点:节省资金也节省了员工的时间。缺点:员工缺乏归属感,不能得到充足的信息,降低工作效率,也难于被管理。

  7、改进办公事务工作程序

  (1)定义一个需要加以分析和改进的流程

  (2)确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价

  (3)寻找所存在问题和差距的原因

  (4)根据以上分析提出可行的改进方案

  (5)实施改进方案

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  8、改进办公事务的流程

  (1)确定问题

  (2)分析有关资料

  (3)确定造成问题的可能的原因

  (4)提出可能的解决方案

  9、上司交办事项督查的程序

  直接为上司服务、为实施上司的决策和实现上司决策的目标而进行的一项工作

  (1)上司向有关督查人员授权转承催办

  (2)很大一部分转交各有关人员具体承办

  (3)有些又上司指导督查人员亲自承办

  (4)转交办的事项要及时催办

  (5)督办人员要对转交办事项深入的检查

  (6)上司交办事项办理完毕

  (7)办结回告

  (8)对办结回告进行审查评估

  (9)立卷和归档

  10、制定采购预算方案程序

  (1)确定预算的核算基数

  (2)进行市场调研

  (3)确定采购产品的种类及型号价格

  (4)编写预算方案

  (5)征求意见,完善方案

  11、信息反馈的工作程序

  将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集、再处理、再传递的过程。目的是检查输出信息的真实性;对信息传递进行检验与调整;为决策提供依据。

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