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1)消防档案是消防安全重点单位的“户口簿”。消防档案记载着单位的基本情况和有关消防安全管理的各种文献、资料，便于单位领导、有关部门、公安机关消防机构以及与消防安全管理工作有关的人员熟悉情况，为领导决策和日常工作服务。日常工作中，可以把消防档案与现场检查结合起来，作为上级机关、主管单位、公安机关消防机构考核单位开展消防安全管理工作的重要依据;发生火灾时，可以为调查火灾原因，分清事故责任、处理责任者提供佐证材料。此外，消防档案还可以为研究防火、灭火材料、修改消防技术规范、修订消防操作规程等工作提供第一手资料。
2)消防档案是单位检查相关岗位人员履行消防安全职责的实施情况，评判专(兼)职消防(防火)管理人员业务水平及工作能力的一种凭据，有利于强化单位消防安全管理工作的责任意识，推动单位的消防安全管理工作朝着规范化、制度化的方向发展。