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(三)职业健康安全与环境管理体系文件的编写
职业健康安全与环境管理体系是系统化、结构化、程序化的管理体系，是遵循PDCA管理模式并以文件支持的管理制度和管理办法。体系文件应遵循的原则是：标准要求的要写到、文件写到的要做到、做到的要有有效记录。
1.文件的特点
(1)法规性——组织的丈件是内部的法规，写到的就应做到，具有强制性，各级人员都应执行，从而实现有法可依，有章可循;
(2)系统性——文件系统有明确层次，有明确的目的、责任、范围、逻辑关系和接口，体现各活动的策划、实施、检查和处置的要求;
(3)证实性——文件规定了活动的要求和记录的方法，为管理体系提供了活动和结果的证据;
(4)可操作性——作为逻辑形成独立单元的文件能清楚表明要求和意图，不需要过多的其他解释;
(5)不断完善性——文件的编制和使用是一个动态过程，即在使用过程中能不断的发现策划的不足，应随各种因素的变化提出新的策划和改进的要求，将好的思想规定下来，并形成文件，以利于保持;
(6)体现方式的多样性——文件可以用文字表示外，还可以用表格流程图和其他图形表示，随着计算机在组织中的推广应用，电子媒体的文件形式被越来越多的应用;
(7)符合性——文件应符合标准的要求和组织的实际情况。
2.文件的编写原则
(1)文件应便于执行，简明扼要，通俗易懂，做到内容与实际相结合，切忌生搬硬套;
(2)要努力做到管理体系文件的一体化，使质量体系、环境管理体系和职业健康安全管理体系各类文件有机结合，可以降低组织的管理成本，大大改善管理绩效;
(3)文件的描述应能清楚地表示部门之间、活动之间的顺序与接口关系，避免文件之间内容重复和相互矛盾。
3.程序文件编写的内容和一般格式
(1)程序文件要针对需要编制程序文件体系的管理要素;
(2)程序文件的内容可按“4W1H”的顺序和内容来编写，即明确程序中管理要素由谁做(who)，什么时间做(when)，在什么地点做(where)，做什么(what)，怎么做(how);
(3)程序文件一般格式可按照目的和适用范围、引用的标准及文什、术语和定义、职责、工作程序、报告和记录的格式以及相关文件等的顺序来编写。
4.作业文件的编制
作业文件是指管理手册、程序文件之外的文件，一般包括作业指导书(操作规程)、管理规定、监测活动准则及程序文件引用的表格。其编写的内容和格式与程序文件的要求基本相同。在编写之前应对原有的作业文件进行清理，摘其有用，删除无关。
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