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“碎片时间”是互联网时代的一个显著特征,且随着移动互联网的无远弗近、无孔不入而成为令企业管理者颇感无力的一种现象:员工的工作时间和进度被短信、微信、微博等即时通信工具以及网购等碎片化了,从而导致注意力分散,工作效率低下。
碎片时间往往还会变成员工交流“内部信息”、发泄对公司不满,以至于形成巨大负能量的一个时间差。而完全制止员工在上班时间内上网、发微信、刷微博,收效甚微且会引起员工反感。同时,碎片时间的利用价值也往往被企业和员工忽视。
既然“碎片时间”已成为互联网时代不可逆转的趋势,与其进行强制控制,不如转变理念和思路,在适度控制的基础上对员工进行碎片时间管理的方法引导。并且从管理的角度对员工碎片时间进行有效集成和模式创新,挖掘碎片时间的人力资源价值创造能量,这不仅必要而且成为可能。
首先,适度控制和正确引导。比如建立内部公共信息和交流平台,对员工的碎片时间进行适度监控;优化办公环境,如设置开放式的办公间,营造高效工作氛围;强调工作纪律,引导员工的工作任务不被碎片化。
其次,引导员工学会碎片时间管理,使碎片时间有效化、价值化。国外对碎片时间管理已经有一些研究,一些方法论我们也可借鉴。如填补法,即在空白的零碎时间里加进充实的内容,这要求员工提高计划性,列出“琐碎事务清单”,把一些可以利用5分钟、10分钟内完成的工作列出清单,如回邮件、整理名片、查阅资料等,并做到“日清日毕”,如此,碎片时间就变得有价值了。合并法,化零为整提高效率,通过调整事情的完成顺序,减少因频繁切换工作任务而产生大量碎片时间,或把可能会出现的多个时间碎片集成为一段较完整的时间段,用来做一件较大的工作任务。并行法,在一段时间内根据时间碎片出现的状况,同时穿插做两件事。如在和客户进行反复沟通讨论时,在等待对方回复时可抽空写几页PPT,等等。
第三,利用碎片时间进行人力资源微管理,如微学习、微培训、微分享、微沟通、微认可……员工的午餐前后、上下班路上、工作任务切换时等产生的碎片时间,可以利用来进行微学习、微创新,如一起讨论公司的某一个案子,提出合理化建议等。还可以把碎片时间当成企业文化沟通很重要的一个方式。沟通无极限,利用碎片时间可以实现管理者和员工的有效沟通,以及引导员工进行有效沟通,培育、聚合正能量的文化气场,化解负能量。
第四,适应碎片化工作趋势,进行人力资源管理模式创新,发掘碎片时间的人力资源价值创造能量。这至少包含以下几个创新模式:一是可以借助互联网,把一件完整的工作分解成微小的任务分配给不同的人,使大家利用碎片时间,通过共享和协同机制共同完成一件大任务。维基百科在全球有几十万个编辑,这些编辑都是利用碎片时间在一个工作平台上协同完成工作的。
二是整合碎片化时代产生的碎片资源,如碎片信息、碎片知识,形成一个大的信息和知识资源系统,建立内部信息和知识分享平台。如企业要进行某方面的业务培训,就可整合员工分享的碎片信息和知识,整理成为本企业的培训教材。
三是通过集成外部碎片时间进行人力资源外包新模式,不求人才为我所有,但求人才为我所用。小米手机能把客户当员工,很重要的是利用了客户的碎片时间为企业提合理化建议,这既是一个商业模式创新,也是一种人力资源外包模式创新。把无数个客户的微创意整合在一起,就是一个大创意。当然,这是在信息和知识共享的互联网时代里,人力资源管理者面临的又一个新课题,即如何利用外部资源,进行人力资源跨界管理。
要让员工的碎片时间有效化、价值化,发掘碎片时间的人力资源价值创造能量,背后的动力则来自企业的全面认可激励机制。