审计师行业动态：审计署太原特派办多措并举加强管理 确保档案安全完整

为切实消除各种风险隐患，进一步筑牢档案安全防线，确保档案安全完整，审计署太原特派办落实落细落小日常管理，突出“三个重点”，把好“四个关口”，紧盯“五个环节”，持之以恒、毫不松懈地抓好档案安全工作，取得了好的成效。

一、突出“三个重点”，确保排查做实做细

档案安全是档案工作的重中之重，近年来太原特派办高度重视，每年年初安排专人制定档案工作计划，特派员把关审核并反复要求切实把档案安全排查做实做细、落实到位。对此，该办突出抓好“三个重点”的检查：一是重点检查防水、防电工作。安排专业水电人员对档案室内电线线路、灯具、电器、插座等进行全面检修，对档案室内给排水管、上下水管等予以逐一排查，及时更新存在风险隐患的线路、插座、灯具、排水管等。二是重点检查防火、防盗、防爆工作。聘请专业消防人员检查防火安全设施是否正常，安排专人检查档案室防盗门、监控设备功能是否正常，及时清理易燃易爆物品等。三是重点检查防霉、防虫、防尘和防泄密工作。严格控制档案室温度和湿度，及时实施防霉变、虫蛀尘污处理，对照档案清单逐一清点核对实物等，确保档案安全管理不留死角、万无一失。

二、把好“四个关口”，确保档案安全完整

该办先后建立了档案保密、查询、借阅等各项规章制度，并结合实际不断完善，切实把好“四个关口”的安全：一是把好立卷归档程序关。严格执行“谁审计、谁立卷”的原则，实行立卷归档责任制，及时提醒催交、严格限定时间，确保所有档案全部及时归档。二是把好案卷质量验收关。由专职档案员逐卷逐项检查，验收合格后由处室兼职档案员填写移交清册，交由档案室存档。三是把好案卷流转审核关。案卷出库须填报借阅卡，逐笔填写档案借阅记录，同时不定期梳理借阅记录，及时催收，确保档案安全管理真正贯穿于档案接收、保管、利用等各个环节。四是把好档案工作交接关。以人员岗位变动时档案工作交接为契机，采取清单管理、账物核对等方式对档案集中进行全面梳理检查，确保档案安全完整。

三、紧盯“五个环节”，确保数字化安全可靠

该办高度重视档案数字化全过程的监督管理，严格遵照“安全第一、预防为主”的原则要求，紧盯“五个环节”的监管：一是紧盯外包服务商的审核选用环节。按照国家有关规定严格审核把关，审慎选用具有相关涉密资质的专业公司承担档案数字化外包服务。二是紧盯数字化加工人员的保密教育环节。进场工作之前，即与相关人员逐一签订安全保密协议，认真实施安全保密教育;进场工作时，认真核实相关人员身份证明、政审材料和公安部门出具的无犯罪记录证明。三是紧盯数字化加工场所的实时监控环节。选择可控、独立、可封闭的房间作为档案数字化加工场所，并配备视频监控设备实时监控，确保档案暂存处、数字化加工工位、数据导出端及门窗等无监控死角，并定期对视频监控数据进行回放检查。四是紧盯数字化加工设备的安全防护环节。安排专业人员，将扫描用计算机、扫描仪等加工设备中不必要的USB接口、蓝牙等信息输出装置及端口全部实施封闭，并将档案数字化加工网络与其他网络物理隔离，确保加工设备安全可靠，不留任何风险隐患。五是紧盯数字化加工场所的定期巡查环节。定期巡视检查扫描进度、存储介质管理、档案实体保护等情况，防止档案实体受损、丢失，以及擅自复制、留存、使用档案信息等。

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