会计从业资格《电算化》知识点：记录单的使用

记录单的使用(★★★)

(一)记录单的概念

记录单又称数据记录单，是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。

(二)通过记录单处理数据清单的记录

1.通过记录单处理记录的优点

通过记录单处理记录的优点主要有：界面直观，操作简单，减少数据处理时行列位置的来回切换，避免输入错误，特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加、查找、修改或删除。

2.记录单对话框的打开

打开“记录单”对话框的方法是：输入数据清单的列标志后，选中数据清单的任意一个单元格。

(1)Excel2003：点击“数据”菜单中的“记录单”命令。

(2)Exce12013：功能区默认没有“记录单”命令，可通过单击以自定义方式添入“快速访问工具栏”中的“记录单”按钮来打开。也可自定义添加入“功能区”。

Excel 2003

Excel 2013

对话框：

打开记录单对话框以后，只能通过“记录单”对话框来输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据，无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。

3.在“记录单”对话框中输入新记录

在记录单对话框中，单击“新建”按钮，录入数据后按回车键或单击“新建”按钮，新记录将被加到数据清单最后一行。

在数据录入过程中，如果发现某个文本框中的数据录入有误，可将光标移入该文本框，直接进行修改;如果发现多个文本框中的数据录入有误，不便逐一修改，可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有输入，光标将自动移入第一个空白文本框，等待数据录入。

4.利用“记录单”对话框查找特定单元格

在记录单对话框中，单击“条件”按钮，录入查询条件，单击“上一条”或“下一条”按钮，符合条件的记录将分别出现在对话框相应列后的文本框中，“记录状态”显示区相应显示记录的次序数以及数据清单中记录的总条数。

这种方法尤其适合于具有多个查询条件的查询中，只要在对话框多个列名后的文本框内同时输入相应的查询条件即可。

5.利用“记录单”对话框核对或修改特定记录

查找到待核对或修改的记录后，在对话框相应列后文本框中逐一核对或修改。在确认修改前，“还原”按钮处于激活状态，可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有修改。

6.利用“记录单”对话框删除特定记录

在记录单对话框中，单击“删除”按钮。记录删除后无法通过单击“还原”按钮来撤销。

【例题·判断题】打开记录单对话框以后，仍可以直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。(　)

『正确答案』×

『答案解析』打开记录单对话框以后，只能通过“记录单”对话框来输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据，无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。

【例题·单选题】如果发现多个文本框中的数据录入有误，不便逐一修改，可单击(　)按钮，光标将自动移入第一个空白文本框。

A.新建

B.删除

C.还原

D.条件

『正确答案』C

『答案解析』如果发现多个文本框中的数据录入有误，不便逐一修改，可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有输入，光标将自动移入第一个空白文本框。