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在数据清单下,可以执行排序、筛选、分类汇总、插入图表和数据透视表等数据管理和分析功能。
(一) 数据的排序
数据的排序是指在数据清单中，针对某些列的数据，通过“数据”菜单或功能区中的排序命令来重新组织行的顺序。
1.快速排序
(1)在数据清单中选定需要排序的各行记录;
(2)执行工具栏或功能区中的排序命令。
需要注意的是，如果数据清单由单列组成，即使不执行第一步，只要选定该数据清单的任意单元格，直接执行第二步，系统都会自动排序;如果数据清单由多列组成，应避免不执行第一步而直接执行第二步的操作，否则数据清单中光标所在列的各行数据被自动排序，但每一记录在其他各列的数据并未随之相应调整，记录将会出现错行的错误。
2.自定义排序
(1)在“数据”菜单或功能区中打开“排序”对话框;
(2)在“排序”对话框中选定排序的条件、依据和次序。
1.由于数据清单的第一行一定是字段名，而字段名是不参与数据排序的，所以在进行设置过程中,为避免字段名也成为排序对象，在“排序”对话框中应选中“有标题行”(Excel2003)或“数据包含标题”(Excel2013)。
2.文本字符可以选择按字母和笔划排序。
3.整个数据清单或所选定的数据区域将按主要关键字进行排序,主要关键字相同的行按原顺序相邻排序。如果指定了次要关键字,则主要关键字相同的行按次要关键字继续进行排序。
【例题·多选题】有关排序的说法不正确是( )。
A.只有数字类型可以作为排序的依据
B.只有日期类型可以作为排序的依据
C.笔画和拼音不能作为排序的依据
D.排序规则有升序和降序
『正确答案』ABC
『答案解析』数字类型、日期类型都可以作为排序的依据，笔画和拼音在高级排序中也可以作为排序的依据。
(二)数据的筛选
筛选后的数据清单仅显示那些包含了某一特定值或符合一组条件的行，暂时隐藏其他行。通过筛选工作表中的信息，用户可以快速查找数值。用户不但可以利用筛选功能控制需要显示的内容，而且还能够控制需要排除的内容。
1.快速筛选
使用快速筛选的操作步骤为：
(1)在数据清单中选定任意单元格或需要筛选的列;
(2)执行“数据”菜单或功能区中的“筛选”命令，第一行的列标识单元格右下角出现向下的三角图标;
(3)单击适当列的第一行，在弹出的下拉列表中取消勾选“全选”，勾选筛选条件，单击“确定”按钮可筛选出满足条件的记录。
2.高级筛选
高级筛选是针对复杂条件进行的筛选。它要求在数据清单以外的区域单独设置所需的筛选条件,且该条件区域与数据清单之间至少要空出一行或一列。筛选条件区域至少为两行,第一行设置筛选条件的字段名,该字段名必须与数据清单中的字段名完全匹配。多个条件若在同一行表示“与”的关系,在不同行表示“或”的关系。
使用高级筛选的操作步骤为：
(1)编辑条件区域;
(2)打开“高级筛选”对话框;
(3)选定或输入“列表区域”和“条件区域”，单击“确定”按钮。
3.清除筛选
对经过筛选后的数据清单进行第二次筛选时，之前的筛选将被清除。
【提示】在Excel 2013中，也可以点击“清除”。
【例题·多选题】数据的高级筛选中，在设置筛选条件时，说法正确的有( )。
A. 同一行表示“或”的关系
B. 不同行表示“或”的关系
C. 同一行表示“与”的关系
D. 不同行表示“与”的关系
『正确答案』BC
『答案解析』高级筛选设置的筛选条件，几个条件在同一行上是“与”的关系，在不同行上是“或”的关系。
(三)数据的分类汇总
数据的分类汇总是指在数据清单中按照不同类别对数据进行汇总统计。分类汇总采用分级显示的方式显示数据，可以收缩或展开工作表的行数据或列数据，实现各种汇总统计。
1.创建分类汇总
(1)确定数据分类依据的字段,将数据清单按照该字段排序。注意
(2)打开“分类汇总”对话框。
(3)设置采用的“汇总方式”和“选定汇总项”的内容，单击“确定”按钮。
数据清单将以选定的“汇总方式”按照“分类字段”分类统计，将统计结果记录到选定的“选定汇总项”列下，同时可以通过单击级别序号实现分级查看汇总结果。
2.清除分类汇总
打开“分类汇总”对话框后，单击“全部删除”按钮即可取消分类汇总。
【例题·多选题】下列关于分类汇总的表述中，正确的是( )。
A.分类汇总前首先应按分类字段的值进行排序
B.分类汇总一次只能按一个字段分类
C.只能对数值型字段分类
D.汇总方式只能求和
『正确答案』AB
『答案解析』分类的字段可以是任意字段;汇总方式包括求和、平均值、计数等。
(四)数据透视表的插入
数据透视表是根据特定数据源生成的，可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。数据透视表不仅能够按照改变后的版面布局自动重新计算数据，而且能够根据更改后的原始数据或数据源来刷新计算结果。
1.数据透视表的创建
在Excel 2003中，数据透视表的布局框架由页字段、行字段、列字段和数据项等要素构成，可以通过需要选择不同的页字段、行字段、列字段，设计出不同结构的数据透视表。
在Excel 2013中，数据透视表的布局框架由筛选器、行、列和值等要素构成，可以根据需要选择不同的筛选器、行标签、列标签，设计出不同结构的数据透视表。
2.数据透视表的设置
(1)重新设计版面布局。
在数据透视表布局框架中选定已拖入的字段、数据项，将其拖出，将“数据透视表字段列表”中的字段和数据项重新拖至数据透视表框架中的适当位置，报表的版面布局立即自动更新。
(2)设置值的汇总依据。
值的汇总依据有求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积、数值计数、标准偏差、总体偏差、方差和总体方差。
(3)设置值的显示方式。
值的显示方式有无计算、百分比、升序排列、降序排列等。
(4)进行数据的筛选。分别对报表的行和列进行数据的筛选，系统会根据条件自行筛选出符合条件的数据列表。
(5)设定报表样式。数据透视表中，既可通过单击“自动套用格式”(适用于Excel 2003，单击“格式”菜单后进入)或“套用表格格式/数据透视表样式”(适用于Excel 2013)按钮选用系统自带的各种报表样式，也可通过设置单元格格式的方法自定义报表样式。
【例题·多选题】数据透视表的布局框架由( )要素构成
A.页字段 B.行字段 C.列字段 D.数据项
『正确答案』ABCD
【例题·多选题】下列属于数据透视表的值的汇总依据有( )。
A.求和 B.计数 C.方差 D.百分比
『正确答案』ABC
『答案解析』选项D，百分比是值的显示方式。值的显示方式有无计算、百分比、升序排列、降序排列等。
(五)图表的插入
1.创建图表
框选需要生成图表的数据清单、列表或者数据透视表，选择“插入”菜单中的“图表”菜单，按照相关步骤操作可完成图表的插入。
2.图表的修饰改造
图表不仅可以根据需要分别输入标题和各轴所代表的数据含义，而且可以适当调整大小及其位置。
(1)更改图表类型
在图表区域内单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“更改图表类型”命令，进行图表类型的更改。
(2)更改图表元素
图表的组成元素包括图表标题、坐标轴、轴标题、数据标志、图例、网格线等，用户可在“设计”选项卡标签下，选择“图表布局”功能组中的“添加图表元素”命令进行更改。
(3)动态更新图表中的数据
生成图表后，若发现需要修改表格数据，在修改后无需重新生成图表，图表会自动更新。
(4)删除图表
用户可以通过单击图表的边框选中该图表，单击“Delete”键进行删除。
【例题·判断题】生成图表后，若发现需要修改表格数据，在修改后无需重新生成图表，图表会自动更新。( )
『正确答案』√
【例题·多选题】下列属于图表组成元素的有( )。
A.图表标题 B.坐标轴 C.轴标题 D.图例
『正确答案』ABCD
『答案解析』图表的组成元素包括图表标题、坐标轴、轴标题、数据标志、图例、网格线。