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(一)记录单的概念
记录单又称数据记录单,是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。
(二)通过记录单处理数据清单的记录
1.通过记录单处理记录的优点
通过记录单处理记录的优点主要有:界面直观,操作简单,减少数据处理时行列位置的来回切换,避免输入错误,特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加、查找、修改或删除。
2.“记录单”对话框的打开
打开“记录单”对话框的方法是:输入数据清单的列标志后,选中数据清单的任意一个单元格,点击“数据”菜单中的“记录单”命令。
Exce12013的数据功能区中尽管没有“记录单”命令,但可通过单击以自定义方式添入“快速访问工具栏”中的“记录单”按钮来打开。“记录单”对话框打开后,只能通过“记录单”对话框来输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据,但无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。
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3.在“记录单”对话框中输入新记录
在数据录入过程中,如果发现某个文本框中的数据录入有误,可将光标移入该文本框,直接进行修改;如果发现多个文本框中的数据录入有误,不便逐一修改,可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有输入,光标将自动移入第一个空白文本框,等待数据录入。
4.利用“记录单”对话框查找特定单元格
通过查询,符合条件的记录将分别出现在对话框相应列后的文本框中,“记录状态”显示区相应显示记录的次序数以及数据清单中记录的总条数。这种方法尤其适合于具有多个查询条件的查询中,只要在对话框多个列名后的文本框内同时输入相应的查询条件即可。
5.利用“记录单”对话框核对或修改特定记录
查找到待核对或修改的记录后,在对话框相应列后文本框中逐一核对或修改。在确认修改前,“还原”按钮处于激活状态,可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有修改。
6.利用“记录单”对话框删除特定记录
记录删除后无法通过单击“还原”按钮来撤销。
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