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环球网校会计从业资格考试频道为大家提供北京会计证考试《初级电算化》章节讲义,供大家参考,希望对您有所帮助,有需求的考生可点击收藏本链接,方便您更好的学习!
第八节 会计电算化档案管理的基本要求
本节要点:
电算化会计档案管理的主要任务
电算化会计档案的内容
记账凭证的生成与管理
会计账簿、报表的生成与管理
电算化会计档案的保管
主要内容:
采用磁带保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。
一、电算化会计档案管理的主要任务
二、电算化会计档案的内容
1)电算化会计档案包括存储在计算机中的会计数据、软盘等备份的会计数据,以及计算机打印出的书面形式的会计数据。
2)会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据
3)采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质存储的会计账簿或报表,具有磁性化和不可见的特点
4)通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料,以及会计软件程序等,均应视同会计档案进行保管,保管期截止到该软件停止使用或有重大更改之后的5年。
三、记账凭证的生成与管理
收付款凭证应由出纳人员签名盖章
手工事先做好记账凭证,向计算机录入记账凭证,然后进行处理,在这种情况下,保存手工记账凭证与机制凭证均可
四、会计账簿、报表的生成与管理
1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出,做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印,如果受到打印机条件的限制,可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法;如果每天业务量较少,不能满页打印的,也可按旬打印输出。
3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下,总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。
6.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质存储的会计账簿或报表,并将其作为会计档案保存的单位,如果不再定期打印输出会计账簿,必须征得同级财政部门的同意
8.各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用,在向外单位提供利用时,档案原件原则上不得外借
五、电算化会计档案保管
1.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点,最好放在两个不同的建筑物内。
2.采用磁性介质保存会计档案的,要定期进行检查、定期复制,防止由于磁性介质损坏而导致会计资料丢失。一般来说,软盘的存放环境,温度4℃―5℃,相对温度8%―83%,磁场强度50奥斯特。
6.大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据,尽量避免采用软盘存储会计档案。
7.存在会计信息的磁性介质及其他介质,在未打印成书面形式之前,应妥善保管并留有副本。一般说来,为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复,这些介质都应视同会计资料或档案进行保存,直至其中的会计信息完全过时为止。
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