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第十章 会计档案
1.会计档案的概念
《会计法》第二十三条规定：“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。”
2.会计档案的内容
会计档案的具体内容如下：
(1)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
(2)会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。
(3)财务会计报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
(4)其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
3.会计档案的归档
各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
4.会计档案的保管期限
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。
定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
|
保管期限 |
具体内容 |
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永久保存 |
会计档案保管、销毁清册以及年度财务报告。 |
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25年的 |
现金和银行存款日记账。 |
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15年的 |
会计凭证类；总账、明细账、日记账（不包括现金和银行存款日记账）和辅助账簿；会计移交清册； |
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5年的 |
固定资产卡片于固定资产报废清理后保管5年；银行余额调节表；银行对账单； |
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3年的 |
月、季度财务报告 |
5.会计档案的查阅和复制
各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。
6.会计档案的销毁
保管期满的会计档案，需要销毁时，应由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
保管期满仍未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
7.会计档案管理的其他情况
(1)采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
(2)单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。
单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案;单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。
单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。
(3)单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
【例题?业务题】
目的：练习掌握借贷记账法下的会计分录编制方法、账户登记方法和试算平衡方法。
资料：某企业12月初有关总分类账户的余额如下：
|
库存现金 |
300元 |
银行存款 |
200 000元 |
原材料 |
4 700元 |
|
固定资产 |
160 000元 |
生产成本 |
15 000元 |
短期借款 |
10 000元 |
|
应付账款 |
50 000元 |
实收资本 |
320 000元 |
|
|
该企业本月发生如下经济业务：
1.收到投资者投入的货币资金投资100 000元，已存入银行。
2.用银行存款60 000元购入汽车一辆。
3.从银行提取现金40 000元。
4.借入短期借款20 000元，存入银行。
5.用银行存款80 000元偿还应付账款。
6.生产产品领用材料一批，价值30 000元。
7.购入材料一批，货款200 000元尚未支付。
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8.用银行存款30 000元偿还短期借款。
要求：
根据所给经济业务，编制会计分录。
『正确答案』
(1)借：银行存款 100 000
贷：实收资本 100 000
(2)借：固定资产 60 000
贷：银行存款 60 000
(3)借：库存现金 40 000
贷：银行存款 40 000
(4)借：银行存款 20 000
贷：短期借款 20 000
(5)借：应付账款 80 000
贷：银行存款 80 000
(6)借：生产成本 30 000
贷：原材料 30 000
(7)借：原材料 200 000
贷：应付账款 200 000
(8)借：短期借款 30 000
贷：银行存款 30 000
【拓展问题】根据给出余额资产的账户开设并登记有关总分类账户(T形)。
根据账户的登记结果，编制“总分类账户发生额及余额试算表”。
试算平衡表
年 月 日
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会计科目 |
期初余额 |
本期发生额 |
期末余额 | |||
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借方 |
贷方 |
借方 |
贷方 |
借方 |
贷方 | |
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库存现金 银行存款 原材料 短期借款 应付账款 应付股利 应付债券 实收资本 盈余公积 |
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合计 |
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