全国会计证《会计电算化》第五章第二节账务处理模块讲义

　　第二节账务处理模块基本操作

　　账务处理是指从审核原始凭证、编制记账凭证开始，通过记账、对账、结账等一系列会计处理，到编制出会计报表的过程。账务处理模块是会计信息系统的核心和基础，通过此模块可进行系统初始化、日常账务处理、结账和编制会计报表等工作。

　　一、系统初始化

　　系统初始化是指会计电算化系统在初次使用时，根据单位的实际情况进行参数设置的过程，将通用会计核算软件转变成专用会计核算软件。系统初始化是整个会计电算化工作的基础。系统初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化工作的效果。系统初始化主要包括以下内容。

　　(一)系统管理

　　系统管理模块的主要功能是对软件的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护。具体包括账套管理、年度账管理、操作员管理。

　　1.启动和注册系统管理

　　系统允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员(Admin)的身份，二是以账套主管的身份。

　　系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入后，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。

　　账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理(包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转、所选账套的数据备份)，以及该账套操作员权限的设置等。

　　2.设置操作员

　　操作员是指有权登录系统并对系统进行操作的人员。凡是允许操作会计电算化系统的会计人员均应首先设置为系统用户，成为系统的合法使用者，然后按照内部控制制度对岗位分工的要求，赋予不同用户相应的权限。每次注册或登录系统，都要进行操作员身份的合法性检查，根据其权限设置限制其所能访问和操作的功能。只有进行严格的操作分工和权限控制，才能避免无权、越权操作的发生，保证会计资料的安全性、可靠性与保密性。

　　3.建立账套

　　账套就是一个单位在会计电算化系统中的所有会计资料，即一套会计数据文件。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等功能。其中，账套建立、引入和输出只能由系统管理员进行，而账套的修改只能由账套主管进行。

　　建立账套，就是指使用财务软件为本企业建立一套账簿文件。首先，应根据企业的具体情况设置基础参数，然后，软件通过这些基础参数自动建立一套账。账套参数设置主要包括核算单位名称、所属行业、启用时间、科目编码规则等基础参数。

　　(1)设置账套信息。

　　账套号：用来输入新建账套的编号，账套号为3位，账套号唯一且必须输入。

　　账套名称：用来输入新建账套的名称，必须输入。一般为使用该账套的单位名称，也可以根据需要命名。

　　账套路径：用来输入新建账套将要被放置的路径，系统有默认路径，也可以修改。但一般建议使用系统的默认路径。从安全角度考虑，一般应当在计算机硬盘上建立专门目录作为数据库路径，切忌将数据库路径指定为某个磁盘的根目录，或者指定到U盘等移动存储介质上。

　　启用会计期：新设置账套被启用的时间。

　　会计期间：会计期间是指确定会计月份的起始日期和结账日期。软件将根据会计制度规定按自然年和自然月自动设定好会计期间。单位也可以根据实际情况自行设定，例如，某单位在每月25日结账，26日到月底发生的经济业务作为下月的业务记入下月的账簿中。会计期间设定完成后，不能再对其进行修改。

　　(2)设置单位信息：单位信息用于记录本单位的基本信息。企业除定义单位名称外，还可按照实际情况建立本单位的基本信息资料，如单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件和税号等。

　　(3)确定核算类型：用于记录本单位的基本核算信息，包括本位币代码、本位币名称、账套主管、行业性质、企业类型、是否按行业预置科目等。

　　本位币代码：用来输人新建账套所用的本位币的代码，如“人民币”的代码为RMB。记账本位币设置后不能更改。

　　本位币名称：用来输入新建账套所用的本位币的名称，用户必须输入。

　　账套主管：用来输入新建账套的主管姓名，用户必须选择输入。

　　企业类型：用户必须选择输入。系统提供了工业、商业两种类型。如果选择工业模式，则系统不能处理受托代销业务;如果选择商业模式，委托代销和受托代销都能处理。

　　行业性质：用户必须选择输入，系统按照所选择的行业性质预置科目。

　　是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该项。

　　(4)确定分类信息：如果用户的存货、客户、供应商相对较少，可不进行分类核算;如果相对较多，通常要进行分类核算。

　　(5)确定编码方案：为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，软件将对会计科目、企业内的部门等进行编码。

　　(6)设置数据精度：数据精度指定义数据的小数位数。如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量小数位数和单价小数

　　位数。

　　(7)系统启用：在建立账套时，可选择启用的子系统。也可在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，根据需要启用相应的子系统。

　　4.设置操作员权限

　　会计电算化系统一般按照分组、分级管理的原则进行用户管理，以适应较大规模企业的需要。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。系统管理员组拥有所有的操作权限，可以指定某账套的账套主管，建立其他用户和用户组并为其授权。对用户组的授权成为该组成员的基本授权，系统管理员还可以在用户组授权的基础上对用户授予其他权限。账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限。操作员权限的设置包括增加、修改、删除操作员的权限。

　　一般电算主管作为系统管理员组成员，由其进行用户管理，其他用户只有修改自己口令的权限，无权更改操作权限。系统管理员在授权时，应当遵循不相容职务相分离的原则，如凭证输入和审核的权限必须赋予不同的操作员。日常使用时，对离职人员要及时删除或者禁用相应用户。

　　5.基础设置

　　基础档案是指计算机系统运行必须的基础数据。用友T3软件是财务业务一体化管理系统，基础数据不仅涉及财务部门，还会涉及业务部门，因此，数据收集、整理的工作量很大。

　　基础档案的设置包括机构设置、往来单位设置、财务设置等内容。机构设置包括部门档案和职员档案的设置;往来单位的设置包括客户档案、供应商档案的设置;财务设置包括外币及汇率设置、会计科目设置、凭证类别设置。

　　(1)设置部门档案。在会计核算中，往往需要按部门进行分类、汇总和管理，从下一级自动向有隶属关系的上一级进行汇总。部门档案是设置会计科目时要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。

　　(2)设置职员档案。职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。

　　(3)设置客户档案。如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式，以及信用等级等其他信息。

　　(4)设置供应商档案。企业如果需要进行往来账管理，必须将企业中供应商的详细资料录入供应商档案。

　　(5)设置外币及汇率。汇率管理是专为外币核算服务的。企业如有外币业务，应进行外币币种及汇率的设置。外币币种及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值，并不决定在制单时究竟是使用固定汇率还是浮动汇率，制单时具体使用何种汇率是由账簿初始化设置决定的。

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　　6.设置会计科目

　　设置会计科目就是将会计核算所使用的会计科目录入到会计核算软件中。设置会计科目的内容包括建立会计科目、修改和删除会计科目、指定会计科目等操作。

　　(1)建立会计科目。

　　在财务软件中，建立会计科目时，输入的基本内容包括：科目编码、科目名称、科目类型、账页格式、辅助账标记等项目。

　　①会计科目编码。科目编码就是按科目编码方案对每一科目的编码进行定义。科目编码必须唯一，用数字、英文字母表示，避免用&、@、空格等符号。设计会计科目编码首先从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。一级科目编码按财政部的统一编码方案编制;明细科目编码按照参数设置中对科目编码级次和级长的规定进行设置。通常的方法是，同级科目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上一级科目编码后，组成本级科目全编码。编码设计时必须注意，科目级长如设定为两位，如果科目在10个以下，编码的十位数必须以“0”表示。

　　②会计科目名称。会计科目名称是指会计科目的汉字名称，不能为空。科目名称与科目编码具有一一对应的关系。

　　③科目类型。按照会计制度规定，科目类型分为五大类，即资产、负债、所有者权益、成本、损益。财政部规定的一级科目编码的第一位，即科目大类代码为：“1=资产”，“2=负债”，“3=所有者权益”，“4=成本”，“5=损益”。

　　④账页格式。即根据会计核算的需要对会计账簿进行格式定义，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。

　　⑤辅助账设置。辅助账是指科目的辅助核算内容，主要有个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等，另外，还有外币核算、数量核算、银行账和日记账辅助核算。

　　(2)修改和删除会计科目。

　　如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，譬如账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，可以通过“修改”功能来完成。如果需要删除原有会计科目，可通过“删除”功能完成。要修改和删除某会计科目，应先选中该会计科目。

　　修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则，即先删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目。

　　修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下级科目的期初余额(改为0)，才能修改或删除该科目。

　　科目一经使用，即已经输入凭证，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理，此时只能增加同级科目，而不能在该科目增设下级科目。

　　(3)指定会计科目。

　　指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行账管理的保密性，也才能查看现金或银行存款日记账。

　　在指定“现金”、“银行存款”科目前，应在建立“现金”、“银行存款”会计科目时选中“日记账”复选框。

　　7.设置凭证类别

　　(1)许多企业为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各企业的分类方法不尽相同，可以按照本单位的需要对凭证进行分类。通常，系统提供五种常用分类方式供用户选择：

　　①记账凭证;

　　②收款凭证、付款凭证、转账凭证;

　　③现金凭证、银行凭证、转账凭证;

　　④现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证;

　　⑤自定义凭证类别。

　　(2)凭证分类不影响记账的结果，一般而言，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。业务量较少的单位可不分类，即只设置“记账凭证”一种类别。某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，本系统提供五种限制类型。

　　①借方必有。制单时，此类凭证的借方限制科目至少有一个发生额。

　　②贷方必有。制单时，此类凭证的贷方限制科目至少有一个发生额。

　　③凭证必有。制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目，至少一方有

　　发生额。

　　④凭证必无。制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目均无发生额。

　　⑤无限制。制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。

　　限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分隔，数量不限，也可以参照输入，但不能重复录入。

　　在录入凭证之前，应进行凭证类别的设置;已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字;如果限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。

　　(三)输入期初余额

　　在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。录人科目初始数据时，只需录入最明细级科目的期初余额、借方累计发生额、贷方累计发生额，系统就会对上级科目数据自动进行汇总计算。若企业是在年初建账，则输人的期初余额就是年初余额。若企业是在年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。

　　(1)总账期初余额录入。对于没有设置辅助核算的科目，可以直接录入期初金额。

　　(2)辅助科目期初余额录入。在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动为其开设辅助账页。在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来的，也就是说不能直接输入总账期初数。

　　(3)试算平衡。期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证;如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。

　　二、日常账务处理操作

　　在总账系统中，当初始设置完成后，便能够进行日常业务处理。日常账务处理主要是根据提供的业务资料，利用会计核算软件完成填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证和账簿。

　　(一)填制凭证

　　在实际工作中，可直接在计算机上根据原始凭证填制记账凭证，填制凭证是电算化方式下工作量较大的一项内容。

　　填制凭证的功能包括：增加凭证、修改凭证、删除凭证、查询凭证等。

　　1.增加凭证

　　凭证输入是账务处理模块的数据入口，凭证数据是账表数据的来源。记账凭证录入过程中，会计核算软件会对凭证录入的正确性进行控制。记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分;二是凭证正文部分。如果输入的会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容;如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则要求同时输入各种辅助核算的内容。

　　(1)凭证头部分。

　　①凭证类别。可以输入凭证类别字，也可以参照输入。

　　②凭证编号。一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。系统也同时自动管理凭证页号，当某号凭证不只一页时，系统将自动在凭证号后面标上分单号。

　　③制单日期。即填制凭证的日期。系统自动进入账务系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。制单日期一般随凭证编号增加而递增。

　　④附单据数。即所输入凭证的原始单据张数。

　　(2)凭证正文部分。

　　①摘要。输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。

　　②会计科目。必须输入末级科目。输入时，可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码等。会计核算软件会对输入的会计科目进行存在性检查、符合性检查和是否最底级科目检查。

　　③辅助信息。对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。如果需要对所输入的辅助项进行修改，可双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，然后进行修改。

　　④金额。即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字以负数形式输入。保存凭证时，软件将检查借贷总额是否相等。

　　2.修改凭证在“填制凭证”窗口中，通过翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需要修改的地方进行修改即可。可修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。如果凭证已经审核，则不能修改，只有取消审核后才可以修改。

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　　3.删除凭证

　　(1)作废/恢复凭证。当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。若当前凭证已作废，还可取消作废标志，将当前凭证恢复为有效凭证。

　　(2)整理凭证。凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。若本月已有凭证记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证进行凭证整理。若想作凭证整理，应先利用“恢复记账前状态”功能恢复本月月初的记账前状态，再进行凭证整理。

　　4.查询凭证

　　总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时，也提供了强大的信息查询功能。用户不仅可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看当前科目的最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。

　　(二)审核凭证

　　审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。审查员认为错误或有异议的凭证，应交予制单员修改后再审核，只有具有审核权的人才能进行审核操作。会计制度规定，审核与制单不能为同一人。凭证既可逐张审核，也可成批审核。

　　提示：审核人必须具有审核权;作废凭证不能被审核，也不能被标错;审核人和制单人不能是同一个人;凭证一经审核，不能被修改、删除;只有取消审核签字后才可以修改或删除;已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。

　　(三)记账

　　在电算化方式下，记账凭证经审核签字后，由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总并登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。会计核算软件记账只是对已记账的凭证做记账标志，并不实际登记和更新账册数据。

　　记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。记账操作每月可多次进行。一般来说，只有经过审核的凭证才能记账。

　　(四)账簿查询

　　企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成正式的会计账簿。账簿管理包括基本会计核算账簿的查询输出，以及各种辅助账的查询和输出。查询账簿，需要设定查询条件，查询的结果可以屏幕显示，也可以打印输出。

　　1.基本会计核算账簿管理

　　基本会计核算账簿管理包括总账、余额表、明细账、序时账、多栏账的查询及打印。(1)总账的查询及打印。总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且可以查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额等。总账可以由科目余额表代替。

　　(2)明细账的查询及打印。明细账查询用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。

　　(3)日记账的查询及打印。日记账的查询及打印主要用于现金和银行存款日.记账的查询和打印。现金、银行存款日记账等需要逐日结算的账簿只能依据已记账凭证生成。

　　提示：会计核算软件一般提供从总账到明细账或者日记账，再到凭证的联查功能。

　　2.各种辅助核算账簿管理

　　辅助核算账簿管理包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算账簿的总账、明细账查询输出，以及部门收支分析和项目统计表的查询输出。

　　三、结账

　　使用结账功能可以对指定月份进行结账。结账实际上就是指计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。

　　在电算化方式下，结账是一种成批数据处理，每月只结账一次，主要是对当月日常处理限制和对下月账簿的初始化，均由计算机自动完成。

　　在结账之前要作下列检查：

　　(1)检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账。

　　(2)月末结转必须全部生成并已记账，否则本月不能结账。

　　(3)检查上月是否已结账，如果上月未结账，则本月凭证可以录入但不能记账。

　　(4)核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统的数据是否一致，如果不一致，则不能结账。

　　(5)检查损益类账户是否已经全部结转完毕，否则本月不能结账。

　　(6)如果与其他子系统联合使用，则检查其他子系统是否已结账。如果没有，则本月不能结账。结账前要进行数据备份，结账后不得再录入本月凭证，并终止各账户的记账工作;计算本月各账户的发生额合计和本月账户期末余额，并将余额结转至下月月初。

　　四、编制会计报表

　　(一)概述

　　第一次使用会计报表功能时，应当进行报表初始化。所谓报表初始化，就是新建报表，定义报表格式，设置报表参数，定义报表取数公式和表内、表间勾稽关系。会计核算软件可以通过初始化定义报表格式及表内数据的生成公式，以后每期自动取数计算，快速、准确生成会计报表。

　　报表格式和报表公式定义合称报表定义。报表定义工作量最大、准确性要求高，直接关系到自动编制报表的正确性。报表定义是一次性的，一旦定义正确，以后的报表编制工作都由系统自动完成。为确保报表编制的正确性，报表定义时还可以根据表内、表间勾稽关系定义审核公式，以后生成报表时，由软件根据审核公式进行合法性检查。

　　1.UF0报表的功能概述

　　UF0报表主要具有文件管理功能、格式设计功能、公式设计功能、数据处理功能和图表功能。

　　2.格式状态和数据状态

　　UF0将报表制作分为两大部分来处理，即报表格式与公式设计以及报表数据处理工作。这两部分工作是在不同状态下进行的。

　　(1)格式状态。在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字，以便定义报表的单元公式(计算公式)、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下，所看到的只是报表的格式，而报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。

　　(2)数据状态。在报表的数据状态下管理报表的数据，如输人数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，用户看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。

　　报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。单击这个按钮，可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。

　　3.单元

　　单元是组成报表的最小单位。单元名称由所在行、列标识。例如，C8表示第3列第8行交汇的那个单元。UF0的单元类型有数值单元、字符单元、表样单元三种。

　　(1)数值单元。用于存放报表的数据，在数据状态下输入。数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的缺省类型为数值型。

　　(2)字符单元。字符单元也是报表的数据，也应在数据状态下输入。字符单元的内容可以直接输入，也可由单元公式生成。

　　(3)表样单元。表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么，在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元只能在格式状态下输入和修改。

　　4.组合单元

　　组合单元由相邻的两个或更多单元组成，这些单元必须单元类型完全相同(即表样、数值、字符等)，UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的任何一个单元的名称来表示。

　　5.区域

　　区域由一张表页上的相邻单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UF0中，区域是二维的，最大的区域是整个表页，最小的区域是一个单元。例如，A6到Cl0的长方形区域表示为A6：C10，起点单元与终点单元用“：”连接。

　　6.表页

　　一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页下方以标签的形式出现，称为“页标”。

　　7.关键字

　　关键字是一种特殊的单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。要对某一张表页的数据进行定位，就要设置一些定位标志，在UF0中被称为关键字。UF0共提供了六种关键字，它们是“单位名称”、“单位编号”、“年”、“季”、“月”、“日”。除比之外，UF0还增加了一个自定义关键字，当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义，可在业务函数中代表取数日期。关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。

　　8.函数

　　企业常用的财务报表数据一般来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。UF0报表系统中，取数是通过函数实现的。

　　(二)新建财务报表

　　启动报表系统后，可通执行新建命令创建一张空白报表。

　　(三)报表格式定义

　　报表格式就是报表的样式。报表格式定义主要包括设计报表的表格、输入报表的表间项目及定义项目的显示风格、单元属性等。通过设置报表的表样可以确定整张报表的大小和外观。

　　报表格式设置的具体内容一般包括：设置报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义组合单元、输入表头表体表尾内容、定义显示风格、定义单元属性、设置关键字等。

　　报表格式定义需要在“格式”状态下进行。

　　(四)报表公式定义

　　定义报表公式就是根据报表与账簿、报表与报表、报表与其他业务模块之间的关系，设定报表编制方法(计算公式)和报表勾稽关系(审核公式)，并录入计算机的过程。

　　定义报表公式是实现计算机自动生成报表的关键步骤。报表中的数据根据其来源可以分为三类：从账务处理或其他模块取数据、经计算得到的数据、人工输入的外部数据。对于前两种数据来源，系统提供了报表数据生成所需要的函数，并提供了定义报表编制公式的功能。公式是由操作符和操作数组成的表达式。操作符可以是加、减、乘、除、括号等。操作数可以是常数、表格中的其他数据、系统定义的各种函数。在UF0表中，由于各种报表之间存在着密切的数据间的逻辑关系，所以，报表中各种数据的采集、运算的勾稽关系的检测就用到了不同的公式。报表中主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。计算公式：定义了报表数据之间的运算关系，可以实现报表系统从其他子系统取数。所以，必须定义计算公式。

　　审核公式：用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确。审核公式不是必须定义的。

　　舍位平衡公式：用于报表数据进行进位或小数取整时调整数据，如将以“元”为单位的报表数据变成以“万元”为单位的报表数据时，表中的平衡关系仍然成立。舍位平衡公式不是必须定义的。

　　报表公式的定义方法有直接输入法和引导输入法。进入引导输入状态后，对函数参量进行选择输入，软件就可以自动生成所要的函数表达式。

　　(五)报表数据处理

　　报表数据处理主要包括生成报表数据、审核报表数据和舍位平衡操作等。处理时，计算机将根据已定义的单元公式、审核公式和舍位平衡公式自动进行取数、审核及舍位等操作。

　　报表数据处理一般是针对某一特定表页进行的，因此，在数据处理时还涉及表页的操作，如增加、删除、插入、追加表页等。报表数据处理工作必须在“数据”状态下进行。(1)录入关键字。关键字是表页定位的特定标识，在格式状态下设置完成关键字以后，只有在数据状态下对其实际赋值才能真正成为表页的鉴别标志，为表页间、表与表间的取数提供依据。

　　(2)整表重算。当完成报表的格式设计并完成账套初始和关键字的录入之后，便可以计算指定账套和指定报表时间的报表数据了。计算报表数据是在数据处理状态下进行的，既可以在录入完成报表的关键字后直接计算，也可以使用菜单功能计算。

　　在会计核算软件中，可以利用报表中的数据生成图标。软件一般提供包括柱状图、线段图、区域图、饼状图等多种常用形式的图表，并提供图表向导引导用户一步步设计生成符合需要的图表。通过图表管理可以把报表数据以图形表示出来，使报表数据更直观、生动、易理解。

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