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第四章 会计凭证
第一节 会计凭证概述
1.会计凭证是记录经济业务完成情况、明确经济责任、并据以登记账簿的书面证明，是登记账簿的依据。
会计凭证按照填制的程序和用途不同，分为原始凭证和记账凭证两类。
2.原始凭证俗称单据，是在经济业务发生或完成时由经办人直接取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任的书面证明，是记账的原始依据，具有法律效力，是会计核算的重要资料。
3.记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的书面证明。
4.记账凭证，是将原始凭证中的一般数据转化为会计语言，是介于原始凭证与账簿之间的中间环节，是登记账簿的依据。
5.合法地取得、正确地填制和审核会计凭证，是会计核算的基本方法之一，也是会计核算工作的起点。
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第二节 原始凭证
6.原始凭证按来源不同分为自制原始凭证和外来原始凭证 。
(1)自制原始凭证，例如，收料单、领料单、入库单，还包括限额领料单、产成品出库单、借款单、工资发放明细表、折旧计算表等。购货合同、材料请购单，都不能作为原始凭证。
(2)外来原始凭证，如：增值税专用发票、收据、行政事业性收费票据、火车票、轮船票。
7.原始凭证按照格式的不同分为通用凭证和专用凭证 。
(1)通用凭证是指由有关部门统一印制，在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。例如，增值税发票、支票、商业汇票等。
(2)专用凭证是指由单位自行印制，仅在本单位内部使用的原始凭证。这种凭证一般在凭证名称之前写上企业单位名称，例如，某单位的收料单、差旅费报销单等。
8.原始凭证的基本内容通常称为凭证要素，主要有：原始凭证名称、填制凭证的日期、凭证的编号(含数量、单价、金额等)、填制单位盖章、有关人员(部门负责人、经办人员)签章、填制凭证单位名称或者填制人姓名、凭证附件。
9.原始凭证的填制基本要求：
(1)记录要真实
(2)内容要完整。业务经办人员必须在原始凭证上签名或盖章，对原始凭证的真实性和正确性负责。
(3)手续要完备。 单位自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定人员签名盖章;对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章;从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章;个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名盖章。
(4)书写要清楚、规范：
A.原始凭证，如发票、支票，都有连续编号，应按编号连续使用，这类凭证如有填写错误，应予以作废并重填，并在填错的凭证上加盖作废戳记，与存根一起保存，不得任意销毁。
B.原始凭证数字及文字填写应注意以下几点：
a.中文大写金额数字应用正楷或行书填写，如果金额数字书写中使用繁体字，银行也可以受理。
b.中文大写金额数字到“元”为止的，在“元”之后，应写“整”(或“正”字)，在“角”之后，可以不写“整”(或“正”)字。大写金额数字有“分”的，“分”后面不写“整”(或“正”)字。
c.中文大写金额数字前应表明“人民币”字样，大写数字应紧接“人民币”字样填写。
d.阿拉伯数字中间有“0”时，中文大写金额要写“零”字。
e.阿拉伯数字中间连续有几个“0”时，中文大写金额中间可以只写一个“零”字。
f.票据的出票日期必须使用中文大写。为防止篡改票据的出票日期，在填写月、日时，月为壹、贰和壹拾的，日为壹至玖和壹拾、贰拾和叁拾的，应在其前加“零”，日为拾壹至拾玖的，应在其前加“壹”。
g.如1月15日，应写成“零壹月壹拾伍日”，10月20日，应写成“零壹拾月零贰拾日”。票据出票日期使用小写填写的，银行不予受理。
(5)编号要连续
(6)不得涂乱擦、挖补
原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应加盖出具单位章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。
(7)填制要及时。出纳人员在办理收款或付款后，应在有关原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳章，以避免重收重付。
10.自制原始凭证的填制要求：
(1)一次原始凭证的填制
一次凭证是指一次填制完成的，只记录一笔经济业务的原始凭证。一次凭证是一次有效的凭证，是在经济业务发生或者完成时，由经办人员填制的，一般只反映一项经济业务，或者同时反映若干项同类性质的经济业务。
(2)累计原始凭证是指一定时期内连续记录若干项经济业务的自制原始凭证，如限额领料单。
(3)汇总原始凭证如收料凭证汇总表、工资结算汇总表、差旅费报销单、发料凭证汇总表等。
11.原始凭证的审核：
(1)审核原始凭证的真实性：包括凭证日期是否真实，业务内容是否真实、数据是否真实等内容的审核。对外来原始凭证，必须有填制单位公章和填制人员签章。此外，对通用原始凭证，还应审计凭证本身的真实性，防止以假冒的原始凭证记账。
(2)审核原始凭证的合法性：审核原始凭证所记录的经济业务是否有违反国家法律法规问题;是否符合规定的审计权限 ;是否履行了规定的凭证传递和审查程序 ;是否有贪污腐化等行为。
(3)审核原始凭证的合理性 ：审核原始凭证所记录的经济业务是否符合企业生产
经营活动的需要 ;是否符合有关的计划和预算等。
(4)审核原始凭证的完整性
(5)审核原始凭证的正确性
(6)审核原始凭证的及时性 。
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第三节 记账凭证
12.记账凭证按内容可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证
(1)收款凭证分为现金收款凭证和银行存款收款凭证。现金收款凭证是根据现金收入业务的原始凭证编制的收款凭证，如现金结算的发票记账联;银行存款收款凭证是根据银行存款收入业务的原始凭证填制的收款凭证，如银行进账通知单。
(2)付款凭证又可分为现金付款凭证和银行存款付款凭证。现金付款凭证是根据现金付出业务的原始凭证填制的付款凭证，如以现金结算的发票联;银行存款付款凭证是根据银行存款付出业务的原始凭证编制的付款凭证，如现金支票存根、转账支票存根。
(3) 转账凭证是指用于记录不涉及现金和银行存款业务的会计凭证。
13.记账凭证按填列方式可分为复式记账凭证和单式记账凭证
(1)复式记账凭证是指将每一笔经济业务或事项所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。上述收款凭证、付款凭证和转账凭证都属于复式记账凭证。优点是便于了解有关经济业务的全貌，减少凭证张数;缺点是不便于汇总计算科目的发生额。
(2)单式记账凭证是指每一张记账凭证只填列经济业务事项所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。优点是便于汇总计算每一会计科目的发生额，便于分工记账。缺点是制证工作量大，也不便于反映经济业务的全貌。
14.记账凭证的基本内容:经济业务事项所涉及的会计科目及其记账方向;记账标记。
15.记账凭证的基本要求:
(1)记账凭证各项内容必须完整。
(2)记账凭证应连续编号。凭证应由主管该项业务的会计人员，按业务发生顺序并按不同种类的记账凭证连续编号。如果一笔经济业务，需要填列多张记账凭证，可采用“分数编号法”。为了便于监督，反映收付款业务的会计凭证不得由出纳人员编号。
(3)记账凭证的书写应清楚、规范。
(4)记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总编制，也可以根据原始凭证汇总表填制;
但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。
(5)除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。如一张原始凭证需填制两张记账凭证，应在未附原始凭证的记账凭证上注明其原始凭证在哪张记账凭证下，以便查阅。
16.(1)填制记账凭证时若发生错误，应当重新填制 ;已登记入账的记账凭证在当年内发现填写错误的，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。
(2)如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可将正确数字与错误数字之间的差额另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。
(3)发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。对于更正错账的记账凭证，可以不附原始凭证，但需在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”;重编正确凭证时，注明“订正某月某日某号凭证”。
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17.记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。
18.在收款凭证左上方所填列的借方科目，应是“库存现金”或“银行存款”科目。
19.在付款凭证左上方填列的贷方科目，应是“库存现金”或“银行存款”科目。
20.对于两类货币资金之间的划转业务：
(1)将现金送存银行，编制现金付款凭证，
不编制银行存款收款凭证
(2)从银行提取现金，编制银行存款付款凭证，不编制现金收款凭证
21.记账凭证的审核 ：内容是否真实 、项目是否齐全、科目是否正确、金额是否正确、书写是否正确
22.如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。
第四节 会计凭证的传递和保管
23.会计凭证的传递是指会计凭证从取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部有关部门和人员之间的传送程序。
24.科学的传递程序应该使会计凭证沿着最迅速、最合理的流向运行。注意考虑三个问题：(1)制定科学合理的传递程序。(2)确定合理的停留处理时间。(3)建立凭证交接的签收制度。
25.会计凭证应定期装订成册，防止散失。
(1)若发现从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后才能代作原始凭证。
(2)若确定无法取得证明，如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。
26.会计凭证封面要内容完整，项目齐全。
(1)某些记账凭证所附的原始凭证较多时，也可单独装订，同时在所属的记账凭证上应注明附件另订及原始凭证的名称和编号，以便查阅。
凭证张数，款付出业务的原始凭证编制的付款凭证，如现金(2)对合同、契约、押金收据及涉外文件等重要原始凭证，应另编目录，单独登记保管。
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