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俗话说一个好汉三个帮,能力再强的经理老板们每天也只有二十四小时,日理万机的老板们都离不开一位强有力的“左右手”来协助他们处理各项事物,秘书扮演的正是这样的角色。她/他们和老板进进出出,风光无限,而在驰骋江湖的背后,也有着不为人知、默默无闻的辛勤与付出,曾经进行了一个联合调查,探讨这一职业的酸甜苦辣。
在“您对现在的状况满意吗”的问题回答中,有43.65%的人感觉一般,非常满意的有6.78%,二者之和约占了调查参与者的一半。另外一半的分布是31.11%不太满意;5.66%非常不满意;甚至还有4.21%的打算辞职转化职业。调查显示做秘书让人感到最辛苦的因素分别是繁琐的事务性工作39.94%;处理协调上下级和各部门关系22.86%;工作随老板日程安排变化,经常加班没有规律18.51%;需要不断熟悉掌握公司各部门业务11.82%;上级有性骚扰6.87%。
秘书工作的辛苦不止是每天打打文件,整理整理资料,她们能在复杂而且繁琐,看似一些枯燥乏味、鸡毛蒜皮的小事情之间,处理协调各方面的关系,做到万无一失,更多的是心理上的压力,然而很多情况下,她们干的是管家的活,拿的却是丫环的钱。调查显示44.12%的秘书待遇是月薪1001-2000元;20.62%的秘书是2001-3000元;15.91%在1000元以下;3.01%得到了3001-5000元;5001-8000元之间和8000以上4的分别只有4.31%和2.02%,从上面的数据分析看中,一半秘书对现状的不满主要来自付出与获得的不平衡。
在“作为秘书您的主要工作是什么”的调查项目中有,文字档案管理以 34.25%的比例成为秘书们的主要工作,其余的工作还有行政后勤管理26%;协助老板参与经营管理18.27%;组织协调公司会务12.49%;公关与政府关系5.02%和和老板出差跑来跑去3.97%。
调查数据显示,秘书工作中有将近20%的内容是协助参与公司的经营管理的。和高高在上的老板比较,秘书有更多的机会接近各个部门的基层员工,了解来自第一线的信息反馈,和一般的部门主管比较,和管理层天时地利的接近优势,使得秘书又具备对公司整体战略部署更全面的了解和体会,从这点上看,老板在决策过程中,多听取秘书出谋划策是很有参考价值的。值得注意的是秘书在做好管理左右手的助理工作中,更多的是发挥顺风耳而不是长舌妇的作用。另外,经理主管们性格各异,有的喜欢独自思考问题,有的喜欢同别人一起商量,秘书在参与老板管理决策的过程中,一定要注意适可而止,因人而异,不可越位。
秘书工作因为接触到公司业务的各个方面,在职业转换,特别是公司内部换岗具有很好的优势,此次调查显示行政主管方向的倾向最高。在“您认为秘书将来的职位发展方向是什么”的问题中,选择行政主管的比例最高,是38.53%;其次分别是经理助理20.34%;人力资源经理11.39%;部门经理11.30%;还是秘书10.20%;市场/公关部主管6.21%;财务管理人员 2.02%。
虽然秘书在日常工作中的接触到人事、财务、专业业务的机会比较广泛,但是多而不精,再这些方面的发展可能性和行政管理比较要低。值得注意的是,尽管选择一直做秘书的比例较低,说到秘书也容易让人联想到“年轻”、“美丽”等字样,甚至有人将之形容为“花瓶职业”,但是秘书并不是一个吃青春饭的职业,比尔盖茨的秘书就是一位很老练成熟的秘书,他会把比尔盖茨的时间设计到分和秒。我国的外资企业秘书可分三类,以接电话、发传真、收发信件等服务型为主的初级秘书;可以用英文写一般信函、起草报告和准备会议的中等秘书和能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识,有应急处理能力的高级秘书。在西方国家很多年资很长的秘书他们会更加受青睐,因为她/他们的自身的素质,以及对企业文化的认同度都造成了他在职业生涯中的游刃有余。具备较强的文字与语言表达能力、综合协调合作能力和逻辑思维与分析能力,富有经验的秘书是在我们国家急需的复合性人才,所以这是一个值得活到老做到老的职业。
和展示自我的机会,也和老板有更多的非工作性质的社交活动机会,因此他们比普通职员和老板的关系更融洽。但是,凡事说两边,秘书工作的点滴失误也发生在上司的眼皮底下。比如老板交待工作并没有时间顺序,而秘书要分清轻重缓急,庆典安排、展览会、记者见面会、座谈会、客户会见等,哪个在先哪个在后,如何为上司安排,全看秘书的眼力劲儿了。一个成功的秘书必须与老板形成默契,学会有效的沟通,赢得老板的信任并与之愉快相处,这是秘书必须具备的基本的职业素养。
职业老师分析,不同上司的气质、性格、习惯、要求、喜好和能力等千差万别,秘书要搞定和上司的关系,是做出来而不是拍出来的。如果你打文件拖拖拉拉;办事情丢三拉四;留信息走弦跑调;写文章词不达意;出建议云里雾里,恐怕做秘书的日子就不多了。秘书工作看似平凡琐碎,但是它不再是世俗眼中的“青春饭”和“花瓶”,而是令人羡慕、常开不败的职场玫瑰,是老板的左膀右臂,是企业青睐的复合性人才。