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在为业主服务的过程中运用心理学
一个人在1年时间里大约有2/3的时间在住房和小区内度过，所以，物业管理的对象不仅是小区内的住房和配套设施，重要的是服务于人。因此，物业管理企业应投入一定的精力，研究不同业主的服务需求与心理诉求，这样才能使物业管理服务更加贴近业主。物业管理企业还需精心策划和开展一些业主愿意参加和乐意参加的社区活动，以此来不断增强业主的社区责任感，融洽邻里关系和拉近业主与物业管理人员的距离。因此，服务应成为物业管理企业的生命，“以人为本”应是物业管理服务的永恒主题。要达到此目标，物业管理企业的服务观念、服务意识，需不断地更新强化，融管理于服务之中，最终通过物业管理人员的优质服务，使业主真正感受到一个美好的生活空间和精神家园。有了这样的生活氛围，投诉处理自然将会在理智和谐的气氛中完成。
(一)物业管理的核心――服务
管理的核心就是服务。物业管理行业的特殊性表现在接待业主方面。接待就是服务。服务中的心理策略主要包括情感化服务、个性化服务。
1.情感化服务
(1)功能服务
功能服务指具有一定客观标准的部分，为业主解决实际问题，是“硬件”。它满足业主期待着的“实用性”与“享受性”的需求。不能只靠要嘴皮子、摆花架子，要落实到具体实际问题上去。要通过员工的服务，使业主或非业主使用人产生方便感、舒适感。
(2)心理服务
心理服务是“软件”，是通过人际交往而产生的，因而，态度在人际交往中的作用至关重要。态度是个体自身对社会存在所持有的一种具有一定结构和比较稳定的内在心理状态。
态度的改变不是一件很容易的事情，只有在为业主服务的过程中，与业主多接触，多沟通，多了解情况，也许业主的态度就改变了。有时候，问题和矛盾的产生就是由于缺少沟通和互相谅解而造成的，由此而产生的抵触情绪和态度很不利于工作的开展。所以在服务的过程中，服务人员就需要通过优质高效的工作，把矛盾和问题消灭在萌芽状态，争取得到业主的理解和支持;在与业主的沟通过程中，服务人员真诚的话语和热情的工作态度，能使业主与服务人员达到互相理解的状态，不良的抵触情绪和不合作的态度就会得到缓解，这样，转变了业主们的态度，使之在与服务人员的服务工作中形成良好的合作关系，一些比较棘手的问题也就迎刃而解了。
首先，服务人员的言语很重要。服务语言影响业主的心理和行为，也影响业主对物业管理工作的评价。因此，在为业主服务时言语适当得体，就会使业主有亲切之感，对服务质量产生良好的反映。反之，强烈的言语刺激，很可能会引起业主的强烈不满和“反唇相讥”的行为。致使原本可以解决的问题复杂化，严重影响物业管理企业的信誉和业主对服务质量的评价。
其次，要扩大物业管理服务中的心理成分，就是要求员工有人情味，并且善于表现人情味。服务中的人情味主要有两方面：一方面，员工必须懂得业主的心理需求，与业主的交往中能细致全面的了解业主情绪上的微妙变化并做出恰当的行为反应。另一方面，员工自己必须使人感受亲切的态度去对待业主，尊重业主的自尊心，增加业主的自豪感。
此外，微笑具有感染力、有扩散的特性，能相互感染。微笑的感染是通过人的模仿本能而起作用的，能产生报答效应，引起共鸣，从而缩短人际距离，架起和谐交往的桥梁。员工要使业主高兴，首先自己要高兴，微笑的作用十分巨大，物业管理人员只有养成亲切微笑的好习惯，才能广交朋友化解怨恨，才能工作顺心、顺利。
还有，就是要重视幽默感的作用。在人与人交往的过程中，幽默往往具有一种奇妙的力量，它是一种润滑剂，可以使原来的紧张变得平和、顺利和自然，起到“化干戈为玉帛”的作用。
2.个性化服务
(1)特约性服务
由于特殊需要，业主可能会要求物业管理企业为其提供个别服务。这时，业主可以因其特殊需要，与物业管理企业预约，物业管理企业在不违背原则的前提下，安排服务人员上门为业主提供相应的有偿服务。如：家居清洁、代订报刊、代理物业租赁转让事宜等。
(2)主动服务
虽然业主本人并没有提出特殊要求，但他有这方面的需求，这就需要我们员工用心去找去发现，然后提供针对性的服务。对一些特殊业主则应格外加以注意，如：对于提重物回家的业主，楼栋保安在不影响工作的前提下就可以主动帮助其将重物送上电梯，另一方面又要注意不要伤害他们的自尊心;对情绪不佳的业主首先设法稳定其情绪，然后在适当的时机用积极的情绪或制造一些欢快气氛去感染他。
(二)对业主投诉的处理
业主投诉是他们主观上认为由于物业管理中存在的差错而引起的麻烦和烦恼，或者损害了他们的利益等情况向服务人员提出或向有关部门反映。
1.业主投诉的原因
投诉是有原因的，投诉原因是多种多样的，有服务接待中的主观原因，也有客观方面的原因。
(1)主观方面原因
主要表现为不尊重业主和工作不负责任两种情况。业主需要得到尊重，在物业管理的日常工作中，不尊重业主，就会引起业主反感，甚至发生冲突，从而导致业主投诉。工作不负责任亦是引起业主投诉的重要原因。服务人员工作时马虎了事、不细致、不认真、粗枝大叶等都会引起业主的不满。
(2)客观方面原因
主要是物业管理企业没有严格履行物业服务合同的约定，在应该服务的地方没有提供相应的服务或者服务不到位，不该收费的收费或者擅自提高收费标准等。
2.业主投诉的一般心理
“知己知彼，才能百战不殆”。了解投诉业主的心理，是处理物业管理投诉的关键。以下是几种常见的业主投诉心理：
(1)求尊重心理。业主采取投诉行动之后，都希望有关部门重视他们的意见，向他们表示歉意并立即采取相应的行动。
(2)求发泄的心理。业主碰到令他们烦恼的事情之后，或者被讽刺挖苦甚至辱骂之后，心中充满怨气、怒火，要利用投诉的机会发泄出来，以维持他们的心理平衡。
(3)求补偿心理。业主在受到一定损失时而向有关部门投诉时，希望能补偿他们的损失，这是一种普遍的心理。如：损坏家中物品希望尽快修理好，尽快能将施工环境整理干净。
3.对业主投诉的处理
(1)要端正服务态度，真诚地对待业主投诉
“物业无大事，物业也无小事”，许多所谓小事一旦处理不当就会酿成大事，甚至可能引发业主与物业管理企业之间的种种矛盾以及其他方面的各类社会矛盾，不利于社会安定。这就需要物业管理企业员工在处理业主投诉的时候，要正确认识投诉的地位和作用，端正服务态度，怀着一颗真诚的心，想业主之所想，急业主之所急，认真对待投诉，妥善处理。
(2)做好投诉的分类
业主投诉的问题多种多样，针对不同的侧重点可以进行不同的分类。
1)根据投诉的受理性质不同分为有效投诉和无效投诉。有效投诉是指投诉内容属于物业委托管理合同规定的物业公司服务范围或法律法规规定的物业公司登须负责的服务范围。反之为无效投诉。
2)根据投诉方式的不同，分为来人投诉、来函投诉、来电投诉和其他投诉四种。
3)根据投诉的性质不同，分为咨询性投诉、普通投诉、紧急投诉。
4)根据投诉主体不同，分为公司内部员工投诉和公司外部业主投诉。
做好投诉分类的目的，就是要针对不同的投诉，采取最有效的方法，争取在尽可能短的时间内，及时、高效、妥善地处理好投诉问题，让顾客满意。
(3)认真聆听与记录
聆听是一门艺术，它体现的是一个人的涵养，考验的是一个人的耐心，表现的是一份对他人的尊重，表达的是一份对他人境遇的同情和理解，需要的却是一份相当的理性。聆听者更多的时间是给予倾诉者以无形的鼓舞与力量，使对方能尽情地从倾诉中得到情感的完全宣泄，而作为倾听者获得的是一份最难能可贵的信任。特别是物业管理这一行，聆听其实是与业主沟通中最常见、也最需要提倡的一种方式。同时，我们还要把“对”让给业主。业主是因为不满意才来投诉的，往往情绪会偏激乃至失控，这时我们不能失控，要从对方的角度去理解问题，进行换位思考，即使业主言谈中有不对的，也要先把“对”让给业主，因为此时与业主争执，只会激发矛盾，不利于问题的解决。耐心的聆听，让倾诉者自尊心得到满足，让他感觉受到了重视，的确有助于解决问题。在聆听的同时应认真记录倾诉者的言谈要点，为投诉处理做好准备。
(4)及时判定投诉性质
及时判定投诉性质是投诉处理的重要环节。当服务人员接到投诉时，首先要判断投诉是否有效，如果是无效投诉，接着就要分清是属于咨询性投诉、普通投诉还是紧急投诉。
对于咨询性投诉，服务人员应即时处理，立刻给予投诉人答复。确实不能即时答复的，可以要求投诉人留下联系方式，待明确后立即回复业主。回访是建立彼此信任，弥补因种种原因造成的失误的重要环节，也是检查工作质量，与业主沟通，增进了解的最好机会。对于咨询性投诉，业主一般期望得到尽快的解答，心理期望值很高，如果未能及时答复，业主心理的不满足感更加严重。但是如果在不能及时答复的情况下，留下联系方式，会让业主得到替代性满足，即使要咨询的问题没有解决，也会感觉心理上有所补偿。毕竟服务人员也不是全知全能，投诉人也可以表示理解。并且这种热情服务的态度有利于建立双方的信任感，为以后的解答和回访创造条件。
对于普通投诉，要先判定属于哪种事务投诉，然后通知相关部门处理。相关部门可根据具体情况调度处理，但必须在公司规定的时限内完成。接诉人员要负责跟踪投诉的处理情况。投诉处理完后，相关部门要将处理结果反馈给服务人员，再由服务人员通知投诉人处理结果，并调查和登记投诉人对处理结果是否满意。这一点是十分必要的。因为事情的处理只是物业管理部门单方面的协调，不能因为觉得自己完成了自己的本职工作就可以高枕无忧了。投诉人的满意才是真正的工作完成的评判标准。调查和登记投诉人的满意程度，是对投诉人的尊重，表明将投诉人放在一个和自己平等的位置上，同时也是对自己工作的尊重。追求双方心理上的满意才是最终追求的目标。最后服务人员整理好投诉处理的相关资料并归档，本项投诉处理就宣告结束了。
对于紧急投诉，服务人员要及时通知相关领导和判定本管理处相关部门能否及时解决。可以及时解决的，应立即通知相关部门优先处理;本管理处没有足够能力处理的，应立即联系可以帮忙解决的单位，请求支援，共同把问题解决好。事情紧急的情况下，投诉人心急火燎，服务人员应充分与投诉人共情，设身处地的为投诉人着想，给投诉人以可信任感和依靠感，在心理上和业主更拉进一步。
单项投诉处理完毕，不意味着投诉处理已经完全结束。每过一段时间，管理处要对单项投诉处理的情况进行统计分析，看是否存在同类投诉多次发生的现象。如果存在，就要深人研究，寻找其真正的根源，制定相应的纠正预防措施，彻底解决它。同类投诉多次发生，可能存在多种原因，将责任归之于谁，不同的归因方式会导致不同的处理结果。如果单纯认为是业主的问题，而不从自身工作去找原因，那么只会让类似的事情越来越多。
4.注意投诉处理的技巧
物业管理企业在接到投诉后，要先了解详细情况，然后，快速判断，迅速反映，及时处理，以积极正面的态度回应业主，告诉他们此事会怎样处理。当然，物业管理企业的管理人员每天面对出现的许多烦琐“小事”，心情难免急躁，这就需要物业服务人员从专业的角度去理解和处理各类矛盾，多注意投诉处理的技巧。
(1)要充分熟悉本物业管理企业的主要工作内容
1)接诉人员要熟悉本小区的基本概况，各项公共实施的设置及养护情况。
2)明确本管理处所提供的服务内容和范围。
3)明确本管理处各个部门的职责及其业务范围，熟记它们的联系方式。
4)熟记一些在紧急事务处理时，相关单位的联系方式。
(2)在处理投诉时，一定要注意把握好时间的尺度
把握好时间尺度，对于处理投诉是至关重要的，特别是在处理紧急投诉时，接诉人员能否快速做出反映就显得更加至关重要。若做事拖拉，甚至故意拖延时间，可能会错失解决问题的最佳时机，造成重大损失。
(3)给接诉人员处理投诉的权力
如果接诉人员没有处理投诉的权力，就会出现事事请示领导的现象，不利于投诉的快速解决。反之，领导可从烦琐的日常事务中解脱出来，专心思考那些关于如何提高服务质量和管理水平等重大问题，提高物业公司的管理水平。
(4)沉着冷静处理投诉
在处理投诉时能保持沉着冷静也是接诉人员必备的心理素质。特别是在处理紧急投诉时，接诉人员更要保持沉着冷静，按照紧急处理程序，一步步地处理。同时，要注意对方的情绪，尽可能地使投诉人渐渐冷静下来，共同把问题解决好。
(5)用以迂为直的方法处理投诉
在处理某些投诉时，如果直来直去，不懂得变通，反而会使问题复杂化，不利于问题的解决。所以，管理人员应学会随机应变，灵活掌握处理方法，有时候甚至可以进行‘‘换位思考”，站在业主的角度来思考一些问题。对一些无关紧要的争执，可以忍让一下，退一步海阔天空，避免矛盾的进一步激化。
物业管理与人的心理活动关系密切，物业管理企业管理中的服务意识，业主的投诉心理和员工自身的心理素质，始终是个研究的课题。从心理学的角度加以分析、加以重视，做出解答，以此来努力创造一个有利于物业管理发展的社会环境。
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