2013年北京会计从业考试《电算化》第4章第3节：文字表格编辑操作

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　　第三节 文字表格编辑操作

　　【学习目的与要求】

　　通过本节的学习，要求了解汉字系统的基本知识，掌握汉字输入的方法;掌握字处理软件Word 2000的启动退出方法、窗口的基本组成，掌握Word 2000的文字编辑操作,以及字符、段落排版操作，能独立完成文字录入、格式编辑、页面设置和预览输出等实际上机操作;掌握Word表格的创建方法，能够熟练地对表格进行编辑，并且掌握表格中数据的计算方法。

　　【内容讲解】

　　一、汉字系统的基本知识

　　(一)汉字编码

　　1.输入码(外码) 

　　汉字输入码(外码)是指用户从键盘上键入汉字时所使用的汉字编码。汉字输入码应尽可能做到便于记忆、编码短、编码应与汉字有较好的对应，以便减少重码率。常用的输入码有区位码、首尾码、拼音码、智能ABC、王码拼音、五笔字形码等。

　　2.内码(机内码、汉字存储码)

　　内码是计算机系统内部用来表示中、西文信息的代码，汉字内码主要用来对汉字进行存储、运算和编码的，它通常是用其存放在汉字字库中的物理位置表示。

　　3.交换码(国标码)

　　计算机与其他系统或设备之间交换汉字信息的标准编码称为汉字交换码，又称国标码。

　　4.输出码(汉字字形码、汉字字模码)

　　汉字输出码的作用是输出汉字，对汉字字形经过点阵的数字化后形成的一串二进制称为汉字输出码。

　　(二)汉字字形的数字化与汉字库

　　1.汉字字形的数字化

　　描述字符(包括汉字)字形的方法主要有两种：点阵字形和轮廓字形。一般来说，表现汉字时使用的点阵数越高，则汉字字形的质量越好，每个汉字点阵的存储容量也越大。

　　2.汉字库

　　全部汉字字形的集合称为汉字库。目前我国的汉字系统一般都使用国标GB2312-80规定的两级常用汉字建立汉字库。

　　(三)汉字的显示方式

　　1.字符方式

　　在处理汉字时，直接用内码传送和处理的绞浇凶鲎址?绞健?/P>

　　2.图形方式

　　在显示或打印汉字时，直接把汉字的字模点阵信息传送到输出设备的输出方式叫做图形方式。

　　3.全角和半角

　　所谓半角字符是指在存储和输出时占用一个标准字符位(即一个字节)的字符。ASCII码表中所有的英文字母即符号都是半角字符。全角字符一般要占两个标准字符位，所有汉字和汉字国标码表内的图形符号、英、日、俄、罗马字母等都属于全角字符。

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　　二、汉字输入方法

　　(一)汉字输入方法概述

　　1.键盘输入

　　利用键盘输入汉字的汉字输入方法，按照编码原理主要分为以下几种类型：数字码、拼音码、字形码、以发音为主以字形为辅的音形码和以字形为主以发音为辅的形音码。

　　1)数字码：将待编的码的汉字集以一定的规则排序后，依次逐个赋予相应的数字串作为汉字输入代码。区位码和电报码属于数字码。

　　2)拼音码：以汉语拼音方案为基础的输入方法。

　　3)字形码：根据汉字形状确定的编码，五笔字形输入法和郑码输入法属于字形码。

　　4)其他输入方法：音形码、形音码

　　2.非键盘输入

　　目前主要有三种方法：一是利用汉字识别技术，通过特制书写笔在感应板上书写汉字并输入计算机的方法，称为笔输入法;二是利用语音识别技术，通过口说来输入汉字的方法，称为语音输入法;三是扫描识别输入技术，即将打印或书写在纸上的汉字通过扫描仪输入计算机，再通过相应的软件处理后转换成汉字机内码。

　　(二)中文输入法的选择

　　中文Windows操作系统为用户提供了多种键盘输入方式，它们分别是微软拼音输入法、智能ABC输入法、全拼输入法等。

　　使用 Ctrl+Shift可以在系统提供的汉字输入方法之间切换。当不断地按下这个复合键时，系统将在各种输入方法之间循环切换，当出现需要的汉字输入法后，停止按键即可。另外还可以单击语言栏图标，在弹出的输入法菜单中选择需要的输入法。

　　使用 Ctrl+Space可以实现中英文输入的快速切换。

　　使用Shift+Space可以实现全角和半角输入的状态切换。

　　使用 Ctrl+。(句号)可以实现切换中英文标点。

　　(三)智能ABC输入法

　　1.智能ABC输入法简介

　　智能ABC输入法又称标准输入法，是以汉语拼音为基础的，可以很方便地输入常用词组，是一种快速实用的汉字输入法。该输入法完全遵循标准汉语拼音方案，具有操作简便、自动造词、智能处理等特点，并且把对汉字单字的频度调整和对词组的智能记忆处理有机结合起来。用户只要懂得汉语拼音就可以挥洒自如地在计算机上输入汉字和词组。

　　2. 智能ABC输入法操作

　　(1)输入单字

　　在标准输入状态下直接输入汉字单字地小写字母可输入单个字

　　(2)输入词组

　　输入词组时只要逐个输入每个单字的拼音码即可，中间不必加空格;输入词组还可以采取省去韵母地输入方法。能够只用声母来输入汉字或词组是标准输入法的优点。

　　(3)自动造词

　　标准输入法提供了造词功能。它是用直接选择重码的方式，通过确定已输入的各个音节所有单字进行造词，待词组中所有单字都选择完毕后，系统自动将其作为记忆词组存入词库，之后就可以与输入基本词一样使用该词组了。

　　(4)输入特殊字符

　　Windows提供了13种软键盘。利用软键盘可以输入希腊字母、俄文字母、注音符号、拼音符、日文、标点符号、数字序号、特殊符号等。

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　　三、文字编辑操作

　　(一)字处理软件的启动和退出

　　1、启动Word

　　启动Word的方法有多种形式，使用以下任意一种方法都可以启动Word。

　　(1)从“开始”菜单启动Word

　　(2)从桌面的快捷方式启动Word

　　(3)利用Word文档文件启动Word

　　2、退出Word

　　要关闭Word应用程序，可选择下列任何一种方法：

　　(1)单击“文件”菜单中的“退出”命令

　　(2)单击Word窗口标题栏的“关闭”按钮

　　(3)双击Word窗口标题栏左上角的控制按钮

　　(二)字处理软件窗口的基本组成

　　Word 2000窗口主要包括标题栏、菜单栏、工具栏、文档编辑区，以及状态栏等要素。

　　1. 标题栏

　　标题栏包含控制菜单框、应用程序名Word、文档名，以及最小化、最大化和关闭按钮。

　　2. 菜单栏

　　菜单栏中有文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助菜单项，他们包含了Word中所需要的绝大部分操作命令。

　　3. 工具栏

　　工具栏中包含了一些常用命令所对应的操作按钮，当鼠标指针指向工具栏的某个按钮时，屏幕上就会显示该按钮的提示信息，单击按钮将执行其所对应的命令。

　　4. 标尺

　　在普通视图方式下，Word仅显示水平标尺，在页面视图或打印预览方式下，Word既显示水平标尺也显示垂直标尺。

　　5. 滚动条

　　Word提供了水平和垂直两种滚动条，使用滚动条可以快速查看文档。

　　6. 状态栏

　　状态栏在Word窗口的底部，用于显示光标插入点所在位置的信息，以及命令的简要描述等状态信息。

　　7. 文本编辑区

　　文本编辑区用来显示正在编辑的文档，是用户进行文本输入、编辑、格式编排等的区域。在文本区中有两个主要符号：插入点和段落标记。

　　8. 选取区

　　选取区是用来快速选定文本内容的区域，位于文档编辑区左侧的空白区域。

　　例题：

　　Word中显示/隐藏工具栏的操作可以通过菜单(D)实现。

　　A.窗口 B.编辑 C.文件 D.视图

　　(四)函数

　　1、函数的形式

　　函数的形式如下：

　　函数名([参数1]，[参数2]……)。函数名后紧跟括号，括号内可以有一个或多个参数，各个参数间用逗号分隔，也可以没有参数。例如SUM(A2:A3,C4:D5),表示求2个区域中共6个数据的和。

　　2、常用函数

　　(1)求和函数SUM。

　　格式：SUM(number1,number2,…)。其中number1,number2等参数可以是数值、单元地址或区域。SUM函数最多可以有30个参数。

　　(2)求平均函数AVERAGE。

　　格式：AVERAGE(number1,number2,…)。其中number1,number2等参数可以是数值、单元地址或区域。

　　(3)求最大值函数MAX。

　　格式：MAX(number1,number2,…)。

　　(4)求最小值函数MIN。

　　格式：MIN(number1,number2,…)。

　　(5)条件函数。

　　格式：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。

　　函数的输入

　　3、函数的输入

　　可以通过单击“常用”工具栏的“粘贴函数”按钮来实现;可以通过“插入 / 函数”菜单命令来实现;也可以直接在单元格中输入。注意输入时必须以“=”开头。

　　(三)文档的输入与编辑

　　1. 创建新文档

　　(1)启动时自动创建

　　(2)利用“常用”工具栏“新建”按钮新建文档

　　(3)利用“文件”菜单中的“新建”按钮新建文档

　　2. 保存文档

　　(1)单击“常用”工具栏中的“保存”按钮

　　(2)单击“文件”菜单中的“保存”命令

　　(3)使用快捷键Ctrl+S

　　3. 打开文档

　　(1)单击“常用”工具栏中的“打开”按钮

　　(2)单击“文件”菜单中的“打开”命令

　　(3)双击要打开的文件

　　(4)打开多个文档，使用Shift键或Ctrl键

　　4. 文档的编辑(输入、删除、修改、移动、复制)

　　(1)光标的移动

　　用鼠标移动光标或用键盘移动光标

　　(2)文本的输入和插入

　　注意插入操作时“改写”按钮的状态

　　(3)文本的选取

　　可以用鼠标也可以用键盘。用鼠标最简单的方法是将鼠标指针移到要选取文本的开始位置，按住鼠标左键拖动，鼠标拖过地方所有的文本都被选中。选定文本后，要取消对它的选定，可以在键盘上单击任何一个方向键，或者按Esc键，或者用鼠标单击文档的任何位置。

　　(4)文本的移动、复制和删除

　　移动：一种方法是通过剪切(Ctrl+X)、粘贴来实现，另一种方法是按鼠标左键直接拖动;

　　复制：一种方法是复制(Ctrl+C)到剪贴板再粘贴，另一种方法是按住Ctrl键拖动选中的文稿;

　　删除：先选取，再按Delete键或Backspace键。

　　(5)文本的查找、替换和定位

　　①在文档中查找和替换：单击“编辑”菜单的“查找”命令，打开“查找”对话框，在“查找内容”框中输入要查找的文字，单击“替换”标签，打开“替换”选项卡，在“替换为”框中输入要替换的内容，单击“替换”或“全部替换”按钮。

　　②在文档中快速定位：单击“编辑”菜单的“定位”命令，弹出“查找和替换”对话框的“定位”选项卡，然后通过页号、节、行等条件来进行定位。

　　(6)撤销和恢复操作

　　①单击“编辑”菜单中的“重复”或“撤销”命令;

　　②单击常用工具栏的“撤销”或“恢复”按钮;

　　③按快捷键Ctrl+Z(撤销)和Ctrl+Y(重复)。

　　(四)排版操作

　　1.设置字符格式

　　字符格式设置包括字体、字号、字形的设置及对字符的各种修饰。

　　(1)利用“格式”菜单设置字符格式

　　(2)利用“格式”工具栏上的命令按钮设置字符格式

　　Word中字形、字体、字号的默认设置为常规、宋体、5号，英文字体为“Times New Roman”。

　　2.设置段落格式

　　通过设置段落格式可以改变段落的外观。段落格式设置主要包括段落的缩进和对齐、行间距和段间距等。

　　(1)文字对齐：单击“格式”工具栏上的“两端对齐”、“居中”、“右对齐”或“分散对齐”工具按钮。或者单击“格式”菜单中的“段落”命令，在弹出的“段落”对话框中的“对齐方式”中设置。

　　(2)段落缩进：利用水平标尺中的缩进标记设置;利用“格式”工具栏上的“增加缩进量”和“减少缩进量”按钮设置;利用“段落”对话框设置;取消缩进时，选定段落后在选项卡“特殊格式”框中选择“无”。

　　(3)行距的设置：使用“段落”对话框中“缩进和间距”标签中的“行距”功能可设置行距。系统的默认设置为单倍行距。

　　(二)在表格中移动光标

　　1. 用鼠标操作

　　用鼠标单击目标单元格

　　2. 用键盘操作

　　用组合键在表格内移动插入点

　　移动的位置组合键移动的位置组合键

　　行中下一单元格Tab前一行上箭头

　　行中前一单元格Shift+Tab下一行下箭头

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