2013年上海会计从业《电算化》第4章第4节：电子表格软件

　　第四节　电子表格软件

　　一、Excel 2003概述

　　Excel是运行于Windows环境下的电子表格软件。(演示)

　　Excel的主要功能包括：

　　(一)建立电子表格

　　(二)数据管理

　　(三)制作图标

　　(四)数据网上共享

　　二、Excel 2003的启动、退出与窗口组成

　　(一)Excel 2003的启动

　　1.通过“开始”菜单启动。

　　2.通过桌面快捷方式启动。

　　3.通过Excel 2003的安装路径打开Excel 2003。

　　(二)Excel 2003的窗口组成

　　1.标题栏

　　2.菜单栏

　　3.工具栏

　　4.名称框和编辑栏(演示)

　　左边的称为名称框，主要显示工作表中光标所在的单元格位置。

　　右侧的空白栏称为编辑栏，用于显示活动单元格中的数据和公式。

　　5.工作表编辑区(演示)

　　也称电子表格，它由若干单元格组成，是Excel存储和处理数据的最主要的形式。

　　单元格：工作表中行与列相交的位置称单元格，它是工作表中最基本的存储单位。工作表中的每个单元格有惟一的单元地址标识。

　　单元地址由单元格所在列的列号和单元格所在行的行号共同组成，

　　行号：用1、2、3……等阿拉伯数字表示，

　　列号：以A、B、C……等字母形式表示。

　　且列号在前，行号在后。如“B5”表示的单元格处于工作表B列与第5行交叉的位置。

　　全选框：位于行号与列号的交点处，单击它可将整个工作表选中。

　　注：菜单中没有全选命令。

　　6.工作表标签

　　工作表标签位于水平滚动条的左边，用于显示正在编辑的工作表名称。

　　在同一个工作簿内单击相应的工作表标签，可在不同工作表之间进行选择与转换。

　　7.水平和垂直滚动条

　　8.状态栏

　　9.任务窗格

　　(三)Excel 2003的退出

　　1.通过标题栏的“关闭”按钮退出。右侧。

　　2.通过文件菜单退出。

　　3.双击标题栏的控制按钮退出。左侧。

　　4.通过“任务栏”退出。

　　5.快捷键退出。

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　　三、工作表的基本操作

　　(一)新建工作簿

　　在启动Excel 2003程序后，会自动产生一个空白工作簿，默认名为Bookl.xls，其中xls是Excel的统一扩展名。

　　如果要创建新工作簿可以用以下三种方法：

　　1.单击常用工具栏中的“新建”按钮。

　　2.执行菜单栏中的“文件”→“新建”命令。

　　3.敲击键盘中的Ctrl+N组合键。

　　区别：工作簿\工作表

　　Excel工作簿是由若干张工作表组成。

　　一个Excel工作簿中可以包含1-255个工作表。

　　在系统默认状态下，一个Excel工作簿含有3个工作表，分别被命名为sheet1、sheet2和sheet3，这些工作表名出现在工作簿底部的工作表标签上。

　　新建工作表方法

　　1.插入菜单---插入工作表

　　2.快捷菜单---标签右键

　　1.输入文本、数字、日期及时间

　　(1)输入文本---字符型数据

　　选定单元格，在单元格中输入文字，输入完毕敲击键盘中的Enter键，输入的文本将显示在“编辑栏”中。

　　对齐方式：左对齐

　　超长处理：

　　如果其右侧相邻的单元为空，则超出的内容自动延伸至右侧单元格内显示;

　　如果其右侧相邻的单元不为空，则超出的内容自动隐藏，不再显示出来，当用命令将该单元所在列的列宽调整到足够宽时，被隐藏的内容将自动显示出来。

　　数字字符串的输入：电话号码、职工编号

　　输入时要在数字字符串的左侧加入一个引导输入符号，即单引号“′”

　　引导输入符号“′”仅为控制符号，它不是字符串的组成部分。

　　数字字符串不参加数学运算。

　　(2)输入数字---数值型数据

　　对齐方式：右对齐。

　　超长处理：当输入的数值型数据超过它所保存单元的宽度时，系统自动将其转换为科学计数法的形式。

　　(3)输入日期及时间---日期型数据

　　当输入的数据符合日期格式时，Excel将以日期格式存储数据。

　　日期格式的分隔符为“-”或“/”。例如：2010-12-21 2010/12/21

　　对齐方式：右对齐

　　超长处理：数据就不会显示，在输入数据的位置显示错误值“#######”。要解决这个问题，只要增加单元格的列宽即可。

　　(三)其他方式输入

　　1.记忆输入

　　同一数据列中输入一个已经存在的单词或词组。

　　2.连续填充

　　(1)填充相同数据

　　填充柄“+” 号，

　　文本、数值：直拖;

　　月度、星期等序列：Ctrl。

　　(2)等差数列填充

　　方法一：

　　A1单元格 “1”，

　　A2单元格 “5”。

　　方法二：菜单栏中的“编辑”→“填充”→“序列”命令。

　　(3)等比数列填充 同等差

　　3.同时在多个单元格中输入相同的数据

　　Ctrl选格、输值、Ctrl+回车。

　　4.同时在多张工作表中输入相同的数据

　　Ctrl选表、输值。

　　5.在其他工作表中输入相同的数据(即全表复制)

　　Ctrl选表、Ctrl+A、序列填充。

　　(四)保存工作簿

　　“常用”工具栏中的“保存”按钮，或菜单中的“文件”→“保存”命令。

　　1.保存未命名的工作簿

　　在“保存类型”下拉列表中选择要保存工作簿的文件类型，Excel默认的文件类型为Microsoft Office Excel工作簿，扩展名为.xls。

　　2.保存曾经编辑过的工作簿

　　(1)“文件”→“保存”命令。

　　(2)菜单栏中的“文件”→“另保存”命令。

　　(3)键盘中的Ctrl+S组合键。

　　3.自动保存

　　“工具”→“选项”。

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　　四、选中、删除、移动和复制工作表

　　(一)选择工作表

　　1.工作簿底部的工作表标签。(一个)

　　2.右键菜单中单击“选定全部工作表”命令，可将工作簿内的全部工作表选取。(全部)

　　3. Ctrl键，可选择两张或多张不相邻的工作表。(不相邻)

　　4. Shift键，单击最后一张工作表的标签，可选择两张或多张相邻的工作表。(相邻)

　　(二)删除工作表

　　1.将要删除的工作表标签选取，执行菜单栏中的“编辑”→“删除工作表”命令。(或标签右键)

　　2.同时删除多个工作表的操作与删除单个工作表相同。

　　(三)移动和复制工作表

　　1.同一个工作簿中

　　方法一：鼠标。

　　移动---直接用鼠标拖拽即可实现。

　　复制---Ctrl。

　　方法二：快捷菜单(移动和复制)

　　复制工作表是指复制原工作表，在工作簿中添加副本，可通过点击鼠标右键实现相关功能。

　　建立副本(钩)。

　　2.非同一个工作簿中

　　快捷菜单(移动和复制)。

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