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第二节 电算化会计账务处理流程(下)
四、编制财务报表
会计信息系统的各个子系统，如账务处理子系统、采购与应付子系统、存货子系统、销售与应收子系统、工资子系统、固定资产子系统等，都能生成各种管理报表，但这些报表大多局限于各个子系统自身相关的业务，着眼于相关的管理与决策需要。与此不同的是会计报表子系统，它并非是对经营交易或事项的直接处理，而是用于法定会计报表或内部管理报表的编制，更多的是着眼于整个企业生产经营活动的综合反映，是会计核算工作的总结。
因此，会计报表子系统直接面向内外报表使用者的会计信息需要，取数于各个子系统会计核算的结果，进行相应的加工处理。专门提供各种会计报表的子系统，是会计信息系统中的一个重要子系统。
会计报表处理子系统的目标就是根据账务处理系统、其他会计核算系统、会计报表系统本身、其他系统数据来源，按照用户定义报表格式的方式，自动获取数据和自动生成报表，并按用户需求对报表进行各种分析。
(一)报表处理系统编制报表的数据处理基本流程：
1.报表格式设计。报表格式设计相当于手工会计环境下绘制或取得一张空白的会计报表。格式设计包括定义报表尺寸(报表的行数和列数)、设置组合单元、绘制表格线、输入报表项目(包括表头、表体和表尾项目)、设置行高及列宽、定义单元格风格(包括字形、字体、字号、颜色、图案、是否折行显示等)、设置单元属性(包括表样、字符和数值属性)和确定关键字位置等。
2.报表公式定义。报表公式决定了报表的数据来源及报表数据计算等，报表公式包括计算公式、审核公式和舍位平衡公式等。提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式、审核公式、舍位平衡式;还提供了种类丰富的函数，在系统向导的引导下轻松地从用友账务及其他子系统中提取数据并生成财务报表。
3.报表数据处理。报表格式设计完成之后，报表处理系统可以根据定义的报表格式和公式，从账务处理系统、其他相关子系统或已生成的报表文件中自动获取数据，并计算各个报表项目的数值，依据审核公式校验报表勾稽关系，依据平衡公式进行舍位平衡操作，将计算结果保存于报表文件中。报表格式一次性定义后，可用于不同会计期的报表计算，具有一次性定义、多次使用的效果。
4.输出报表。根据生成的报表或报表格式文件，输出会计报表。
(二)报表的相关概念
1.格式状态和数据状态。报表制作分为两大部分来处理，即报表格式与公式设计以及报表数据处理工作。这两部分工作是在不同状态下进行的。
(1)格式状态。在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字，以便定义报表的单元公式(计算公式)、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下所看到的只是报表的格式，而报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。
(2)数据状态。在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，用户看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。
报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。单击这个按钮可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。
2.单元。单元是组成报表的最小单位。单元名称由所在行、列标识。例如，C8表示第3列第8行交汇的那个单元。单元类型有数值单元、字符单元、表样单元3种。
(1)数值单元。用于存放报表的数据，在数据状态下输入。数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的缺省类型为数值型。
(2)字符单元。字符单元也是报表的数据，也应在数据状态下输入。字符单元的内容可以直接输入，也可由单元公式生成。
(3)表样单元。表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么其输入的内容对所有表页都有效。表样单元只能在格式状态下输入和修改。
3.组合单元。组合单元由相邻的两个或更多单元组成，这些单元必须单元类型完全相同(即表样、数值、字符等)，在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以以区域的名称或区域中的任何一个单元的名称来表示。
4.区域。区域由一张表页上的相邻单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在报表系统中，区域是二维的，最大的区域是整个表页，最小的区域是一个单元。例如，A6到C10的长方形区域表示为A6：C10，起点单元与终点单元用“：”连接。
5.表页。一个报表最多可容纳99999张表页，一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”～“第99999页”表示，如果当前表为第2页，则可以表示为@2。
6.关键字。关键字是一种特殊的单元，可以惟一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。例如，一个资产负债表的表文件可存放一年12个月的资产负债表(甚至多年的多张表)，要对某一张表页的数据进行定位，就要设置一些定位标志，在报表系统中被称为关键字。
报表系统共提供了六种关键字，它们是“单位名称”、“单位编号”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，报表系统还增加了一个自定义关键字，当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义，可以在业务函数中代表取数日期。
关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。
7.函数。企业常用的财务报表数据一般来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。报表系统中，取数是通过函数实现的。
(1)自总账取数的公式可以称之为账务函数。账务函数的基本格式为：
函数名(<科目编码>,<会计期间>,[<方向>],[<账套号>],[<会计年度>],[<编码1>],[<编码2>])，其中
?方向即“借”或“贷”，可以省略。
?账套号为数字，缺省时默认为999账套。
?会计年度即数据取数的年度，可以省略。
?编码1与编码2与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如职员编码、项目编码等，如无辅助核算则省略。
账务取数函数主要有：
总账函数 金额式 数量式 外币式
期初额函数： QC() SQC() WQC()
期末额函数： QM() SQM() WQM()
发生额函数： FS() SFS() WFS()
累计发生额函数：LFS() SLFS() WLFS()
条件发生额函数：TFS() STFS() WTFS()
对方科目发生额函数：DFS() SDFS() WDFS()
净额函数： JE() SJE() WJE()
汇率函数： HL()
(2)自本表本表页取数的函数。主要有以下几个：
数据合计：PTOTAL()
平均值：PAVG()
最大值：PMAX()
最小值：PMIN()
(3)自本表其他表页取数的函数。对于取自本表其他表页的数据可以利用某个关键字，作为表页定位的依据或者直接以页标号作为定位依据，指定取某张表页的数据。可以使用SELECT()函数从本表其他表页取数。
例：如果C1单元取自上个月的C2单元的数据：C1=SELECT(C2，月@=月+1)。
例：如果C1单元取自第二张表页的C2单元数据可表示为：C1=C2@2。
(4)自其他报表取数的函数。对于取自其他报表的数据可以用“报表[.REP]”->单元的格式指定要取数的某张报表的单元。
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(三)使用报表模板生成报表
财务报表系统中按照会计制度提供了不同行业的标准财务报表模板，简化了用户的报表格式设计工作。
例4-21：
调用资产负债表模板，生成资产负债表数据。
操作演示：
(四)自定义报表
除了利用系统预置的报表模板生成报表之外，还可以利用自定义报表功能定义企业所需的管理报表。
1.报表格式定义
1)设置报表尺寸
设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。
2)定义组合单元
有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下，为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。
3)画表格线
报表的尺寸设置完成后，在数据状态下，该报表是没有任何表格线的，为了满足查询和打印的需要，还需要划上表格线。
4)输入报表项目
报表的表间项目是指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。
5)定义报表行高和列宽
如果报表中某些单元的行或列要求比较特殊，则需要调整该行的高度或列的宽度。
提示：行高、列宽的单位为毫米。
6)设置单元风格
单元风格主要指的是单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等。设置单元风格会使报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。
7)设置关键字
关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还可以自定义关键字。用户可以根据自己的需要设置相应的关键字。
8)调整关键字位置
如果关键字的位置不合适，可通过调整偏移量的方式来调整关键字的位置。
关键字的位置可以用偏移量来表示，负数表示向左移，正数表示向右移。在调整时，可以通过输入正或负的数值进行调整。关键字偏移量单位为象素。
例4-22：
资产负债表(简易)
编制单位：新瑞科技 年 月 日 单位：元
制表人：
说明：
表头：
标题“货币资金表”设置为“黑体、14号、居中”。
编制单位及金额单位设置为“楷体、12号”。
年、月、日应设为关键字。
表体：
表体中文字设置为“宋体、10号、居中”。
表尾：
“制表人：” 设置为“楷体、10号、右对齐”。
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2.报表公式定义
报表格式设计完毕后，需填写报表数据，这样就得到了包含格式和数据的完整报表。使用报表处理系统，报表中的数据获取方法将发生很大变化。部分最基本的、最原始的报表数据，可通过手工直接输入的方法获取;报表内小计、合计等数据，可通过建立单元公式自动计算的方法获取;从其他报表中获取的数据，可通过建立表与表之间数据连接公式的方法来获取，从账簿中获取的数据，可通过建立账务取数和函数公式，从账务处理系统或其他会计处理系统中采集数据。由于大部分报表的单元公式，以及获取数据的方法相对稳定，在以后各月中不应再进行大的变动，系统都能够自动根据定义的公式和获取数据的方法采集数据并进行计算，因此，报表处理系统将大大节省编制报表的时间、减少编制错误，简单经济，把大量重复、复杂的劳动简单化，提高了工作效率。
例4-23：
(为了简化公式设置，只将有余额的科目列入计算公式中)
资产项目公式：
货币资金期末数= QM(“1001”,月)+ QM(“1002”,月)
应收账款期末数= QM(“1122”,月)
其他应收款期末数= QM(“1221”,月)
存货期末数= QM(“1403”,月)+QM(“1405”,月)+QM(“5001”,月)
固定资产期末数= QM(“1601”,月)
累计折旧期末数= QM(“1602”,月)
固定资产净值期末数=固定资产期末数-累计折旧期末数
无形资产期末数= QM(“1701”,月)
资产合计期末数=货币资金期末数+应收账款期末数+其他应收款期末数+存货期末数+固定资产净值期末数+无形资产期末数
负债及所有者权益项目公式：
短期借款期末数= QM(“2001”,月)
应付账款期末数= QM(“2202”,月)
应交税费期末数= QM(“2221”,月)
应付利息期末数= QM(“2231”,月)
负债合计期末数=短期借款期末数+应付账款期末数+应交税金期末数+应付利息期末数
实收资本期末数= QM(“4001”,月)
未分利润期末数= QM(“4103”,月)+QM(“4104”,月)
所有者权益合计期末数=实收资本期末数+未分利润期末数
负债及所有者权益合计期末数=负债期末数+所有者权益期末数
操作演示：
3.生成报表数据
生成报表数据主要是通过报表系统的计算功能，利用前面设置的报表计算公式对报表数据进行自动的运算。
生成报表数据分成两步：一是输入关键字、二是表页重算。
例4-24：
输入关键字2011年1月31日，生成资产负债表数据。
(五)报表输出
财会人员利用报表系统编制好会计报表后，这些报表就以文件的形式存放在磁介质中。为了使企业的管理者、投资人、债权人、财政部门以及税务部门能按其需要查看会计报表，报表系统提供了报表输出功能。
1.报表输出的内容
报表输出的内容包括以下几方面：
(1)输出报表结构(表样)。输出报表结构，即可以输出不包括数据，而包括报表结构参数，如表尺寸、表单元类型、各类公式的空白表样。
(2)输出编制完整的报表。输出包括数据和报表结构等完整的报表。
(3)输出能被其他处理系统接收的数据。输出能被其他系统接收的数据，是指将报表数据以一定的形式，如以DBF数据库的形式，或以TXT文本文件的形式输出，供其他系统进行进一步的加工处理，提高自身的数据兼容性与通用性。
2.报表输出的方式
在输出报表时，一般有以下几种方式：
(1)屏幕显示。屏幕显示是指将各种报表输出到屏幕上，报表使用者可以通过屏幕查看报表。
(2)打印机输出。打印机输出是指将各种报表从打印机输出，供报表使用者查看。
(3)磁盘输出。磁盘输出是指将各种报表以文件的形式输出到磁盘上，报表使用者，特别是上级主管部门、总公司可以直接用磁盘中的报表进行报表汇总。
(4)网络传输。网络传输是指通过网络将各种报表从一个工作站传递到另一个或几个工作站，只要报表使用者的计算机在此网络环节中，便可以在各自的计算机上查看报表。
3.打印设置
打印设置是指在报表系统中财会人员可以根据打印的需要设置页边距、页眉、页脚、纸张大小、纸张来源等。财会人员可以使用报表系统提供的【打印设置】命令进行设置
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五、工资核算系统
在手工方式下，工资核算工作耗费财务人员大量的精力和时间，而且容易出错。采用计算机处理保证了工资数据的准确性和及时性，提高了工资核算的效率。
工资核算系统以职工个人的各项工资数据为基础，计算应发工资、扣款和实发工资等，编制工资数据统计表;按部门和人员类别进行工资数据汇总，进行代扣个人所得税计算;提供多种方式的查询、打印工资发放表、各种汇总表及个人工资条;进行工资费用分配与计提，并实现自动生成工资凭证的处理。
不同的财务软件和不同的用户、以及不同的应用模式，在操作流程上也有所区别。进入工资核算系统后，必须按正确的顺序调用系统的各项功能，才能保证其核算的正确性。
企业为了进行工资核算，必须建立和健全职工档案、考勤制度、工时和产量完成记录等统计制度。保证工资卡、考勤记录、工时记录等准确无误。另外，我国工资业务中还需要处理有关水电、住房公积金、保险等代扣业务的记录。
(一)工资核算系统的特点
工资的核算是企业比较常见的一项工作，根据企业员工的多少，这项工作的繁简程度也不同。对于大型企业来说，工资核算是一项非常复杂的工作，而且它关系到职工的切身利益，这决定了工资核算子系统具有如下几方面的特点：
1.数据量大。我国多数企业设置的工资项目较多，因此系统需要管理的原始数据量较大。对于一些短时间内固定不变的数据，比如职工姓名、编码、标准工资等需要在核算系统中长期保存。对于一些需要变动的数据，在进行工资业务处理时，数据修改、输入的工作量很大。
2.业务处理的时限性、准确性要求高。企业发放工资的时间、流程确定以后一般不会频繁变更，因此企业财务部门必须按时核算、发放工资，而且工资金额必须核算准确，这样才不会损害员工的切身利益。
3.处理业务重复性强，核算方法简单。工资业务虽然数据量大，但是由于是企业常见的一项工作，因此相关部门对于处理流程都比较熟悉，而且其核算方法比较简单，每月进行工资业务处理时只要输入每一职工的有关变动数据即可，有很强的规律性和重复性，因此工资核算业务也便于计算机处理。
4.与成本核算子系统和账务处理系统存在数据传递关系。工资核算子系统可以作为一个相对独立的系统来使用，该系统除了进行每一职工的工资管理和统计分析工作外，工资分摊的结果以及工资计提和分配形成的转账凭证能够传递到成本核算子系统和账务处理子系统，从而提高整个会计信息系统数据处理的效率。
(三)初始设置
1.建立工资账套。建立工资账套时可以根据建账向导分四步进行：即参数设置、扣税设置、扣零设置、人员编码。
工资系统提供处理多个工资类别的功能。如果单位按周或一月多次发放工资，或者是单位中有多种不同类别(部门)的人员，工资发放项目不同，计算公式也不同，但需进行统一工资核算管理，应选择建立多个工资类别。
选择代扣个人所得税后，系统将自动生成工资项目“代扣税”，并自动进行代扣税金的计算。
扣零处理是指每次发放工资时零头扣下，积累取整，于下次工资发放时补上，系统在计算工资时将依据扣零类型(扣零至元、扣零至角、扣零至分)进行扣零计算; 用户一旦选择了“扣零处理”，系统自动在固定工资项目中增加“本月扣零”和“上月扣零”两个项目，扣零的计算公式将由系统自动定义，无需设置。
例4-25：
工资类别个数设置为“多个”，核算币种设置为“人民币RMB”，要求代扣个人所得税，不进行扣零处理，人员编码长度设置为“3位”，启用日期设置为2011年1月。
2.人员类别设置。人员类别与工资费用的分配、分摊有关，以便于按人员类别进行工资汇总计算。
例4-26：
管理人员、销售人员、研发人员。
3.工资项目设置。
工资项目设置即定义工资项目的名称、类型、宽度、小数、增减项。系统中有一些固定项目，是工资账中必不可少的，包括：“应发合计”，“扣款合计”，“实发合计”，这些项目不能删除和重命名。其他项目可根据实际情况定义或参照增加。如：基本工资、奖励工资、请假天数等。在此设置的工资项目是针对所有工资类别的全部工资项目。
例4-27：
4.银行名称设置。
发放工资的银行可按需要设置多个，这里银行名称设置是对所有工资类别。例如：同一工资类别中的人员由于在不同的工作地点，需在不同的银行代发工资;或者不同的工资类别由不同的银行代发工资，均需设置相应的银行名称。
5.建立工资类别
在工资管理中，如果单位存在按周或每月多次发放工资、或者存在多种不同类别的人员，每一类人员的工资发放项目不同，计算公式亦不同，但又需要进行统一工资核算管理的情况，则可以通过建立不同的工资类别，实现多个类别的核算。
例4-28：
“正式人员”工资类别：所有部门;“临时人员”工资类别：只包括“研发部”。
操作演示：
[4-28.htm]
6.设置人员档案
人员档案的设置用于登记工资发放人员的姓名、职工编号、所在部门、人员类别等信息。此外，员工的增减变动也必须在本功能中处理。人员档案的操作是针对某个工资类别的，即应先打开相应的工资类别。
例4-29：
7.设置工资项目的计算公式
设置计算公式就是定义某些工资项目的计算公式及工资项目之间的运算关系。例如：缺勤扣款=基本工资/月工作日×缺勤天数。运用公式可直观表达工资项目的实际运算过程，灵活地进行工资计算处理。
定义公式可通过选择工资项目、运算符、关系符、函数等组合完成。
系统固定的工资项目，如“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”等的计算公式，系统根据工资项目设置的“增减项”自动给出，用户在此只能增加、修改、删除其他工资项目的计算公式。
定义工资项目计算公式要符合逻辑。系统将对公式进行合法性检查，对不符合逻辑的公式，系统将给出错误提示。定义公式时要注意先后顺序，先得到的数据应先设置公式。
例4-30：
工资项目：
基本工资、岗位工资、交通补助、应发合计、请假扣款、住房公积金、扣款合计、实发合计、代扣税、请假天数。
计算公式：
8.录入职工基本工资数据。
在工资系统日常业务处理开始前，将所有人员的每月相对不发生变化的工资项目数据或变化较小工资项目数据录入计算机，作为工资计算的基础数据。
例4-31：
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