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第四节 计算机替代手工账的基本要求
一、替代手工账的定义
替代手工账(俗称甩账)是指将各种基本的会计数据输入计算机，采用电子计算机设备和会计软件对输入计算机的会计数据进行处理(计算、分类、汇总、转存等)，生成会计信息并存储在磁性或光盘等介质上，根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表，即采用电子计算机替代手工记账、算账、报账这一过程。
替代手工账是会计电算化的目标之一(首要目标)。
二、替代手工账的条件
1.配备了计算机硬件设备和会计软件。
2.进行会计电算化岗位培训，配备相应的会计电算化工作人员。
3.建立严格的内部管理制度。
三、替代手工账前的工作
根据相关规定，计算机与手工会计核算应该并行3个月以上，计算机与手工核算的数据相互一致，软件运行也安全可靠，还要接受有关部门的监督。
四、如何替代手工账
1.整理手工会计业务数据。
(1)重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符。
(2)整理各账户余额。
(3)清理往来账户和银行账户。
2.建立会计账户体系并确定编码。
编码时，一级会计科目编码按财政部规定的编码方案执行;明细科目编码按照具体编码规则设置。一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案;即：本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码。
原则：
(1)符合财政部和有关管理部门的规定。
(2)满足本单位会计核算与管理的要求。
(3)满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，如果需要从账务系统中取数，必须设立相应的科目。
(4)要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。
(5)要保持科目的相对稳定性。
(6)应考虑与子系统的衔接，凡是与其他各子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。
五、规范各类账证表格式和会计核算方法与过程
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六、会计软件初始化
七、计算机与手工并行
计算机与手工并行是指在会计软件使用的最初阶段，人工与计算机同时进行会计处理的过程。在此阶段的主要任务是：检查已建立的会计电算化核算系统是否充分满足要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应进行修改，并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度等。
在试运行阶段，人工与计算机数据对比时，要进行如下工作：
1.检验各种核算方法。
2.检查会计科目体系的正确性和完整性。
3.考查操作熟练程度。
4.纠正会计软件程序错误或业务处理错误。
此外，并行期间还要注意以下问题：
1.适当安排好实施进度，试运行期间及时总结、定期检查。
2.实施复杂大系统时，应向有关方面的老师咨询，或向有经验的单位学习，尽量少走弯路。
3.做好申请替代手工记账前的准备工作，争取一次通过审查。
八、替代手工记账的基本要求
(一)替代手工记账方式下记账凭证的要求
记账凭证分类：
一种：记账凭证
三种：收款凭证、付款凭证、转账凭证
五种：现金收款凭证、银行收款凭证、现金付款凭证、银行付款凭证、转账凭证
(二)计算机内会计数据打印输出和保存的要求
1.采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应当符合国家统一会计制度的要求，采用中文或中外文对照，字迹清晰，作为会计档案保存，保存期限按《会计档案管理办法》中的规定执行。
2.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法;如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按旬打印输出。
3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。
4.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的表格线可适当减少。
(三)存储介质要求
1.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，并将其作为会计档案保存的单位，如果不再定期打印输出会计账簿，必须征得同级财政部门的同意。
2.作为会计档案保存时，其保存期限应与《会计档案管理办法》中规定的相应会计数据(书面形式的会计财簿、报表)相一致。
3.记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。
4.大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量避免采用软盘存储会计档案。
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