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数据清单是指工作表中一个连续存放了数据的单元格区域。可把一个二维表格看成是一个数据清单。比如，一张考试成绩单，可以包含学号、姓名、各科成绩、总成绩、平均成绩等多列数据。数据清单作为一种特殊的二维表格，其特点是：
(1)清单中的每一列为一个字段，存放相同类型的数据。
(2)每一列的列标题(即数据清单区域中的第一行)为字段名，如姓名、高等数学、物理、大学英语等等。
(3)每一行为一个记录，即由各个字段值组合而成。存放相关的一组数据。
(4)数据记录紧接在字段名行的下面，即列标题和数据之间不能用空白行分开。
(5)在数据清单区域内，某个记录的某个字段值可以为空，但是不能出现空列或空行。
(6)工作表的数据清单数据与工作表中其他数据之间至少留出一个空白列或一个空白行，以便于数据清单的检测和选定。
(7)一般情况下，一张工作表内最好只建立一个数据清单。如果要在一个工作表中存放多个数据清单，则各个数据清单之间要用空白行或空白列分隔。
数据清单的建立和编辑同一般的工作表的建立和编辑方法一样。此外，为了方便地编辑数据清单中的数据，Excel还提供了数据记录单功能。利用数据记录单可以在数据清单中一次输入或显示一个完整的信息行，即一条记录的内容。还可以方便地查找、添加、修改及删除数据清单中的记录。
