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优秀秘书需克服的几种人际关系误区

|0·2013-03-14 22:13:06浏览0 收藏0
摘要 优秀秘书需克服的几种人际关系误区

  作为秘书,必须与周围的人保持良好的人际关系,这对于做好秘书工作十分重要。但是,有些年轻人初涉秘书岗位,感到最困难的是处理人际关系,觉得神秘莫测、无所适从。他们失败往往并不是败在工作能力上,而是首先败在人际关系的协调上。

  纵观身边一些实例,笔者认为,年轻秘书往往容易步入如下几种人际关系误区:

  误区一功利主义。秘书是一个清贫的职业.甘于寂寞,乐于奉献是对秘书工作者最基本的要求。有的年轻秘书走上秘书岗位后却耐不住清贫,特别是受市场经济的影响有的秘书的价值观念发生偏向,希望自己的每一份献出,都必须获得现实的回报.对于“为他人作嫁衣裳”提不起兴趣.因而,在人际关系中,他们一切以功利为目的,信奉“结交须胜己.似我不如无”。这些持功利主义的秘书人员由于急功近利,用“是不是对自己有利”作为标准来决定工作的态度,因而与秘书服务的天职背道而驰,最终要么会因与身边的人格格不入,而另辟他途,要么碰得头破血流,身败名裂。某县政府经研室曾经有一个年轻秘书,专业能力相当过硬,是县政府机关有名的笔杆子。前几年,他看着身边的朋友一个个发了财,觉得自己十分寒酸,何不凭自己的专长也去挣一些“外快”。于是他利用工作之便为一报刊拉广告、拉赞助,写一些有偿服务的宣传文章,一些部门、下属单位的领导请他撰写文稿,也要明码标价收费,在日常生活中,他也利用一切机会想方设法捞名捞剥,于是领导开始疏远他,过去的朋友也对他敬而远之。

  误区二:耍小聪明。大多数领导都喜欢“灵活”一点的秘书,办公室工作的性质也要求秘书思维敏捷,反应灵活,能见机行事,随机应变。但是不少年轻秘书却矫枉过正,片面追求灵活,白以为聪明,想方设法卖弄,这就适得其反了。

  误区三:攀大树心理。有的年轻秘书刚刚进入一个单位,为了打开局面,寻求更快发展,就急切地寻找“靠山”,攀龙附凤。特别是有些靠某种关系进人机关、缺少实干能力水平的更是如此。他们依赖于大树,不管什么事,都喜欢搬出“靠山”来处理协调,不钻研工作,而将主要精力放在钻营人际关系上,热衷于送情送礼,而荒废了专业成果。攀大树的心理使一些秘书之间拉帮结派,互相攀比谁的后台硬、谁的关系广,这既影响上下级关系的协调,又影响秘书班子的团结。

  误区四:迷失自我。有很多年轻秘书告诉我,由于长期在领导身边工作,有很大的依附性和服从性,感到很拘束、被动,压抑了个性,以至在同事之间、在家里都显得死气沉沉,唯唯诺诺,任何事情都习惯于听命于别人.不敢也不想发表自己的意见。这就是迷失了自我.由于这些秘书年纪轻、资历浅、经验不足,在单位内处于金字塔的最底层,所以不敢有自己的个性,盲目服从,失去了自我。

  误区五:个人中心主艾。以个人为中心,处处表现自己,在人际关系中犹如为自已筑起了一道壁垒,只会招来别人的反感。现在,年轻秘书一般毕业于大专院校文科专业,有一种优越感和自负心理。他们不能适应别人的思维方式和风格,而总要求别人来适应自己,遇到挫折就会怨天尤人,大发牢骚。

  年轻秘书的人际关系误区,不仅影响秘书个人的发展前途,也会给办公室工作和整体效能的发挥带来负面影响。秘书应主动寻找差距,正视问题,对症下药,积极走出人际关系的误区。

  (一)感情投资法。感情投资是地代领导工作的重要方法之一,也是秘书处理人际关系的有效方法之一。作为年轻秘书,进入一个新单位,要别人从心理上、感情上接纳你,最有效的方法还是加强感情投资,从感情上打动别人。作为单位的“小字辈”,“三人同行,小的受苦”。,秘书处理人际关系时应以情感人,多做奉献,吃苦在前.享受在后,甘于坐冷板凳.有一位秘书从大学中文系毕业后,被分配到某局机关办公室从事文秘工作,办公室的几位同事都是中年人,大都是没有受过正规的大专学习,论资排辈的心想非常严重,对这位科班出身的l同志横挑鼻子竖挑眼。这位秘书书没有介意,而是热情跟他们打招呼,主动承担办公室的日常勤务。还谦虚地向办公室主任请教,将单位的一些工作写成报道,用大家的名义发表,没多久,这位同志就跟同事打成了一片,关系十分融恰.

  (二)藏巧守拙法。年轻人思维和行为比较灵活,这是优点,但如果掌握不好,反而弄巧成拙。对于出来乍到的年轻秘书,由于不熟悉单位已有的人际关系和一些背景,有时候说话办事难免对别他人构成冲击.这时不如藏巧守拙,冷静观察、站住阵脚,自我保护,不要轻易当头。在武术谋略中,大凡身怀绝技之高手,总不轻易出手,而要先试探对手的虚实,然后定自己的攻守策略,免得自己暴露出弱点,被对方抓住。在人际关系中也同样如此。某行政单位想物色一名秘书,中一人急于表现自己的才华,一有时机,便抢先一步,竭尽表现之能事,还经常到各个科室串门,四处讨好。而另一位秘书则静下心来,一头扎进工作之中,没事就坐在办公室看书看报学习,为领导决策提出了许多中肯的参谋意见。同事们发现了他的才能,一有重大材料,也乐意听取他的意见,请他主笔,渐渐他就成了办公室不可或缺的一员。

  (三)入乡随俗法。入乡随俗,既是现实的一种客观存在,又是一种思想方法。在人与人之间的关系中,不管是作为性格特征还是作为思想意识,秘书人员在进行人际交往时,首先必须正视差异的存在,并容忍差异的存在。这样,才能既不随意屈人,又不强加于人。在方向、原则一致的前提下,允许个性、兴趣、方法、方式的差异,这样,既坚持了原则,又建立了关系。作为年轻秘书,要与各级领导搞好关系,在保持自己独立性的同时,要“入乡随俗”,与同事的日常交往中,要随大流、合大众,培养共同爱好,积极参与一些业余群体活动。

  (四)情绪调节法。有的年轻秘书参加工作没几年,就变得老气横秋,精神萎靡不振,情绪低落。这时,要使用情绪调节法,乐观、积极地看待和面对周围的环境。在每一天以及每一次活动前,要调节自己的情绪,鼓足信心,以积极的姿态参与人际交往。某单位秘书小刘从事秘书工作几年了,有一天几个同学来访,发现小刘象是换了一个人,显得十分疲惫,行举止十分拘谨,没有学校里的活泼好动,也失去了往日的幽默随和,谈话时从不主动插话,象是受了什么打击。在同学的耐心开导下。他决定改头换面,经过一番情绪调节,几天后,终于一改消极萎靡的形象,以新的精神面貌出现在众人面前。他发现,原来生活可以更美好。

  (五)换位思考法。换位思考,即与对象交换位置,站在对方的立场上去思考问题,这是理解他人,全面认识问题的良好思想方法之一,也是秘书处理人际关系的良好处世方法之一。在人际交往中,由于每个人的个性差异和社会角色差异,看问题难免不存在片面性。秘书人员与交往对象由于角色差异或思想层次差异看问题不一致,或有较大争执时,不要急于否定对方,而应换位思考,站在对方的立场上观察事物、思考问题,将心比心,寻找与对方沟通的最佳方法。这样,就比较容易理解对方、化解矛盾,改善人际关系。某单位小彭毕业后就事秘书工作,由于他功底深厚,精力充沛,办公室的绝大部分工作从材料撰写、编发简报,到工作督查都是他一人承担。小彭有点飘飘然,办事开始我行我素,听不进别人劝告。办公室主任是一个四十多岁的中年人,对他要求十分严格,小彭写好的文章,他有时修改得面目全非,还常常对小彭的作法进行指教。小彭觉得主任能力不如他,对主任的这种作法感到十分不平衡。经过长期交往,小彭发现主任虽然没上过正规院校,但经验丰富,经他修改过的文章,更贴近实际,作为上司,对下属要求严格,也是理所当然的。这样一换位思考,小彭渐渐就心平气和了。

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