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秘书部门的信息工作,主要是指根据上级与主管部门的要求了解情况,掌握动态,发现问题,然后进行筛处理,综合分析,提供信息资料给领导参考。具体来说,信息工作在秘书活动中的作用主要表现为以下几个方面:
一、辅助领导科学决策,必须依靠信息
决策是领导的主要职能,是领导工作的主题。信息是决策的依据,是决策的必要条件。没有信息,就没有科学决策。进行预测和确定目标,必须将过去和现在的各种信息进行收集、加工、传递和利用;拟定各种可供选择的决策方案,必须对收集到的各种信息进行归纳、推理、评价,也就是具体地利用信息;决策方案的选择、实施、修正等等,其客观依据依然是大量的信息。
二、起草文件必须依靠信息
秘书人员撰拟公文,不能闭门造车,而是要在掌握各种信息的基础上,根据领导意图,经过分析、综合,形成更系统、更准确的新的书面信息。可以说,秘书撰拟公文,就是运用信息为机关服务。
三、信访咨询工作需要依靠信息收集
秘书人员在接待群众来访、处理群众来信时,必须运用所掌握的政策精神、规章制度、领导意图、实际情况等信息,经过分析、判断,去回答来访,回复来信,或者转有关部门处理。
四、做好日常管理工作必须依靠信息
秘书要办好机关各项公务,不仅靠领导意图、个人学识,还必须依靠各种信息作依据、作借鉴。信息多,耳朵灵,综合判断、处理事务的能力就强。秘书人员必须会运用各种信息,把相关部门联系、协调起来,明确分工,消除矛盾,同步协作去完成共同的任务。另外,秘书主动、认真地为部门领导反映各种情况,提建议要求,出主意,也是在运用信息为部门服务。
总之,秘书工作的一切方面都离不开信息,新时期特别要求秘书强化信息意识,研究并掌握信息工作的规律,才能发挥好参谋助手的作用。