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第二节 原始凭证
一、原始凭证的概念
原始凭证又称单据，是在经济业务发生或完成时(时间)取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况(作用)、明确经济责任的原始凭据。
如：购货发票、飞机票、火车票等
原始凭证主要起证明属于会计事项的经济业务实际发生和完成情况的作用，凡是没有这种作用的一切单据，如材料或商品的请购单、经济合同、派工单等，均不能作为进行会计核算的原始凭证，而只能作为原始凭证的附件。
二、原始凭证的种类
(一)原始凭证按其来源不同，分为外来原始凭证和自制原始凭证
1.外来原始凭证。外来原始凭证是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。如发票、银行收款通知、对外支付款项收到的收据、职工出差取得的飞机票等。
2.自制原始凭证。自制原始凭证是指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证。如收料单、领料单、限额领料单、产品入库单、产品出库单、借款单、折旧计算表、工资结算单、收款收据、成本计算单等。
(二)原始凭证按其填制手续及内容不同，分为一次原始凭证、累计原始凭证、汇总原始凭证
1.一次凭证。一次凭证是指一次填制完成、只记录一笔经济业务的原始凭证。一次凭证是一次有效凭证。所有的外来原始凭证和大部分自制原始凭证都属于一次凭证，如收料单、领料单、购销货发票、收据、借款单、银行结算凭证、车票等。
一次凭证能反映一项业务的内容，使用方便灵活，但数量较多
教材P64页4-1表“领料单”示例
2.累计凭证。累计凭证是指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证。其特点是在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务。并按照费用限额进行控制费用。
累计凭证是多次有效的原始凭证，一般为自制凭证，在会计实务中最常见的有限额领料单、费用限额卡等。
3.汇总凭证。汇总凭证是指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。
汇总原始凭证又称原始凭证汇总表，需要注意的是原始凭证汇总表只能汇总一类经济业务，不能汇总两类或两类以上的经济业务。例如发出材料汇总表、收入材料汇总表、工资汇总表、销售日报、差旅费报销单等。
(三)按照格式不同分类
原始凭证按照格式不同，分为通用凭证和专用凭证。
(1)通用凭证：由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有一定格式的原始凭证
范围可以是某一行业、某一地区、甚至全国，如增值税专用发票、火车票
(2)专用凭证：由单位自行印制，仅在本单位内部使用的原始凭证。如收料单、领料单等。
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三、原始凭证的基本内容
每种原始凭证都必须具备以下几方面的基本内容(也叫凭证要素)：
1.原始凭证的名称;
2.填制原始凭证的日期;
3.凭证的编号
4.按受原始凭证的单位名称;(抬头人)
5.经济业务内容(含数量、单价、金额等);
6.填制单位的签章;
7.有关人员的签章;
8.填制凭证的单位名称或填制人姓名
9.原始凭证的附件。
四、原始凭证的填制要求
(一)填制原始凭证必须符合以下要求：
1、记录要真实
2、内容要完整
原始凭证所要求填列的项目必须逐项填列齐全，不得遗漏和省略。有大、小写金额的数字必须相符;一式几联的原始凭证必须注明各联次的用途，同时在书写时必须用双面复写纸套写。
3、手续要完备
单位自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定的人员签章盖章;
对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章;
从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章;
从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名盖章。
4、书写要清楚、规范
原始凭证要按规定填写，文字要简要，字迹要清楚，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须相符且填写规范，小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不得写连笔字。在金额前要填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白。
小写金额数字一律填写到角、分;无角、分的，写“00”或符号“―”;有角无分的，分位写“0”，不得用符号“―”。(常考)
大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行书字书写。大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白。大写金额到元或角为止的，后面要写“整”或“正”字;有分的，不写“整”或“正”字。大写不一定写到角分
如：
小写金额为￥1008.00，大写金额应写成“壹仟零捌元整”。
小写金额为￥1354.20，大写金额应写成“壹仟叁佰伍拾肆元贰角整”。
小写金额为￥208.56，大写金额应写成 “贰佰零捌元伍角陆分”
5、编号要连续
如果原始凭证已预先印定编号，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。
6、不得涂改、刮擦、挖补
原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。
原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。
7、填制要及时
(二)自制原始凭证的填制方法
1.一次性凭证填制方法。
2.累计凭证填制方法。
3.汇总原始凭证填制方法
(三)外来原始凭证的填制方法：由外单位经办人员填制
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五、原始凭证的审核内容
只有经审核无误的凭证，才能作为记账的依据。原始凭证的审核主要包括以下几个方面：
(一)审核原始凭证的真实性
(二)审核原始凭证的合法性
(三)审核原始凭证的合理性
(四)审核原始凭证的完整性
(五)审核原始凭证的正确性
(六)审核原始凭证的及时性
经审核的原始凭证应根据不同情况进行相应的处理：
1.对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证入账;
2.对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，应退回给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后，再办理正式会计手续;
3.对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构和会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告。
二、记账凭证的种类
1.记账凭证按内容分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。
(1)收款凭证。收款凭证是指用于记录现金和银行存款收款业务的会计凭证。
借：库存现金(银行存款)
(2)付款凭证。付款凭证是指用于记录现金和银行存款付款业务的会计凭证。
贷：库存现金(银行存款)
(3)转账凭证。转账凭证是指用于记录不涉及现金和银行存款业务的会计凭证。
凡不涉及现金和银行存款业务统称为转账业务，如计提固定资产折旧、车间领用原材料等
上述三类凭证适用于规模大、业务多的单位。
2.记账凭证按填列方式分为复式凭证和单式凭证。
(1)复式凭证。也称多项记账凭证。复式凭证是指将每一笔经济业务事项所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。它是实际工作中最普遍的凭证。
收款凭证、付款凭证和转账凭证和通用记账凭证均属于此类
优点：反映经济业务的对应关系，减少凭证的工作量，有利于检查会计分录的正确性
缺点：不便于传递、汇总和分工记账
(2)单式凭证。也称单项记账凭证。单式凭证是指每一张记账凭证只填列经济业务事项所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。填列借方科目的称为借项凭证，填列贷方科目的为贷项凭证。
优点：便于汇总和分工
缺点：不能反映经济业务的对应关系，不利于检查会计分录的正确性且凭证过于分散
三、记账凭证的基本内容
1.记账凭证的名称;(如收款凭证、付款凭证和转账凭证)
2.填制记账凭证的日期;哪一天编制，就写上哪一天。
3.记账凭证的编号;分数编号法9 1/3、9 2/3、9 3/3
4.经济业务事项的内容摘要;简明扼要
5.经济业务事项所涉及的会计科目及其记账方向;(特有)
6.经济业务的数量、金额;
7.记账标记;
8.所附原始凭证张数;
9.会计主管、记账、审核、制单等有关人员签章;
四、记账凭证的格式
(一)收款凭证
收款凭证适用于现金及银行存款收入业务的记账凭证。一般格式如教材表4-9所示。
(二)付款凭证
付款凭证是用于现金及银行存款付出业务的记账凭证。一般格式如教材表4-10所示。
(三)转账凭证
转账凭证是用于不涉及现金和银行存款收付业务的其他转账业务所用的记账凭证。一般格式如教材表4-11所示。
(四)通用凭证
是以一种格式记录全部经济业务的记账凭证。格式与转账凭证基本相同。
适用于业务简单、规模较小、收付业务不多的单位。
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五、记账凭证的编制要求
(一)基本要求
1.记账凭证各项内容必须完整。
2.记账凭证要连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。
3.记账凭证的书写要清楚、规范。相关要求同原始凭证。
4.记账凭证可以根据一张原始凭证填制，或根据若干张同类原始凭证汇总编制，也可以根据原始凭证汇总表填制;但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。
5.除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。
一张原始凭证所列的支出需要由几个单位共同负担的，应当由保存该原始凭证的单位开具原始凭证分割单给其他应负担的单位。
6.填制记账凭证时若发生错误，应当重新填制。已登记入账的记账凭证在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可将正确数字与错误数字之间的差额另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。
7.记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。
(二)收款凭证的编制要求
收款凭证左上角的“借方科目”按收款的性质填写“库存现金”或“银行存款”。
经济业务：2009年9月10日收到乙公司所欠货款60000元，存入银行。分录如下：
借：银行存款 60000
贷：应收账款 60000
(三)付款凭证的编制要求
付款凭证是会计人员根据审核无误的现金和银行存款的支付凭证填制的用于登记现金、银行存款日记账和总分类账的直接依据。付款凭证的方法与收款凭证的方法基本相同，只是左上角由“借方科目”换为“贷方科目”，凭证中间的“贷方科目”换为“借方科目”。
经济业务：2009年9月11日李经理出差预借差旅费5000元，以现金支付。分录如下：
借：其他应收款 5000
贷：库存现金 5000
需要注意的是收、付款凭证编制中，如果所记录的经济业务涉及现金和银行存款之间的收入或付出的经济业务，(将现金存入银行、从银行提取现金)为避免重复编制收、付款凭证和登记账簿，一般只编制一张“付款凭证”，并以此作为登记现金和银行存款日记账的依据。
有两笔业务：
从银行提取现金4000元
借：库存现金 4000
贷：银行存款 4000
只编制银行存款付款凭证
还有一笔 将现金存入银行30000元
借：银行存款 30000
贷：库存现金 30000
只编制现金付款凭证
(四)转账凭证的编制要求
六、记账凭证的审核内容
1、内容是否真实
2、项目是否齐全
3、科目是否正确
4、金额是否正确
5、书写是否正确。
出纳人员在办理收款或付款业务后，应在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以避免重收重付。
