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随着社会主义市场经济的发展和物业管理市场化水平的提高，物业管理招投标应运而生，并将成为业主选聘物业管理企业的主要方式。招标阶段的合同管理，主要指物业管理企业如何理解招标文件的内容，根据自己的条件，在合理的预算价格内，选用合理的管理方案来最大程度满足招标人的要求，以求得中标。
一、物业管理招投标概述
(一)物业管理招投标的内涵和意义
物业管理招投标，包括物业管理招标和物业管理投标两部分。物业管理招标，是指物业所有人通过制定符合其管理服务要求和标准的招标文件，向社会公开招聘并确定物业管理企业的过程。物业管理投标，是指物业管理企业为开拓业务，依据物业管理招标文件的要求组织编写标书，并向招标单位递交应聘申请和投标书，参与物业管理竞标，以求通过市场竞争获得物业管理权的过程。
物业管理招投标是物业管理招标行为和物业管理投标行为的有机结合，通过招投标，物业管理供需主体在平等互利的基础上建立起一种新型的劳务商品关系。物业管理招投标实质是一种市场双向选择行为。招标方(开发商或业主委员会)设定“物业项目的经营管理”这一标的进行招标，如果物业管理企业认为可以选择管理这一物业，它就会参与这一标的投标。物业管理企业提供交换的标的是管理性服务。这种服务的质价如何，要经过招标方的评判。只有招标方认为物业管理企业提供的服务是最好或最合适的，它才会选择该物业管理企业。
物业管理实行招投标，是社会主义市场经济的需要。这对引导业主树立正确的物业管理观念，提高自治能力;推动物业管理企业不断提高管理水平，增强市场竞争力，从而全面促进物业管理行业的发展有着重大意义。
(二)物业管理招投标的原则
物业管理招投标目的是在一场竞争性招标中，找到最理想的物业管理企业，招标方要想吸引尽可能多的物业管理企业投标，并从竞争性投标中得益，就要对所有参加投标者实行“公开、公平、公正、合理”的原则。
1.公开原则
公开原则是指招标过程中的各项程序都要公开发布，特别是面向整个物业管理行业公开招标的物业管理项目，更应对外公布操作程序、标书要求等，使有关各方都能了解，从而便于行业监督和社会监督，增加透明度，保护招投标双方的合法、正当权益。
2.公平原则
公平原则，是指要使所有物业管理企业在相同的条件下参加投标，招标方在招标文件中向所有物业管理企业提供的资料、提出的投标条件和投标书编制要求都是一致的。
3.公正原则
公正原则，是指要用同样的准则，作为衡量所有投标书的尺度，即“一视同仁”。评标、验标、决标的规则、评分标准对所有的投标方都是统一的。
4.合理原则
合理原则，是指评标、议标、定标过程中，在确定物业管理服务项目、内容档次、收费标准时要合理。既不能接受低于正常的管理服务成本的标价，也不能脱离实际市场情况，提出不切实际的管理服务要求。
(三)物业管理招投标的特点
由于物业管理本身的特点，使物业管理招投标具有与其他行业招投标不同的一些特点。
1.早期介入
新建物业，物业管理招投标应在物业建成投入使用之前进行，具有早期介入的特点。一般应在物业开始销售之前进行物业管理的招投标。这样，物业管理企业就能从专业管理和业主利益两个角度出发，利用以往的管理经验对设计方案是否合理提出意见。如住宅小区，注意生活网点的合理布局，生活服务半径尽可能缩小，对生活设施的现代化的考虑等;对施工质量进行监督，对不完善项目及时采取补救和整改措施等。这有利于日后物业管理的实施。另一方面，由于是早期介入，物业具有某种程度的不确定性，这就给招标书和投标书的编制带来了一定的困难，如公用设备、设施的布局、选型直接影响着公共能源费的测算。一般做法是，业主与物业管理企业就未确定项目先签订意向性协议。
2.阶段性
物业一旦建成，其使用寿命具有长期性，物业管理就是一项长期性的工作。物业管理的这种长期性决定了物业管理招标具有阶段性。因为招标文件中的各种管理要求、管理价格的制定都具有阶段性，过了一段时间，由于各种变化可能需要调整;因此物业管理企业一旦中标，并不意味着一直由其负责该物业的物业管理，直至物业使用寿命结束。一方面，随着时间的推移、服务内容的调整，可能会有更好的物业管理企业参与竞争;另一方面，也可能由于自身的管理服务技术水平低下或企业内部建设和管理松懈而遭淘汰。过了委托管理期限，可由业主委员会根据其管理服务业绩，决定是否续聘原物业管理企业。若续聘则要重新签订合同;若不续聘，则由业主委员会重新向社会公开招标。所以，物业管理招标具有阶段性的特点。
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二、物业管理招标
(一)物业管理招标方式
物业管理招标有公开招标、邀请招标、议标三种方式。
1.公开招标
公开招标又称为无限竞争性公开招标，由招标方通过报刊、电视、广播等各种媒体向社会公开发布招标公告，凡符合投标基本条件又有兴趣的物业管理企业均可申请投标。公开招标的优点是招标方有较大的选择范围，可在众多的投标单位之间选择最优者;其特点是由于竞标单位较多，工作量大，时间长，增加了招标成本。公开招标一般适用于规模较大的物业，尤其是收益性物业。
2.邀请招标
邀请招标又称为有限竞争性选择招标，由招标单位向预先选择的有承担能力的若干物业管理企业(一般3～5家)发出招标邀请，参与竞标。其优点是可保证投标公司有相关的资质条件和足够的经验，信誉可靠;缺点是有一定局限性，可能漏掉一些有较强竞争力的物业管理企业参与竞标。邀请招标是目前广泛采用的招标方式。
(二)物业管理招标一般程序
1.成立招标领导小组
在政府房地产主管部门指导下，由委托方成立招标领导小组，全面负责招投标工作。小组成员可聘请有关部门人员和物业管理老师组成。
2.编制招标文件
招标领导小组成立后的首要任务是编制一套招标文件。招标文件是招标方意向，要求全面、详尽的阐述，是投标方编制投标书的依据，也是日后与中标单位签订物业服务合同的基础，是物业管理招投标工作能否成功完成的关键。招标文件通常包括《招标公告》、《招标书》、《投标须知》、《投标书编制要求》等，重点是《招标书》的编制和标底的确定。
3.向社会发布招标公告
通过新闻媒体向社会公开发布招标公告。公告内容主要是拟招标的物业名称，投标单位条件、报名投标截止日期、报送投标书截止日期以及联系地址、电话等有关事项。
4.投标单位的资质审查
在报名截止日期后，对报名投标单位进行资质审查，从中选择确定符合资质条件的若干家单位参加投标，并书面通知各投标单位。
5.发放招标文件及有关设计图纸、技术资料等
招标单位应在规定时间内，向通过资质审查的投标单位发放招标文件，并尽可能提供有关的设计图纸、技术资料等，以利于投标单位标书的制定。
6.组织投标单位踏勘现场并答疑
组织各投标单位到现场实地踏勘，并对其提出的问题由招标领导小组成员给予解答或澄清。
7.成立评标委员会，制定评标标准、定标办法
聘请有关人员组成评标委员会，并制定评标的评分标准、定标原则与办法。评标委员会一般由业主代表、有关部门人员、物业管理老师及未参与竞标的相同物业的物业管理企业负责人组成。
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8.收取投标书
在规定的时间、地点由招标领导小组接受和收存各投标单位的投标书。一般，公开招标应请公证员现场公证，并保存投标书至正式开标时止。
9.开标与标书评阅
在规定的时间、地点开标。参加人员为业主代表、公证员及参与投标的各单位代表。开标由招标领导小组组长主持，公证员公证，当众启封投标书，并唱读其报价、管理计划及各项服务达到的标准，开标后应将标书分发给评标委员会委员，由各委员独立详细阅读、审查投标书，就投标书给出评分。
10.组织答辩会，评标定标
在评标委员会委员阅读、审查投标书的基础上，召开答辩会。按抽签顺序，由各投标单位负责人逐一答辩。就评标委员提出的问题予以详细解答。评标委员就其回答分别评分，然后汇总，并与投标书评分综合得出各投标单位的总得分。按定标原则与办法确定中标单位。
11.发出中标通知书
确定中标单位后，由招标单位向其发出中标通知书。
12.与中标单位签订物业服务合同
招标单位与中标单位在招标书和投标书的基础上经详细洽商，最后签订物业服务合同。
(三)招标书的编制与标底确定
1.编制招标书
招标书主要内容有：
(1)拟招标的物业基本情况。包括物业开发、设计、施工各企业名称;竣工日期;占地面积和总建筑面积;房屋类型、数量与功能分区情况;公用设施与配套情况;工程质量情况;业主组成情况等。同时，附上必要的图纸，如物业总平面图，有关设计图纸等。
(2)物业管理的内容与要求。包括委托模式，全权委托还是部分委托;管理范围，委托的物业管理项目及内容;管理质量要求等。
(3)对招标的有关说明。如委托期限，物业移交日期，给物业管理企业提供的条件(如提供管理用房、商业用房的面积)、物业管理服务收费及维修基金标准、投标开标时间以及其他需要说明的问题。
(4)物业管理考核标准与奖罚措施。
此外，对投标单位的资质要求及投标申请书的具体内容与编制要求、投标保证金的金额与支付方式等，还应作出较详细的说明，以便于投标单位编制标书。一般这种说明作为招标书的附件。
2.标底的作用及其确定
所谓标底，就是招标项目的预期价格水平，这是业主所期望的物业管理服务档次和所能承受的管理服务费用的最高限额的统一。标底不向投标人公开，其作用一是业主预先明确将要达到的管理服务目标，即确定管理档次和选择什么层次管理水平的物业管理企业。二是以此作为衡量投标单位报价的基本依据和准绳，标底是评标的主要依据之一。
一般来说，标底的确定应考虑以下几个方面：
(1)要与本物业的档次相协调。物业档次不同，其管理服务的水平与要求也不同，相应地，物业管理服务也将不同。如同是住宅，别墅、公寓、普通住宅等档次就不同，它们的委托管理标底也应不同。所以说，确定标底时，不能把别墅的招标标底制定得同普通住宅的招标标底相同或接近。
(2)要反映业主、使用人的经济承受能力和消费意向。标底直接影响着物业管理服务的项目、水平和管理质量、也直接影响着业主和使用人的工作和生活，因此，确定标底时，一定要注意反映业主和使用人的消费水平与消费意向。
(3)要以招标文件中的管理目标为依据。管理目标的货币表现形式就是招标标底，因此，管理目标既是投标企业编制投标文件的主要依据，也应是招标单位制定标底的重要依据。投标企业若想中标，它的投标报价必须尽量接近标底，而要做到这点，投标企业对管理目标就必须有透彻的理解。而招标单位要想选聘到满意的物业管理企业，其制定的标底也应贴近管理目标，否则，它就不可能选聘到投标报价接近标底的管理者。
(4)此外，确定标底还要严格遵循国家及地方政府颁布的有关规定，同时，也要注意与物业管理市场的行情相协调。只有这样，招标单位才能制定出合理、科学的标底来。三、物业管理投标
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(一)物业管理投标一般程序
1.获取招标信息，决策是否参与投标
物业管理企业通过各种途径获得某物业拟进行物业管理招标的信息或接到邀请投标函后，应针对该物业的具体情况与本企业的自身实力，作出是否参与投标的决策。一旦决定投标，应协调有关人员(管理人员、专业技术人员、财会人员)组成精干的投标领导小组，全面负责投标工作。
2.报送投标申请，接受资格审查
在规定的时间内向招标单位报送投标申请，投标申请是投标单位表示投标愿望和介绍投标单位管理能力的重要文件，在文件中应实事求是显示出自身的实力，进而接受招标单位的资格审查。投标单位一定要证件备齐，一般资格审查主要审查企业营业执照、资质等级、专业人员配置、固定资产、管理的规章制度及以往业绩等。
3.获取与熟悉招标文件并考察物业现场
通过资格审查，按规定程序取得招标文件后，首先应详细阅读研究招标文件，充分了解招标方提出的物业管理服务的范围、内容、标准和要求，以及相关规定，理解招标单位的意图和目的等。然后到物业现场实地考察，进一步全面详尽地了解物业情况及环境条件;参加招标单位的答疑会，就需要进一步弄清的问题请招标方明确解答，为投标决策和投标书的编制做准备。
4.投标决策与编制投标书
在前述工作的基础上，作出投标决策，主要是是否投标;采取何种策略竞标以及报价原则。作出投标决策后，按招标文件的要求正确编制投标书。投标书的编制是投标工作中最重要的内容，直接影响到投标能否成功，必须给予认真的对待。
5.报送投标书
全部投标文件编制好以后，应对其进行封装。
封送标书的一般惯例是，投标单位应将所有投标文件按招标文件的要求，准备正本和副本(通常正本1份，副本2份)。标书的正本及每一份副本应分别装，而且都必须用内外两层封套分别装并密封，密封后打上“正本”或“副本”的印记。两层封套上均应按投标邀请信的规定写明投递地址及收件人，并注明：投标文件的编号、物业名称、在某日某时(开标日期)之前不要启封等。内层封套是用于原封退还在截止投标之后收到的投标文件的，因此应写明投标商的地址和名称。若是外层信封未按上述规定密封及作标记，则招标单位工作人员对于把投标文件放错地方或过早启封概不负责。由于上述原因被过早启封的标书，招标单位将予以拒绝并退还投标单位。
封装后的投标书应在指定时间前派专人或通过邮寄送达招标单位。
6.参加开标及答辩会
招标单位在接到开标通知时，派主要负责人按时参加开标会，并参加招标单位的答辩。答辩人要做好答辩的思想和资料准备，在有限的时间内充分阐述本单位的优势、投标的意图、对日后物业管理的基本想法、安排与措施，对投标报价的计算作必要的说明或补充，愿意承诺的优惠条件等，以争取获的最佳印象和较好的答辩分，为中标打下基础。
7.中标与签订物业服务合同
投标单位收到中标通知书后，应在规定时间内，办妥履约保证和各种手续，并尽快与招标单位进行详细洽商，签订物业服务合同。同时做好全面入驻物业区域的准备。
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(二)投标书的编制
投标文件除了按格式要求回答招标文件中的问题外，最主要的内容是介绍物业管理要点和物业管理服务内容、服务形式和费用。
1.投标单位的概况简介
除了介绍投标单位概况外，主要介绍本物业管理企业以前管理过或正在管理的物业名称、地址、数量，要指出类似此次投标物业的管理经验和成果，并介绍主要负责人的专业物业管理经历和经验。
2.分析投标物业的管理要点
主要指出此投标物业的特点和日后管理上的特点、难点，可列举说明，还要分析住用人对此类物业及管理上的期望、要求等。
3.概述投标单位拟采取的管理策略
简述中标后的管理经营宗旨、理念、方针和内容，拟采取何种管理方式和具体措施，提供哪些服务项目，来做好物业管理服务。
4.详述物业管理的实施计划
这一部分是投标书最重要的内容，包括：
(1)物业管理企业内部管理架构与机构设置;各类人员编制;企业运作机制与工作流程;信息沟通与反馈渠道等。
(2)物业管理各阶段(开发设计阶段、监理阶段、接管验收阶段、日常运作阶段等)提供的管理服务项目、内容与服务标准和相关费用。
(3)管理人员的配备与培训。
(4)必备的物资装备计划。
(5)各项内外部管理规章制度。
(6)各项管理指标的承诺。
(7)愿意承诺的奖惩措施和标准。
此外，还可介绍对改善该物业环境，提高管理服务水平的设想。
5.有关附件及说明
在投标书正文不能详细说明或需要另外附加的资料、证书、计算过程等可放在附件中。如管理费用预算依据与过程，有关证明的复印件等。
(三)物业管理服务费用的测算
物业管理服务费用测算是否合理、科学与准确，既反映了投标单位物业管理经验与水平，也直接关系到招标方对投标方的印象，某种程度上是决定中标与否的关键。物业管理的服务收费从总体上讲，有政府定价，政府指导价和经营者定价三种。 四、物业管理企业投标的关键事项
参与物业管理投标是物业管理企业的一项重大决策，应当全面考虑项目特点、项目风险以及企业自身人、财、物资源情况，谨慎决策。一旦决定参与，就要调集精兵强将，以志在必得的心态全力投入。对于异地管理项目，企业更要量力而行，如果项目类型既非企业目标客户，又无法反映企业的核心专长或人力资源无法支持时，无论项目多么诱人都应当果断放弃。
(一)决定参与投标的关键因素
(1)项目区域、规模符合企业发展规划;
(2)项目类型符合企业确定的目标客户;
(3)常规预测盈利;
(4)项目风险在企业承受范围内;
(5)项目委托方具有独立法人资格和经济实力;
(6)本企业具备人力资源支持体系。
(二)投标过程中六项关键环节
(1)确定管理项目的整体思路，包括项目工作重点及应对措施;
(2)确定物业管理费价位，这是投标工作最难把握和最重要的因素之一;
(3)准确的物业管理年度收支测算;
(4)物业管理目标承诺、前期投入、奖惩条件的任何承诺;
(5)管理架构、管理机制和主要负责人员;
(6)正式投标时的演讲陈述、答辩现场表现。
(三)不同阶段的主要工作安排
物业管理企业投标过程中，各阶段的主要工作安排，如表8-2所示。