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第五节 编制会计报表
【学习目的与要求】
通过本节的学习，要求理解并掌握UFO报表的相关概念，掌握会计报表设计的相关操作。
一、概述
(一)UFO报表的功能概述
1.文件管理功能。UFO提供了各类文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，UFO的数据文件还能够被转换成不同的文件格式。
2.格式设计功能。通过此功能，可以设置报表尺寸、组合单元、画表格线、调整行高列宽、设置字体和颜色、设置显示比例等。
3.公式设计功能。UFO提供了绝对单元公式和相对单元公式，以及种类丰富的函数，可以方便的定义计算公式、审核公式、舍位平衡公式，提取数据，生成财务报表。
4.数据处理功能。可以固定格式管理大量数据不同的表页，并在每张表页之间建立有机的联系。
5.图表功能。UFO可以很方便地对数据进行图形组织和分析，制作多种分析图形，并能编辑图表的位置、大小、标题、字体、颜色、打印输出等。
(二)UFO报表的相关概念
1.格式状态和数据状态
(1)格式状态。在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作，以便定义报表的单元公式(计算公式)、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。在格式状态下所看到的只是报表的格式，报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。
(2)数据状态。在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，用户看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。
报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。单击这个按钮可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。
2.单元。单元是组成报表的最小单位，UFO的单元类型有以下三种：
(1)数值单元。用于存放报表的数据，在数据状态下输入。
(2)字符单元。字符单元也是报表的数据，也应在数据状态下输入。
(3)表样单元。表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据空表所需的所有文字、符号或数字。
3.组合单元。组合单元由相邻的两个或更多单元组成，这些单元必须单元类型完全相同(即表样、数值、字符等)。
4.区域。区域由一张表页上的相邻单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。
5.表页。一个UFO报表最多可以容纳99999张表页，一个报表中的所有表页具有相同的合格式，但其中的数据不同。
6.关键字。关键字是一种特殊的单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。UFO提供了六种关键字，它们是“单位名称”、“单位编号”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此以外，UFO还增加了一个自定义关键字。关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。
7.函数。UFO报表中，取数是通过函数实现的。
(1)自总账取数的公式可以称之为账务函数。账务函数的基本格式为：
函数名(“科目编码”，“会计日期”，[“方向”]，[账套号]，[会计年度]，[编码1]，[编码2])
帐务取数函数主要有：期初额函数、期末额函数、发生额函数、累计发生额函数、条件发生额函数、对方科目发生额函数、净额函数、汇率函数。
期初额函数：QC( ) sQC( )wQC( )
期末额函数：QM( ) sQM( )wQM( )
发生额函数：FS( ) sFS( )wFS( )
累计发生额函数：LFS( ) sLFS( )wLFS( )
条件发生额函数：TFS( )sTFS( )wTFS( )
对方科目发生额函数：DFS( )sDFS( )wDFS( )
净额函数：JE( )sJE( )wJE( )
汇率函数：HL( )
(2)自本表本表页取数的函数。主要有：数据合计函数、平均值函数、最大值函数、最小值函数。
(3)自本表其他表页取数的函数。对于取自本表其他表页的数据可以利用某个关键字，作为表页定位的依据或者直接以页标号作为定位依据，指定取某张表页的数据。可以使用SELECT( )函数从本表其他表页取数。
(4)自其他报表取数的函数。对于取自其他报表的数据可以用“报表[.REP]”- >单元的格式指定要取数的某炸果报表的单元。
【例题5-32】单选题： 用友报表系统中，当建立一个新表时，所有的单元均为( )型。
A.数值 B.表样 C.字符 D.空类型
正确答案：A
解析：数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的缺省类型均为数值型。
【例题5-33】单选题：用友报表系统中，公式QC(“101”年)的含义是( )。
A. 取101科目的年初余额 B. 取101科目的年末余额
C. 取101账套的年初余额 D. 取101账套的年末余额
正确答案：A
解析：账务函数的基本格式为：函数名(“科目编码”，会计期间，[“方向”]，[账套号]，[会计年度]，[编码1]，[编码2])，QC( )函数表示取某科目的期初余额。
二、启动UFO表
(一)启动UFO表
具体操作步骤：
1. 执行菜单中的“UFO”命令，打开“账套及时间初始”对话框;
2. 输入数据;
3. 单击“确定”按钮;
4. 单击“确定”按钮，进入“UFO报表窗口”
5. 单击“日记月累”对话框中的“关闭”按钮;
6. 单击工具栏中的“新建”按钮，建立一张空白报表，报表名默认为“report1”。
(二)账套初始
若在启动UFO时未进行账套初始，则应通过执行命令“数据→账套初始”来进行账套初始操作。
三、报表格式定义
报表格式定义主要包括设计报表的表格、输入报表的表间项目及定义项目的显示风格、定义单元属性等。报表格式定义需要在“格式”状态下进行。
报表格式设置的具体内容主要包括：
1.设置报表尺寸。设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。具体操作：格式→表尺寸。
2.定义组合单元。有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下，为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。具体操作：格式→组合单元。
3.画表格线。在数据状态下，报表是没有表格线的，为了满足查询和打印的需要，还需要划上表格线。具体操作：格式→区域画线。
4.输入报表项目。报表的表间项目是指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。具体操作：输入报表项目。
5.定义报表行高和列宽。如果报表中某些单元的行和列要求比较特殊，则需要调整该行的高度和宽度。具体操作：定义所有行高和列宽。
6.设置单元风格。单元风格指的是单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等。具体操作：设置单元风格。
7.设置关键字。关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还可以自定义关键字。用户可以根据自己的需要设置相应的关键字。具体操作：设置关键字。
8.调整关键字位置。如果关键字的位置不合适，可通过调整偏移量的方式来调整关键字的位置。关键字的位置可以用偏移量来表示，负数表示向左移，正数表示向右移。关键字偏移量单位为象素。具体操作：调整关键字位置。
【例题5-34】单选题：会计报表系统中，定义报表格式时，比较方便的编辑方式最好采用( )。
A.行编辑 B.列编辑 C.全屏幕编辑 D.固定填列
正确答案：C
解析：会计报表系统中，定义报表格式时，比较方便的编辑方式最好采用全屏幕编辑。
四、报表公式定义
报表中主要有以下三种公式：
1.计算公式：定义了报表数据之间的运算关系，可以实现报表系统从其他子系统取数。所以必须定义计算公式。
2.审核公式：用于审核报表内和报表之间的勾稽关系是否正确。审核公式不是必须定义的。
3.舍位平衡公式：用于报表数据进行进位或小数取整时调整数据。舍位平衡公式不是必须定义的。
报表公式的定义方法有直接输入法和引导输入法。
具体操作：
1. 设置报表计算公式
2. 保存报表格式
提示：单元公式中涉及到的符号均为英文半角字符。
单击“fx”按钮或双击某公式单元或按“=”键，都可打开“定义公式”对话框。
报表格式设置完以后，切记要及时将这张报表的格式保存下来，以便随时调用。
“.REP”为用友报表文件的专用扩展名。
【例题5-35】会计报表系统中，定义账务取数公式时，如果不能确定某科目余额一定在借方或贷方时，余额采用( )。
A.借方余额 B.贷方余额 C.借方余额减贷方余额 D.借贷方余额的代数和
正确答案：D
解析：会计报表系统中，定义账务取数公式时，如果不能确定某科目余额一定在借方或贷方时，余额采用借贷方余额的代数和。
五、报表数据处理
报表数据处理主要包括生成报表数据、审核报表数据和舍位平衡操作等。处理时，计算机将根据已定义的单元公式、审核公式和舍位平衡公式自动进行取数、审核及舍位等操作。报表数据处理时还涉及到表页的操作，如增加、删除、插入、追加表页等。报表数据处理工作必须在“数据”状态下进行。
1.录入关键字。关键字是表页定位的特定标识，在格式状态下设置完成关键字以后，只有在数据状态下对齐实际赋值才能真正成为表页的鉴别标志，为表页间、表与表间的取数提供依据。具体操作：数据→关键字→录入(2005年1月31日)。
2.整表重算。计算报表数据是在数据处理状态下进行的，既可以在录入完成报表的关键字后直接计算，也可以使用菜单功能计算。具体操作：数据→表页重算。
【例题5-36】判断题：用友报表系统中，设置关键字是在数据状态下进行的。( )
正确答案：×
解析：设置关键字是在格式状态下进行的，而关键字的值则是在数据状态下录入的。
【例题5-37】多选题：企业常用的财务报表数据的来源有( )。
A.总账系统 B.本报表本表页 C. 本报表其他表页 D.其他报表的表页
正确答案：ABCD
解析：企业常用的财务报表数据一般来源于总账系统或报表系统本身，取自报表的数据又可以分为从本表表页或其他表页取数和从其他报表的表页取数。
