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第七节 计算机替代手工记账的要求
【学习目的与要求】
通过本节的学习，了解计算机替代手工账的任务和基本要求，掌握企业替代手工账的方法和应该注意的问题，了解计算机与手工并行期间应注意的问题。
一、计算机替代手工账的任务(了解)
会计电算化的发展过程主要分为会计核算电算化、会计管理电算化、会计辅助决策电算化三个阶段。因此，替代手工账是会计核算电算化首先要达到的目标。主要完成设置会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、进行成本计算、编制会计报表等方面的会计核算任务，实现会计数据处理电子化。
广义上讲，替代手工账(俗称甩账)指的是采用电子计算机替代手工记账、算账、报账的过程。狭义上讲，替代手工账指的是脱离手工会计核算工作的过程。
【例题3-23】判断题：计算机替代手工记账(即甩账)是单位能否成功实施会计电算化的起点。( )
正确答案：
解析：√
解析：单位能否成功实施会计电算化，最重要的标志就是计算机能否很好地替代手工记账(即甩账)。
二、计算机替代手工账的基本条件(熟悉)
1.一个前提:计算机与手工会计核算应该并行运行3个月以上，计算机与手工核算的数据相一致，且软件运行安全可靠;要求打印输出的证账表格式必须正确，签名盖章必须齐全。
2.三项基本条件：
(1)配备了计算机硬件设备和会计软件。
(2)进行会计电算化岗位培训，配备有与会计电算化工作相适应的专职人员。
(3)建立健全内部管理制度，包括岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度等。
三、如何替代手工账
1.整理手工会计业务数据(熟悉)
(1)重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符;
(2)整理各账户余额;
(3)清理往来账户和银行账户。
2.建立会计账户体系并确定编码(了解)
编码时，一级会计科目编码按财政部规定的编码方案执行;明细科目编码按照具体编码规则设置。一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案;即：本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码。如银行存款一级科目编码为1002，企业设两个银行账户，明细账户则分别为100201，100202。
原则：(1)符合财政部和有关管理部门的规定。
(2)满足本单位会计核算与管理的要求。
(3)满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，如果需要从账务系统中取数，必须设立相应的科目。
(4)要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。
(5)要保持科目的相对稳定性。
(6)应考虑与子系统的衔接，凡是与其他各子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。
3.规范各类账证表格式和会计核算方法与过程(了解)
在开始电算化之前，要全面考虑各类会计资料的规范性格式，分清必须修改与必须保留的内容，使重新确认的会计账、证、表的格式更适于电算化工作的特点。
在电算化方式下，会计核算过程自动化程度很高，要求会计部门预先确定各项工作的数据传递次序，以充分发挥计算机的优势。
结合计算机特点，重新确定各种会计核算方法，充分体现计算机特点，提高计算精度。
4.会计软件初始化(熟悉)
会计软件初始化是确定会计软件核算规则与输入基础数据的过程，即根据使用单位的业务性质，对会计软件进行的具体限定以及输入基础数据等一系列准备工作，用来完成将通用会计软件转化为适合本单位实际情况的专用会计软件，以及从手工处理方式转换成会计电算化方式的过程。
【例题3-24】单选题：会计电算化后，会计科目编码应符合国家会计制度的要求，与国家会计制度保持一致的是( )级会计科目。
A.一级及其明细 B. 一级 C.一级和部分明细 D.二级
正确答案：B
解析：对会计科目编码时，一级会计科目编码按财政部规定的编码方案执行。
【例题3-25】判断题：会计软件的初始化就是将所用到的数据库清空。( )
正确答案：×
解析：会计软件初始化是根据使用单位的业务性质，对会计软件进行的具体限定以及输入基础数据等一系列准备工作。
四、计算机与手工并行
计算机与手工并行是指在会计软件使用的最初阶段，人工与计算机同时进行会计处理的过程。在此阶段的主要任务是：检查已建立的会计电算化核算系统是否充分满足要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应该进行修改，并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度等。
试运行的时间，最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的会计时期，这样才能更全面的比较手工数据和电算化数据，应预先估计可能出现的问题。
并行实施一个阶段后，应建立各项管理制度，并根据实际运行中出现的问题，不断改进完善。尤其对上岗操作软件人员的权限分配，必须在申请替代手工记账前按规定设置完毕，进入正常工作状态。对替代手工记账后会计人员的岗位职责应有明确的要求和岗位考核。
五、遇到问题怎么办
1.会计软件选用不当
2.认识和做法上的误区
3.难以建立严格的管理制度
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