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【本节要点】
替代手工记账的任务和条件、如何替代手工记账、
【本节内容】
财政部在《关于印发（会计电算化工作规范）的通知》中指出：“替代手工记账是会计电算化的阶段性目标，各地区、各部门要对这一工作加强指导和监督，制订替代手工记账的管理办法，保证这一过程的顺利实施”。
一、替代手工记账的任务和条件
（一）替代手工记账的含义
1．替代手工记账分为广义和狭义两种含义。从广义上讲，替代手工记账是指将各种基本的会计数据输入计算机，采用电子计算机设备和会计软件对输入计算机的会计数据进行处理（计算、分类、汇总、转存等），生成会计信息并存储在磁性或光盘等介质上，根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表，即采用电子计算机替代手工记账、算账、报账这一过程。
2．会计电算化可以分为会计核算电算化、会计管理电算化、会计辅助决策电算化三个层次，而替代手工账是会计核算电算化首先要达到的目标。需要完成设置会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、进行成本计算、编制会计报表等方面的会计核算任务，实现会计数据处理电子化。
3．会计核算电算化按照企事业单位的应用水平可以分为部分业务采用电算化以及全面实现会计电算化，替代手工账也因此可以包括部分会计核算业务采用计算机替代手工记账和全面会计核算业务采用计算机替代手工记账。目前大多数单位还只能实现部分替代手工记账，一般包括工资、账务处理、往来核算和会计报表等内容。
4．通过替代手工记账，不仅实现了记账、算账、报账处理方式的改变，更主要的是提高了会计信息的及时性、准确性和规范性，从而为充分利用会计信息、加强管理、提高经济效益，进一步实现会计管理和会计决策电算化奠定良好的数据和应用基础。
5．狭义地讲，替代手工记账特指从手工会计数据处理方式向计算机会计数据处理方式的过渡阶段，即脱离手工会计核算工作的过程（俗称甩账），它是利用计算机进行会计核算的初期必须经历的人机并行时期，这一期间一般在3~6个月，最好能跨年度。由于手工和电算化的系统运行环境差异较大，对会计工作的要求差别也非常大，会计电算化应用初期往往会存在系统运行失败的风险，因此，必须要设置一个手工与电算化两种模式同时运行的缓冲时期，以便于发现问题，积累经验，保证系统能安全稳定地由手工模式过渡到电算化模式，人机并行期结束后要甩掉手工账，实现计算机完全取代手工记账。
6．狭义的替代手工记账只是会计核算电算化工作的“初级阶段”，是一个单位会计电算化工作的“起点”。主要的目标是检验电算化系统对手工业务的兼容性，保证会计业务在脱离手工环境后，在电算化的环境下能顺利、正确、合法的完成会计核算工作。其具体任务是完成数据整理、初始化、计算机与手工并行和甩账验收等工作。
（二）替代手工账的基本条件
为保证会计电算化后会计工作的质量，《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》都对计算机替代手工记账提出了具体要求，要求单位替代手工账应当具备一个前提和三项基本条件。
一个大前提是计算机与手工会计核算应该并行三个月以上（一般不超过六个月），计算机与手工核算的数据相互一致，软件运行也安全可靠，并应接受有关部门的监督；其次要求打印输出的证账表格式必须正确，签名盖章必须齐全。
并行工作期间，可采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。如果计算机与手工核算结果不一致，要由专人查明原因并向本单位领导书面报告。
三项基本条件则是：
1．配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备。计算机设备是会计电算化的物质基础，要保证电算化工作的顺利进行，首先必须配有足够的专门或主要用于会计核算的计算机或计算机终端，并配置相应的系统软件平台。设备配置既要讲究成本效益原则，又要有一定的超前意识，满足会计核算的需要。其中，大型企事业单位开展会计电算化工作应有总体规划，并分步实施。
其次，使用的会计核算软件达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求。会计软件的取得方式包括：商品化通用会计软件、定点开发会计软件、通用会计软件与定点开发会计软件相结合等。各单位可根据实际情况和工作状况进行选择，可逐步采用从商品化通用会计软件到通用会计软件与定点开发会计软件相结合的方式。如果使用商品化会计核算软件，该软件应当经过财政部门的评审。
再次，在功能模块的应用上需要结合企业的实际情况逐步推行。由于会计核算软件的功能结构复杂，往往不能贪大求全，一步到位，而需要根据业务需要，因地制宜，摸索经验，逐步推行。账务处理模块是会计核算系统的核心，通过对会计数据的处理，形成凭证、账簿、报表等三大数据源，为内部和外部管理部门提供主要会计核算信息。因此，可以先运行账务处理模块，同时考虑今后与其他子系统的衔接；小型单位在选择会计软件时，特别是选择账务处理模块时，要从实用角度出发，并应考虑会计软件版本升级的需要，避免重复投资。
2．配备相应的会计电算化工作人员。会计电算化工作人员是会计电算化成功的关键，必须建立起与会计电算化工作需要相适应的专业人员队伍。会计电算化是跨计算机与会计的综合性学科，这要求从事会计电算化的人员也必须是既懂计算机，又熟悉财务业务的复合型人才，实际工作中要求上机操作人员具备会计电算化初级以上的专业知识和操作技能，并取得财政部门核发的电算化培训合格证书。
在准备替代手工记账之前，必须指定会计电算化初期的会计电算化上岗人员，完成各会计电算化岗位人员的培训，并对会计人员按照系统的要求进行重新分工。其他暂时不能上岗的会计人员，在完成并行期间手工记账的同时，也应开始参加会计电算化的培训，分期分批作好上岗准备。此外还应该注意，企业培训工作必须循序渐进、逐步提高，开始应以学会软件操作为主要目的，然后系统组织基础理论学习，联系本单位的实际应用，全面提高会计电算化的管理和应用水平，使每个会计人员在甩掉手工账后，均能适应会计电算化工作的新环境。
目前开展会计电算化岗位培训主要有三种形式：
(1)财政部组织开展的会计人员后续教育，其中包括会计电算化培训。培训的是在职会计人员，无论本单位是否使用会计软件都可以接受培训。初级培训的内容主学习电子计算机硬件和软件基础知识，掌握文字、报表处理的一般方法以及通用会计软件的使用方法。
(2)软件公司提供的针对购买的会计核算软件的培训。凡购买商品化会计软件位，软件公司一般会进行软件使用培训。这种培训的目的是为了让操作人员在单位能立使用会计软件，因此根据上岗会计人员的水平不同，培训时间可长可短。这类培训对性较强，主要侧重于会计核算软件的基本操作。
(3)单位根据开展会计电算化工作的需要，自行组织会计电算化培训。有条件型企业常常采用这种培训形式，通过统一组织培训来解决会计电算化实施中存在的关题，特别是多部门协作时出现的比较复杂的问题。这种培训可以弥补前两种培训的不处，有针对性地结合电算化岗位职责和具体的会计业务进行。
3．建立健全严格的内部管理制度。会计电算化内部管理是指对已建立的会计电算化系统进行全面管理，保证系统的安全和正常运行，它是保证单位会计工作和会计电算化工作有序进行的重要措施。在准备替代手工记账前，要针对会计电算化工作的特点，对内部会计管理制度的内容进行相应调整。
会计电算化的内部管理制度包括：
(1)建立严格的操作管理制度。主要内容包括：操作人员的工作职责和工作权限；预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施；预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经核对而登记机内账簿的措施；必要的上机操作记录制度。
(2)建立严格的硬件、软件管理制度。主要内容包括：保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施；会计数据和会计核算软件安全保密的措施；制订会计核算软件的审批和监督制度。
(3)建立严格的会计档案管理制度。
替代手工记账的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段，是会计电算化工作中非常重要的阶段。在具体实施之前，单位要作出总体实施方案，包括整理手工会计业务数据，确定会计核算方法和数据处理过程，建立会计科目编码体系，设置各种会计凭证、账簿、报表的格式和项目，会计软件的初始化，以及在试运行阶段人工与计算机数据进行对比分析等工作。要组织有关人员对实施方案进行充分讨论、修改和完善，一般来说，准备实施的系统应当能够解决手工条件下会计核算难以完成的工作。在实施过程中，由于计算机与手工并行工作，会计人员的工作强度相对较大，各单位需要合理安排财会部门的工作，提高工作效率。
（一）整理手工会计业务数据
按规范要求作好会计数据输入前的准备，这是一项非常重要的工作。因为，只有当所有的最原始数据都正确的时候，才能保证输出结果的准确性。另外，由于计算机对输入数据的要求和手工有较大区别，要求数据规范化、标准化并保持部门和前后时间一致，为了方便数据管理还需要进行数字化、编码化处理，这就需要对手工数据按照电算化系统的要求进行统一的整理和规范。这些前期准备工作包括整理各项基础会计业务数据、清理往来账户和银行账户等。如果需要启用购销存模块，必要时还应与单位采购、销售及库存管理部门进行协调，取得有关部门的配合。
1．重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符。手工会计核算最大的问题就是，由于处理程序和岗位的繁琐，会计数据被大量重复的转载，同时由于手工传递数据较慢，造成会计记录数出多门，部门和岗位之间的数据不一致，误差较多，而计算机系统要求数据高度集成和统一，因此，在将基础数据移入计算机之前，需对会计数据按会计软件的要求进行整理和分类。
《会计人员基本工作规则》中规定，会计业务处理要按照会计科目的统驭关系，凭证及各级明细账、总分类账之间，总分类账与下级明细分类账、相关辅助明细账之间，各类明细分类账、总分类账与实物库记录之间，应完全相符，金额和数量也应完全一致。但在许多单位，由于历史遗留问题，会计业务处理长期存在不规范行为，经常出现账证、账账、账实不符现象，这将导致会计电算化信息系统数据处理的错误。例如，材料采购和材料差异等科目，如果结转材料计算不及时，将造成差异科目出现偏差，如果分配差异时再加入人为因素，将造成差异科目与材料科目之间的比例失调，二者之和不能反映实际价格，导致成本混乱。
2．整理各账户余额。在初次使用电算化系统的时候，软件内部是不含有任何期初业务数据的，为了保证手工数据与计算机数据的前后衔接，必须设置的账户体系和会计软件对期初余额的要求整理出各账户的期初余额并输入到系统内去。在整理账户余额的时候需要注意，如果是在年初建账，只需整理各账户期初余额；如果是在年中某月建账，就要整理出以前各月各账户的发生额。
3．清理往来账户和银行账户。往来账户和银行账户是企业会计管理的重要内容，这两类资产是企业流动性很强，业务发生又非常频繁的资产。在手工方式下，由于管理不善，账户混乱，经常会出现往来账户不能及时核销，银行对账数据不清等现象，造成管理者对企业真实资产不清楚，影响对企业经营状况的客观判断。
由于历史原因，目前我国企业的往来账往往滞留着大量呆账、坏账，所以应当在将其移入计算机之前，按会计制度要求及时处理和冲销。另外，在电算化方式下，对往来账户的管理方法一般有两种，一种是将往来账户涉及的单位或个人作为往来账户的明细科目，一种是将往来单位或个人作为辅助账，单独进行核算和管理。因此，还必须预先确定往来账的管理方式。
同样道理，银行账一般均有未达账项，在采用电算化方式之前，应及时核对银行账，对于没有及时核销的未达账项，应及时清理，以保障采用计算机进行银行对账时初始金额的正确性。
（二）建立会计账户体系并确定编码
会计账户体系是会计核算的基础，是最重要的会计信息的载体，整个会计核算系统都是以会计账户体系为基础建立的，由于电算化会计核算对会计科目的要求与手工有很大的差异，因此必须在输入计算机之前，对会计账户体系进行统一的设计和规划，建立符合电算化系统特点和要求的会计账户体系。
建立会计账户体系从一级会计科目开始，逐级设置明细科目。设置会计科目时应遵循以下原则：
1．符合财政部和有关管理部门的规定。对于一级科目必须按照财政部颁布的会计制度或准则进行统一设置。
2．满足本单位会计核算与管理的要求。对于明细科目要根据企业具体的核算要求进行设置。
3．满足会计报表的要求。凡是报表所用的数据，如果需要从账务处理系统中取数，必须设立相应的科目。
4．要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。
5．要保持科目的相对稳定性。会计科目是电算化系统最重要的基础数据，为了保持系统数据和流程的稳定，一般要求会计科目在年内要保持相对稳定。
6．要考虑与子系统的衔接。会计科目是各个子系统之间传递数据的重要载体，凡是与其他各子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。
为便于反映会计科目间的上下级关系、便于计算机系统识别和处理、减少输入工作量、提高输入速度、促进会计核算的规范化和标准化，需对会计科目进行编码。编码会影响系统内信息的收集、汇总、存储、检索、传输等操作，会计科目编码设计的合理与否，将直接关系到系统运行的可靠性和运行效率。目前各种会计软件中编码设计水平相差较大，尤其对多级科目编码、部门编码、人员编码要进行统筹考虑，既要考虑目前的核算现状的需要，也要考虑未来一段时间内编码的可扩充的问题。
编码时，一级会计科目编码按财政部规定（新会计制度规定为四位编码）的编码方案执行；明细科目编码按照具体编码规则设置。一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案，即：本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码。
（三）规范各类账证表格式和会计核算方法与过程
手工方式下，会计人员按会计制度或者准则要求，设置总账、明细账、日记账等账簿体系，根据原始单据填制记账凭证，并据以登记明细账、日记账、总账等。在电算化方式下，虽然这种账务处理过程仍然保留着，但部分会计资料的格式要重新设计或部分修改，以适应电算化环境的要求。因此，在开始电算化之前，要全面考虑各类会计资料的规范性格式，分清必须修改与必须保留的内容，重新确认会计证、账、表的格式。
例如记账凭证的格式是否适用将会影响系统的使用效果，因此需要按会计软件的要求统一规定和设置。记账凭证的主要信息有：日期、凭证类别、凭证号、摘要、会计科目代码、借贷金额等，在电算化环境下，为了强化对凭证的管理，有时还要增加一些辅助核算的信息，如数量、单价、外币、汇率、支票号、发票号、个人、客户等。
在电算化方式下，会计核算过程自动化程度很高，会计数据和信息往往按照设定的流程在系统内部以及功能模块之间进行流转和传递，这就要求会计部门预先确定各项工作的数据传递次序，以满足计算机流程化处理的要求。同一模块要事先确定录入、审核、修改、记账的次序，包括时间与责任应做出明确规定。不同模块间也需要预先确定数据传递的次序，如材料核算一成本核算一账务处理等模块的处理顺序。
除上述几项会计规范工作外，会计部门还要结合计算机特点，重新确定各种会计核算方法，如成本计算方法、折旧计提方法、工资分类汇总口径等，要充分体现计算机的特点，发挥计算机自动化的优势。如在手工方式下，很多企业采用综合直线法提取折旧，而不论资产磨损速度的快慢，目的是为了减少计算量，方便核算。而在电算化方式下，能够很方便地对每项固定资产单独进行折旧，并不会增加计算工作量，因此可以采用个别折旧率分别进行计算，这无疑会极大地提高会计核算的质量。
（四）会计核算软件初始化
会计核算软件初始化是确定会计软件核算规则与输入基础数据的过程，即根据使用单位的业务性质和核算特点，对会计软件进行相应的规则定义以及输入基础数据等一系列准备工作，以完成将通用会计软件转化为适合本单位实际情况的专用会计软件，以及从手工处理方式转换成会计电算化方式的过程。
初始化工作涉及软件运行的流程和基础信息输入，其对日常运行有决定性的影响。在初始化之前，应对企业业务及软件的功能做详细分析，将软件的功能与企业业务需求进行充分的结合，一般需要企业业务人员和软件实施人员一起配合来完成。
由于会计核算软件包含多个功能模块，所以初始化工作也需要分功能模块来分别执行，每个模块的初始化内容也有所不同，例如，账务处理初始化的主要内容包括系统总体参数的设置（设置核算单位、启用日期、编码规则等）、设置凭证类别、设置会计科目、输入初始余额、设置自动转账分录以及其他初始设置等。工资核算初始化的主要内容包括设置部门编码、设置职工类型、设置工资项目、设置运算关系。成本核算初始化的主要内容则包括设置产品目录代码、输入期初在产品成本、定额资料等。报表处理初始化通常包括报表注册、设置报表格式、设置计算公式和审核公式等。
（五）计算机与手工并行
计算机与手工并行是指在会计软件使用的最初阶段，人工与计算机同时进行会计处理的过程。在此阶段的主要任务是：检查已建立的会计电算化核算系统是否充分满足要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应进行修改，并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度等。
在试运行阶段，应以会计人员为主，计算机人员为辅。试运行的时间应该在三个月以上，一般不超过六个月。初始时间最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的会计时期，时间跨度最好能跨年，这样才能更全面地比较手工数据和电算化数据。计算机与手工并行工作期间，可以用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账附于相关记账凭证的背面，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。如果计算机与手工核算结果不一致，要由专人查明原因并向本单位领导书面报告。
在试运行阶段，人工与计算机数据对比时，要进行如下工作：
1．检验各种核算方法。对电算化方式下采用的各种核算方法进行检验，发生偏差时应及时调整。
2．检查会计科目体系的正确性和完整性。通过数据对比，检查初始化阶段建立的会计科目体系是否完整和合理，看其能否适应核算要求、报表要求、管理要求和会计制度要求。
3．考查操作的规范及熟练程度。经数据对比发现差错时，如果属于人为原因，一定要明确责任人并及时纠正操作错误。事后，应对操作人员进行再培训以提高工作技能。
4．纠正会计软件程序错误或业务处理错误。通过数据对比发现错误时，应及时查明错误原因。如属于软件设计错误或系统缺陷时，要及时通知会计软件开发和销售单位，要求其迅速调整或改进功能。尤其当软件存在严重违反会计制度规定的业务处理功能或人机数据不符，原因是会计软件设计错误时，必须暂停此会计软件的试运行，通知设计人员进行修改。
并行期间应注意的问题：
1．适当安排好实施进度，试运行期间及时总结、定期检查。
2．实施复杂大系统时，应向有关方面的老师咨询，或向有经验的单位学习，尽量少走弯路。
3．做好申请替代手工记账前的准备工作，争取一次通过审查。
（六）遇到问题怎么办
在替代手工记账的过程中，一般来说会遇到以下一些问题：
1．会计软件选用不当。选择一套会计软件系统是一项重大决策。开展会计电算化工作应分三步走：即先咨询、再培训、后实施。
(1)咨询工作，可向专门的会计电算化机构进行咨询，如中国会计学会会计电算化分会、会计师事务所、会计软件公司等，听取有关方面的建议，再结合本单位的实际情况做出决定。
(2)培训工作，包括会计人员的电算化初级培训、中级培训和软件公司进行的用户培训，培养骨干人员是其中的重要环节，是软件实施成功的保证。
(3)实施工作，一定要在软件公司配合下，以本单位会计人员为主进行，在参与实施的过程中积累经验，增长才干，为系统今后的发展打下基础。
2．认识和做法上的误区。有的单位把手工和计算机双轨并行简单地理解为对会计软
件可靠性、准确性的测试，因此把双轨并行工作放在单位开展会计电算化工作之前进行，而不是在此之后。如单位决定在某年的10月份开始会计电算化，就将7-9月份的手工账在会计软件中试运行一遍，然后与手工账核对，这种单纯“照葫芦画瓢”式模拟手工账的方法是不可取的。
还有的单位为了加快会计电算化的实现速度，从决定实施会计电算化的那个月开始，先录入3个月的凭证，再初始化然后再与手工账进行核对，这种做法也是不可取的。初始化过程必须在先，通过初始化工作建立起会计电算化的一整套规范化的基础工作。会计凭证的录入一定要在初始化工作完全正确后，才能进行，如果不进行规范操作，会计电算化的工作基础是极不牢靠的。
另外还有一些用户认为，在试运行阶段只要保留手工记录的各类明细账和总账即可，因为凭证可以直接用计算机处理，这种想法是错误的。手工方式下会计核算与计算机方式下会计核算的全部数据，都是试运行阶段必须保留的。电算化后产生的机制凭证与人工制作凭证，二者在操作审核监督制度上有很大的不同，操作者出现错误的原因也有所不同，因此需要同时保留人工与计算机并行的记录，借此比较并找出错误原因。
3．难以建立严格的管理制度。在手工与计算机并行期间，会计人员的工作量肯定比以前大了许多，而且由于可能出现很多问题，造成人手短缺的局面，容易出现无法按权限管理要求上岗的局面，会计人员也不能马上适应会计电算化的岗位职责要求。这是一个必须解决的矛盾，只有严格按照权限分配的岗位进行操作，才有可能在完全电算化的情况下更好地完成会计工作。