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在物业管理招投标活动中，无论是招标方还是投标方，都十分重视管理预算的问题，而招投标中关键的标的就是预算结果即管理费收费标准。目前物业管理企业对管理预算的具体操作和预算方法原则等等都是八仙过海，各显神通。笔者结合自己在上海地区众多市场项目招投标活动中，遇到的预算方面普遍性问题，提出我们的思考，以期与同行探讨。
预算和管理费确定的现状
1、预算的随意性和不确定性
目前的预算是各管理企业在现有经验基础上对新项目的估算，有着很大的随意性和不确定性;显然，这种预算往往成为双方讨价还价的因素，由于没有双方一致的认识，容易造成预算的失真。
2、管理费标准与预算案倒置
在目前的招投标活动中，尽管预算方式不同，但应标方(物业管理企业)在测算出的管理费标准上似乎有着惊人的一致，这并不是预算本身的结果，事实上，这是因为管理费标准前置而预算倒拍帐或招标方愿意补贴造成的。在我们的许多招投标活动中，招标方(开发商或业主委员会)往往已经确定了管理费标准，因此，预算就显得没有因果性，无论预算结果如何，对今后的住户来说必须按照既定的管理费标准收取，至多其产生的差额由招标方补贴。从而使预算成了形式主义。
3、管理标准承诺与预算脱节
由于上述原因，预算并不能反映客观实际，从而在招投标活动中，应标方的管理标准承诺的真实可行性就令人怀疑。应标方为了取得项目管理权，在预算和管理费标准不符的状态下，管理标准的承诺往往很少修改，而一旦管理付诸实施，由于成本太高必然会降低服务标准，造成服务诚信的问题。
4、政府定价管理费的制约性
目前上海地区大多数住宅小区的物业管理费标准是由政府前几年确定的指导价进行的。政府的管理费指导价在一定时期起到了制止乱收费的行为，但随着市场化的发展、以及物业管理行业的管理运行日渐成熟和新开发楼盘智能化水平以及其它设施水平的日趋提高，管理成本也越来越高，而过去的指导价水平已经无法满足管理的需要;同时，过去的指导价考虑的是同类物业的一般标准，并没有考虑小区规模大小、设施差异，因而对于较小楼盘的管理从一开始就陷入收不抵支的状况。
管理标准与管理费必须互动
1、确定不同的管理标准
物业管理企业在招标文件编制和日常管理中确定的基本管理标准应按照建设部以及上海市的行业基本要求确定，但对于许多特殊的楼盘则管理标准难以细化成个性。因此，确定不同的管理标准(建设部已经有了初步的意见)，并且能够随物业的不同而相应能调整的标准就显得尤为重要。
确定基本的预算范围
2、物业管理企业应按以下18个方面作为预算范围：
(1)员工年度薪金;包括员工月薪、福利、节假日及平时加班费、年度员工保险、年度奖金等费用;(2)公用事业费;包括公共电费、公共水费(消防水、绿化用水、保洁用水)、电话费等;(3)电气设备维护费;包括动力/照明灯管等器材备用维护费、强电费用、消防监控系统、安保监控系统维护费、弱电费用等;(4)管道维护系统费用;包括各类管道/阀门/龙头等备品及维护费、各类水泵/变频泵备件及维护费用等;(5)建筑/装修费用，包括房屋建筑防水、房屋建筑/装修、道路修缮等费用;(6)电梯维护保养费，即交专业公司负责的电梯保养维护费;(7)年度检测费，包括电梯年度检测办证费、沉降测试费、水箱清洗水质检测费、避雷系统检测费等;(8)改良性工程维护费;(9)设备维护不可预见费;(10)湖景运行维护费;(11)保险费，包括财产险、公众责任险;(12)清洁灭虫费;包括清洁物料费、生活垃圾清运费;(13)园艺绿化养护费;(14)车库管理系统维护费;(15)行政办公费，包括办公用品及印刷、招聘费、招待费、培训费、制服及清洗费、审计费、节日布置、折旧费、联系工作及会务、杂项;(16)经理人酬金;(17)营业税及营业附加税;(18)盈亏情况。
在上述18个方面中，涉及设施、设备的维护、物料的添置、公共事业费的确定、行政办公费用的确定等等方面的计算方式或公式往往是按经验估算，存在许多的不确定因素，故需要有一个比较科学的计算公式、方法或系数，方能使预算不受人为因素主导并尽可能反映正常管理状态下的客观实际。
管理预算与政府定额
1、政府定额确定的必要性
目前，各地的房地产建筑行业均有一个政府编制的定额标准。对物业管理行业在进行物业招投标和进行正常的管理中，政府若研究和编制出物业管理项目预算定额，则一方面可以使招投标双方有一个费用测算的共同准则，可避免双方盲目的抬价压价行为，成为合约双方在市场化洽谈过程中必须遵守的游戏规则。另一方面可使项目管理预算成为公开的、专业化的、可委托的工作，政府管理部门实施监督，可避免业主委员会专业人员缺乏以及管理企业为争夺项目管理而随意编制预算的问题。更重要的方面是能促使管理企业在按管理要求编制的预算基本差不多的情况下，能把竞标的着重点放在如何根据项目的实际编制在该企业已有管理项目经验基础上，以做出有特色的管理计划。
2、定额须考虑的各种因素
在实践中我们体会到，项目管理预算的编制要考虑的因素很多，如人员的编制和设施设备的维护以及能源的消耗等等，编制定额要充分考虑其特殊性。诚然，物业管理项目的预算定额和建筑施工、装饰工程、维修工程等等定额有着很大的不同，后者的定额中很大的内容是确定了工程中物质材料的消耗、使用标准和价格标准。这部分内容可以算在设施设备维护中体现之外，物业管理项目的管理预算则更多的是要考虑各类管理内容的人工标准和各类设施的能源消耗标准等等。因此，首先定额应着重规定物业项目的面积(住宅建筑面积、楼层数、楼栋数、绿化面积、水景面积、土地面积)、公共设施、智能化设施、能源消耗设施等等方面必须投放的各方面管理人员、操作人员的人工标准(包括可能添加的高标准管理要求的人工标准);其次定额应着重考虑不同设施设备的能源消耗标准(水、电、气、通讯等的消耗以及各种条件下的计算系数);其三定额应着重考虑各种设施设备的维护工作中的材料、物料消耗标准;其四定额应考虑物业日常维修的标准(这方面可指定参考已有的房屋修缮工程预算定额);其五定额应考虑相应的行政办公、管理酬金等等方面的计算系数。
3、定额成为招投标的依据
制定物业项目预算定额，可以使所有的物业管理企业不仅在招投标活动中而且在日常的管理活动中有一个运作准则，有一个游戏规则;可以使招标方(开发商、业主委员会)乃至广大业主都能了解物业管理企业的运作内容和必须的成本，使招投标活动在预算共识下更注重企业的管理诚信、经验和管理实绩;更重要的是可以推动物业管理行业真正走向市场化，消除恶性竞争，淘汰不良企业，形成良性循环。
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