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第一节 本业务循环的性质
一、业务循环综述
采购与付款循环从请购单开出．经过订货、签订合同、验收、确认债务、付款等环节。
请购（请购单）---->报批---->订货（订货单）---->验收（验收单）---->储存 ---->编制付款凭单（付款凭单）---->记帐---->付款。
1．处理订购单
通常由仓库或其他部门对所需要购买的商品填写请购单。订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等。由独立于请购、采购部门之外的其他部门检查订购单的合理性。
2．验收商品和劳务
由验收部门检查收到的商品是否与订购单上的项目一致。验收合格后填制一式多联、预先编号的验收单。
3．确认债务
应付账款记账人员在收到卖方发票时将发票与相关凭证核对，并对合计加以复核。审核发票之后。就要登记采购日记账和应付账款明细账，再汇总、过账。
4．处理和记录价款的支付
通常采用预先编号的付款凭单进行控制．在付款前，经审核无误，由被授权的财会部门人员签署支票。
二、业务循环中的主要文件
采购与付款业务循环过程涉及的主要凭证和记录有：请购单，订购单，订货合同，验收单，卖方发票，借项通知单，付款凭单，支票，采购日记账，现金和银行存款日记账，材料采购明细账和总分类账，原材料、包装物、低值易耗品明细账和总账．应付账款明细账和总账，应付票据分类账和备查簿。预付账款明细账和总账。卖方对账单。
【例题1】（2003）采购与付款业务循环中的借项通知单是反映由于退货或折让而减少向供应商付款金额的凭证，用于反映：
A．应收账款的减少
B．应收账款的增加
C．应付账款的减少
D．应付账款的增加
【答案】C
三、业务循环中的内部控制
1．职责分工
(1)提出采购申请与批准采购申请相互独立；
(2)批准请购与采购部门相互独立；
(3)验收部门与财会部门相互独立；
(4)应付账款记账员不能接触现金、有价证券和其他资产。
【例题2】（2006）根据内部控制不相容职务分离的要求，下列职责应相互独立的有：
A ．提出采购申请与批准采购申请
B ．批准采购申请与采购
C ．采购与验收
D ．验收与付款
E ．存货保管与发出
【答案】ABCD
2．信息传递程序控制
建立健全采购与付款业务循环相关的内部控制。要求管理当局对于与此循环相关的信息传递程序实施严格有效的控制。这些控制包括：授权程序、文件和记录的使用、独立检查。其中建立付款凭单是信息传递控制的重要措施。
3．实物控制
采购与付款业务中的实物控制包括两个方面。一方面加强对已验收入库的商品的实物控制，限制非授权人员接近存货。验收部门人员应独立于仓库保管人员．同时加强对发生的退货的实物控制。货物的退回要有经审批的合法凭证。另一方面限制非授权人员接近各种记录和文件，防止伪造和篡改会计资料。